Levéltári Szemle, 61. (2011)

Levéltári Szemle, 61 (2011) 1. szám - JELENTÉSEK, BESZÁMOLÓK - LAKATOS JÁNOS: Jelentés a levéltári szakfelügyelet 2010. évi működéséről és ellenőrzési tapasztalatairól

jelentés a levéltári szakfelügyelet 2010. évi ellenőrzési tapasztalatairól A vizsgálat megállapította, hogy három egyetemi levéltár (Moholy-Nagy Művészeti, Pannon Egyetem Georgikon Kar, Szegedi Tudományegyetem) kivételével 1998—2009 között valamennyi intézményben folyt raktári jegyzékelési munka, de az egyes intézmények között jelentős különbségek voltak. Az egyetemi levéltárak csak 2003-tól, az MTA Levéltára még később kezdte el a raktári jegyzékek készítését. Az évente átvett iratanyag mennyiségétől és rendezettségétől nagymértékben függött az, hogy az adott levéltár milyen ütemben tudta javítani iratanyagának raktári jegyzékkel ellátottságát. Persze az is számított, hogy a levéltár megfelelő sülyt fektetett vagy sem e fontos munkafajtára. A szakfelügyelők az éves statisztikák (sok intézményé megbízhataúan volt) és a helyszíni vizsgálat tapasztalatai alapján igyekeztek meghatározni azt, hogy 2009 végén az őrzött levéltári anyag hány százalékához állt rendelkezésre valamilyen raktári jegyzék. Eszerint az iratanyag raktári jegyzékeltsége: — 90%-osnál nagyobb arányú volt hét megyei, egy települési önkormányzati, egy ágazati állami, és nyolc egyetemi szaklevéltárban, — 70%-osnál nagyobb arányú volt a BFL-ben, hat megyei, három települési önkormányzati, egy ágazati és két egyetemi szaklevéltárban, — 50%-osnál nagyobb arányú volt öt megyei, egy ágazati és egy egyetemi szaklevéltárban, — 50%-osnál kisebb arányú volt két megyei és egy egyetemi levéltárban. Rögtön hozzáteszem, hogy a fenti képben nem jelennek meg a minőségi szempontok, nevezetesen a raktári jegyzékek milyensége fajta szerint. Pl. a 90%-osnál nagyobb jegyzékeltségű eredményt elérő levéltárak többségénél az ideiglenes raktári jegyzékeket is beszámították, az 50%-osnál kisebb jegyzékeltséget kimutató levéltárak ellenben nem. Ez jelentősen árnyalja a közölt adatokat. Álláspontom szerint a vázolt helyzetből az következik, hogy a legtöbb levéltárnak az elkövetkező időszakban is komoly erőfeszítéseket szükséges tennie az elfogadható mértékű és minőségű raktári jegyzékeltség eléréséhez. Ennek nélkülözhetetlen feltétele a középszintű rendezettség szinte teljes körűvé tétele! c) Fond- és állags^ntű leíró segédletek készítése A Rendelet 43. §-a alapján a levéltár fondismertetéseket, ismertető leltárakat, repertóriumokat, továbbá a Nemzetközi Levéltári Tanács ajánlásainak, illetve nemzetközi szabályainak figyelembevételével más feltáró jellegű segédleteket, számítógépes adatbázisokat, általános és tematikus ismertetőket is készít. (Az adatbázisokkal alább külön foglalkozom.) Ilyen tájékoztató segédleteket közlevéltáraink csak kis mértékben készítettek 1998—2009 között. Egyedül a repertórium műfajban vannak számottevő eredmények: 2009 végéig 11 megyei (Bács-Kiskun, Csongrád, Fejér, Győr-Moson-Sopron Soproni, Heves, JászNagykun-Szolnok, Komárom-Esztergom, Somogy, Tolna, Vas, Zala), egy városi (Tatabánya) és 13 egyetemi levéltár állított össze repertóriumot; az önkormányzati levéltárak egyes fondfőcsoportok iratanyagához, míg az egyetemi levéltárak teljes állományaikhoz. Meg kell jegyezni, hogy a repertóriumok a legtöbb esetben 2005 előtt készültek, azóta alábbhagyott ez a tevékenység. Az egyetemi levéltárak repertóriumainak egy része is régi változat, igaz az intézmények többsége törekszik a gyarapodások folyamatos repertorizálására. Az ismertető leltára nem tárgyi tagolódású levéltári anyagok hasznos segédlete. Mindössze két megyei levéltár, a Békés és a Csongrád megyei készített ismertető leltárt. Kiemelkedik a Csongrád Megyei Levéltár teljesítménye: 1984 óta folyamatosnak tekinthető a segédlet készítése és közzététele. 62