Levéltári Szemle, 61. (2011)

Levéltári Szemle, 61 (2011) 4. szám - HÍREK - KOMLÓSI-GERA ZSÓFIA-SZERÉNYI ILDIKÓ: Európai levéltári vezetők tanácskozása Budapesten

H írek gyűjteménynek is. Mivel levéltári anyagaikat az új központi levéltárban a lehető legideálisabb körülmények közé kívánják elhelyezni, 2008-2009 folyamán egy rendkívül alapos raktárfelmérést végeztek, melynek eredményeit az épület tervezésénél figyelembe kívánják venni. A raktárfelmérés eredményéről a magyar származású Kecskeméti István tájékoztatta a konferencia résztvevőit. A finn kollégák felmérték, hogy milyen típusú levéltári állományuk, milyen állapotban van, és mi a legfenyegetőbb veszélyforrás a megőrzendő anyag számára. A gyűjtemény 0,8%-át vizsgálták szúrópróbaszerűen, elsősorban vizuális kritériumok alapján, de kémiai elemzéseket is végeztek. A kémiai elemzés során megállapították, hogy a levéltári papíranyag 8%-a magas lignintartalmú, a gyűjtemény 20%-a pedig igen magas savas értéket mutat. A raktárak kockázatelemzését a következő szempontokból vizsgálták: biztonság, vízkár, tisztaság, a polcrendszer anyaga, klimatikus viszonyok. Az eredmények szerint az általános helyzet megfelelő színvonalú, a vízkár kockázata azonban meglehetősen magas, mivel a raktárak többsége meleg vizes fűtőrendszerrel működik. A felmérés új információja, hogy a raktárakban fellelhető organikus légszennyezettség a tárolt levéltári anyagból származik. Kiemelten fontosnak tartják, hogy a felmérés adatai alapján szigorú szabályrendszert és állományvédelmi ajánlást dolgozzanak ki. Nagy érdeklődést keltett Körmendy Lajos előadása, aki a MOL raktárak minősítésével és kockázatelemzésével kapcsolatos elektronikus rendszerét mutatta be. Előadásában rámutatott, hogy egy raktár állapotának helyes felméréséhez nagy tömegű adatot kell elemezni, összehasonlítani és értékelni, ami már egy raktár esetében is igen nehéz feladat. Mindezek figyelembe vételével döntött úgy a Magyar Országos Levéltár vezetősége, hogy ennek az összetett feladatnak az elvégzéséhez számítógépes programot hív segítségül. A raktárértékelés eredményét egy 170 kérdésből álló kérdőív kitöltésével kaphatjuk meg. A tíz csoportba osztott kérdések megválaszolásához általában előre megadott válaszok közül kell kiválasztani a megfelelőt, de sok esetben egyedi válasz is adható. A program minden válaszhoz 0-tól 10-ig terjedő kockázati pontot rendel. A 0 pont nem jelent kockázatot, míg a 10. kockázati pont akut veszélyre hívja fel a figyelmet. A kérdések és válaszok döntő többsége összefüggésbe hozható egymással, a program ezekre is tekintettel van. Az elektronikus kérdőív kitöltése után a számítógép összesíti a kockázati pontokat, majd kérdéscsoportonként és általánosságban is értékelést ad a raktár állapotáról. A rendszer internetalapú, azaz egyszerre, egymástól függetlenül több levéltár is használhatja. A program jelenleg magyar és angol nyelven érhető el, de lehetőség van bármilyen más nyelv hozzáadására, ily módon minden ország elkészítheti saját nemzeti verzióját. A paraméterek módosítása szintén biztosított; ezt a lehetőséget például a hőmérsékleti adatok megadásánál lehet jól kihasználni, figyelembe véve az adott országban használatos értékeket. A rendszer még fejleszthető: nem végleges a kockázati pontok számítása, javítani lehetne a program rugalmasságán, dinamikusságán, a Súgó hozzáadása is a jövő feladata. A legfontosabbnak számító szakmai rész azonban már késznek mondható. DLM Forum Member Meeting Az Európai Bizottság megbízása alapján a DLM Fórum kidolgozott egy általános elektronikus ügyiratkezelő rendszermodellt, aminek a neve, illetve a nevének rövidítése MOREQ

1

0. „Az eltelt évek bebizonyították, hogy a MOREQ az eddigi legsikeresebb elektronikus iratkezelési szabvánnyá vált, és már Európán kívül is alkalmazzák. A MOREQ tulajdonképpen egy követelményrendszer, az iratképzést és -kezelést fázisokra és elemekre bontja, amelyekhez követelményeket rendel."

1

1 Az első verzió még 2001-ben jelent meg, most már a harmadik van napirenden. A DLM Fórum elnökeként Lude Verachten (Belgium) indította a szekció ülését. Bevezetőjében ismertette a 2010 novembere óta eltelt időszak tevékenységeit, és kitért az előttük álló rendezvényekre. Kiemelte a 2011 végén esedékes háromévente tartandó konferenciát, amelyet az idén Brüsszelben rendeznek meg az Európai Bizottság, a belga kormány és a Belga Nemzeti Levéltár támogatásával. 1

0 Model Requirements for the Management of Electronic Records (Elektronikus Iratok Kezelésének Követelményei). 1

1 Levéltári Kézkönyv. Szerk. KÖRMENDY LAJOS. Osiris Kiadó - Magyar Országos Levéltár, Bp., 2009. 56