Levéltári Szemle, 61. (2011)

Levéltári Szemle, 61 (2011) 1. szám - JELENTÉSEK, BESZÁMOLÓK - LAKATOS JÁNOS: Jelentés a levéltári szakfelügyelet 2010. évi működéséről és ellenőrzési tapasztalatairól

Lakos Ján os Hagyományos fondismertetőket a Baranya és a Jász-Nagykun-Szolnok megyei levéltárak állítottak össze. A Nemzetközi Levéltári Tanács ISAG (G.) szabványának figyelembevételével 2009 végéig csak a BFL készített fondismertetéseket/-leírásokat összesen 2753 fm iratanyaghoz. Meg kell még említeni a tematikai ismertetőket. Ilyen segédletet több levéltár is összeállított, példaként megemlítem a magyarországi németség forrásai című projekt keretében készített ismertetőket. d) Tétel-, ügyirat- és darab szintű segédletek készítése A lajstrom, regeszta, katalógus, mutató, jegyzék és napirendi jegyzék sorolható ebbe a segédlet-kategóriába. A szakfelügyelők jelentései alapján egyértelmű, hogy a 2001-el kezdődött évtized elejétől visszaszorultak e hagyományos segédletek, a legtöbb adatbázis-építés keretében készül. Jelentős munkálatoknak kell tartani a feudáliskori megyei közgyűlési és a városi jegyzőkönyvek regesztázását és az 1950 utáni tanácsi és MDP-MSZMP testületi jegyzőkönyvek napirendi jegyzékelését a BFL-ben és a megyei levéltárakban. Több egyetemi levéltárban is kezdetét vette pl. az egyetemi testületek jegyzőkönyveinek napirendi jegyzékelése. e) Adatbázisok építése A vizsgált időszak feldolgozó munkáiban számottevően fejlődött az informatika alkalmazása, amely a levéltárhasználatot a hagyományos segédleteknél hatványozott mértékben jobban támogató adatbázisok építésében öltött testet. Elsősorban a feltételrendszerbeli lényeges különbségek miatt nagy eltérések voltak és vannak az egyes intézmények között. Háromnégy megyei, két települési önkormányzati és négy egyetemi levéltárban 2009 végéig még nem folyt adatbázis-építési munka. Ezzel szemben néhány intézmény már a 2000—2005 közötti évektől kezdve integrált adatbázisokat hoz létre, de máshol is figyelemreméltó eredmények születtek (bár az integráció irányában általában még nem tettek lépéseket). Kiemelkedő a BFL két folyamatosan épülő integrált adatbázisa. A „Registrum" az ISAD (G.) nemzetközi szabványra épülő nyilvántartási program, amely a levéltári anyag egészének feldolgozására szolgál, és a fond- és állagnyilvántartást, a fondok és állagok leírását, a raktári jegyzékeket, a levéltári statisztikát és a törzsnyilvántartást tartalmazza. A másik integrált adatbázist, a „LEAR"-t az intézmény több mint 40 egyedi, szétaprózott adatbázisának egységes rendszerbe integrálására dolgozták ki az ISAAR (CPF) 2nd és a Dublin Core levéltári leíró szabvány figyelembevételével. Elsősorban ügyirat- és darabszintű feldolgozásra alkalmas, kezelni tudja az árvaszéki, büntető ügyek, polgári perek hagyatéki ügyek, közjegyzői okiratok, végrendeletek és középkori oklevelek adatbázisait. A másik nagy jelentőségű integrált adatbázist létrehozó/építő intézmény az Állambiztonsági Szolgálatok Történeti Levéltára. Az „ABTLInfo" nevű rendszer egyrészt az iratokban lévő tárgyszavakat és neveket tárja fel, másrészt fond-állag-sorozat szintű leírást, fotoadatbázist és állambiztonsági archontológiát tartalmaz. A megyei levéltárakban többnyire még egyedi, nem integrált adatbázisok épültek főleg az oklevelek, térképek, tervek, fotók és jegyzőkönyvek feldolgozásával (ehhez nagymértékben a korábban készült regesztákat, katalógusokat, lajstromokat, és jegyzékeket használták fel). Az egyetemi levéltárak elsősorban a hallgatói anyakönyvek feldolgozását végzik ACCES adatbázisban. 63