Levéltári Szemle, 61. (2011)

Levéltári Szemle, 61 (2011) 2. szám - I. A területi általános levéltárak önkormányzati versus állami fentartása illetve a levéltárügy és az iratkezelés felügyelet ágazati irányításának kérdései - Javaslat a területi általános levéltárak állami fenntartására és a Nemzeti Levéltári Igazgatóság létrehozására

Levéltári Ko llégium feladatot („ellenőrzi az iratkezelési szabályzatban foglaltak végrehajtását a közpond államigazgatási szerveknél"), illetve a fővárosi és megyei kormányhivatalokról szóló 288/2010. (XII. 21.) Korm. rendelet 15. § c) pontjának első mondatrészében megfogalmazott feladatot („ellenőrzi — az illetékes közlevéltárral egyeztetett ellenőrzési terv és program szerint — az ügyiratkezelésről..." szóló jogszabályok végrehajtását). A hatályos szabályok szerint a levéltárak ma csak a maradandó értékek fennmaradásának biztosítása céljából végzik a köziratok kezelésének ellenőrzését. Az iratkezelési szabályzatban, illetve az ügyiratkezelésről szóló jogszabályokban foglaltak megvalósulásának ellenőrzését a KIM Kormányiroda, valamint a megyei kormányhivatalok végzik. Jelenleg azonban ehhez nem áll rendelkezésükre a megfelelő személyi, szervezeti kapacitás. A MOL lényegében az egyeden olyan intézmény, amely a központi államigazgatási szervek esetében hatékonyan lát el ellenőrzési feladatokat, igaz, jelenleg csupán a jogszabályok által meghatározott levéltári szempontokat érvényesítve. Ebből adódóan a jogi normákban előírtak nem érvényesülnek kellő módon, s az iratkezelés ellenőrzése messze nem terjed ki a közfeladatot ellátó szervek egészére, ellentétben a levéltári ellenőrzési gyakorlattal. Az említett ellenőrzési követelmények kellő színvonalon történő megvalósulása az egyik elmarad hatadan kelléke a közigazgatás átalakítása kapcsán megfogalmazott célok elérésének. Véleményünk szerint a feladatot a már létező, az ellenőrzés terén több évtizedes tapasztalattal és országos hálózattal rendelkező levéltárak képesek ellátni költséghatékony módon, a meglévő szaktudásra alapozottan, a szükséges fejlesztések segítségével, megtakarítva egy párhuzamos szervezet létrehozásának költségeit. Amennyiben az állam az ellenőrzési gyakorlatot a jelenlegi módon szeremé elfogadható szintre fejleszteni, az sokkal nagyobb költségkihatással járna. Az iratkezelés irányításának egyéb feladatait a javaslat a Kormányiroda feladatkörében hagyja, megteremtve a két szervezet intenzív és gyümölcsöző együttműködésének kereteit. Továbbá figyelembe veendő, hogy a dekoncentrált szerveknek a kormányhivatalokba történő integrálása, illetve a hatósági jogköröknek az önkormányzatoktól való várható elvonása, s a járási hivatalokhoz utalása azt eredményezi, hogy a kormányhivatalok a jövőben lényegében önmaguk iratkezelését ellenőriznék. 2. 2. 2. Az Igazgatóság hatósági jogkörébe tartozó feladatok A köziratok és a más, az mLtv. hatálya alá tartozó iratok kezelése során elkövetett jogsértésekkel kapcsolatos eljárások és örökségvédelmi feladatok: 1. Az egyes szabálysértésekről szóló 218/1999. (XII. 28.) Korm. rendelet 147. §ában meghatározott bírság kivetésével kapcsolatos szabálysértési hatósági feladatok ellátása. (Az említett rendelet 147. §-ában meghatározott bírság összegét 100 000 Ft-ra javasolt emelni.) Indokolás: Jelenleg a levéltáraknak nincs megfelelő jogszabályi hátterük, felhatalmazásuk a szervellenőrzési feladatok teljesítése során tapasztalt jogsértések, hiányosságok kellő súlyú szankcionálására. Ez nagyban hátráltatja a jogi normák megfelelő színvonalú teljesülését. A szankciók közveden alkalmazhatósága az egyik legfontosabb és leghatékonyabb eszköze lenne a probléma megoldásának.