Levéltári Szemle, 61. (2011)

Levéltári Szemle, 61 (2011) 1. szám - JELENTÉSEK, BESZÁMOLÓK - LAKATOS JÁNOS: Jelentés a levéltári szakfelügyelet 2010. évi működéséről és ellenőrzési tapasztalatairól

jelentés a levéltári szakfelügyelet 2010. évi ellenőrzési tapasztalatairól Egyre több adatbázis tartalmazza a feldolgozott iratok digitalizált képeit, ezáltal bizonyos iratanyagokban lehetőség van az online kutatásra is. A levéltári honlapokon megjelentek az első hanghordozókat is megjelenítő adatbázis-feldolgozások (pl. Borsod-AbaújZemplén Megyei Levéltár). (Meg/egy-és: az internetes kutatást a hatvan évnél nem régebbi iratanyagok esetén sokszor korlátozni kell a személyes adatok védelmének kötelezettsége miatt.) Értékelő megállapítások Az elmúlt tíz év meghatározó jelentőségű változást hozott a segédletkészítési tevékenységben. Először is: általánossá vált a segédletek elektronikus létrehozása. Ez önmagában is pozitív fejlemény. Másodszor: az adatok integrálását lehetővé tevő formátum használata azzal, hogy a szöveges MS Word helyett egyre inkább az MS Excel formátumot használják a jegyzékek készítésénél. Harmadszor: nagyobb mértékben megkezdődött az adatbázisok építése, eleinte egyedi formában, a legutóbbi években azonban a nagyobb intézményeknél már az integrált adatbázisokat részesítik előnyben, amelyek létrehozásakor a nemzetközi szabványokat is figyelembe veszik. Megkönnyíti az iratanyag elektronikus feldolgozását és használatát, ha a nyilvántartások és a különböző segédletek szabványosítottan készülnek. Ezért üdvözlendő és támogatandó az a szakmai törekvés, amely a vonatkozó szabványok megalkotását szükségesnek és sürgősnek tartja. E téren ugyanis jelentős az elmaradás. Fontos, hogy a segédletek publikálva legyenek. Ennek hagyományos formája, a könyvként megjelentetés fölött egyre inkább eljár az idő, mert az elektronikus világban már nehézkesen használható. A jelen is már a könnyen és gyorsan kereshető adatbázisoké, mindenekelőtt az iratok digitalizált képét is megjelenítőké. Ezt a levéltárak felismerték, és eleinte CD-n, DVD-n, majd egyre inkább honlapjukon tették közzé elkészült segédleteiket és adatbázisaikat. 2009-től a BFL által üzemeltetett Levéltári Portál is rendelkezésre áll erre a célra, és kínálja a levéltárak közös megjelenési lehetőségét. A vizsgálat során egyértelműen bebizonyosodott, hogy a nagyobb létszámú intézmények vannak előnyben az adatbázisok, főleg az integrált adatbázisok létrehozása terén. 2006 óta komoly pénzügyi megszorítás, létszámcsökkentés éri elsősorban a megyei levéltárakat. A munkakapacitás csökkenése keményen hátráltatja a levéltári segédletelési és adatbázisépítő munkák, valamint az ezek alapfeltételét képező középszintű rendezési feladatok végzését. Különösen akkor, ha az intézmények/fenntartóik a nem alapfeladatok körébe tartozó tevékenységeket részesítik előnyben. A közlevéltárak segédletkészítési, adatbázisépítő munkájában középtávon — tekintettel a rossz munkaerő-helyzetre — a következő fő irányok javasolhatóak: — a raktári jegyzékkel ellátottság mértékének emelése, illetve magas szinten tartása, mivel a levéltári anyag egyik alapnyilvántartásáról van szó, — az integrált adatbázis-építés kiterjesztése (digitalizált iratképekkel), — azokhoz az iratanyagokhoz, amelyeket egyhamar nem digitalizálnak és ügyirat-, iratszintű feltárást igénylő adatbázist sem készítenek hozzájuk, középszintű leíró segédletek (tárgyilag tagolódó iratokhoz repertórium, tárgyilag nem tagolódó iratokhoz ismertető leltár, valamint fondismertető) készítése. A vizsgálat során kiderült, hog}' 2009 végéig csak három megyei levéltár készített középtávú segédlet- és adatbá^isépítési koncepciót/tervet. A többi levéltárban is szükséges e tervek elkészítése és későbbi rendszeres karbantartása. 64