Levéltári Szemle, 61. (2011)

Levéltári Szemle, 61 (2011) 2. szám - I. A területi általános levéltárak önkormányzati versus állami fentartása illetve a levéltárügy és az iratkezelés felügyelet ágazati irányításának kérdései - Javaslat a területi általános levéltárak állami fenntartására és a Nemzeti Levéltári Igazgatóság létrehozására

Állásfoglalás és b i 11 s ági j e l e n t é s 20 11 ERDÉSZ ÁDÁM - HERMANN ISTVÁN - KENYERES ISTVÁN - TILCSIK GYÖRGY TYEKVICSKA ÁRPÁD - Á. VARGA LÁSZLÓ I. A TERÜLETI ÁLTALÁNOS LEVÉLTÁRAK ÖNKORMÁNYZATI VERSUS ÁLLAMI FENNTARTÁSA, ILLETVE A LEVÉLTÁRÜGY ÉS AZ IRATKEZELÉS FELÜGYELET ÁGAZATI IRÁNYÍTÁSÁNAK KÉRDÉSEI Javaslat a területi általános levéltárak állami fenntartására és a Nemzeti Levéltári Igazgatóság létrehozására Magyarország Kormányának kiemelt céljai között szerepel a közigazgatási rendszer átalakítása, egy hatékonyabb, koordináltabb, olcsóbb, legfőképp ügyfélközpontú területi közigazgatás létrehozása. Cél a közigazgatás gyökeres átalakításán, korszerűsítésén keresztül a valódi szolgáltató állam létrehozása, melynek központjában az okmányok, okiratok helyett az állampolgárok és a vállalkozások, a bonyolult hatósági eljárások helyett a közigazgatási szolgáltatás, a ,,jó állam" áll. A levéltárak a polgárok számára nyújtott fontos szolgáltatásokkal, a közfeladatot ellátó szervek irányában pedig igazgatási tevékenységükkel vesznek részt az állam működésében. A közigazgatás átalakulása szorosan érinti tevékenységüket, ami megköveteli a változásokhoz való alkalmazkodást, az új elvárásokhoz való igazodást. A levéltári tevékenység és a közigazgatás szoros kapcsolata miatt a levéltárak fejlesztése a közigazgatás korszerűsítésétől elválaszthatatlan, vagyis ha módosul a közigazgatás szervezete, működésének és szolgáltatásainak rendszere, ezeket a változásokat le kell képezni a levéltári szervezeti és feltételrendszerben is. 1. A levéltárak mai jellemzői Jelenleg a magyarországi levéltárak mintegy 388 500 folyóméternyi iratot őriznek. Működésük fejlődésére jellemző, hogy az elmúlt 15 évben a levéltári anyag mennyisége megkétszereződött! A közlevéltárak rendeltetésének lényege az állami és önkormányzati szervek, valamint a felszámolási és végelszámolási eljárással megszűnt gazdálkodó szervezetek maradandó értékű iratainak átvétele, megőrzése és használatának biztosítása. Ennek során - egyéb feladataik mellett - a helyszínen ellenőrzik, hogy a közfeladatot ellátó szervek iratkezelési gyakorlata megfelel-e a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVL törvény (Ltv.) előírásainak, szakmai tanácsokkal segítik az iratkezelés szabályozásában és gyakorlatában a felügyeletük alá tartozó szerveket. Átveszik és megőrzik azok maradandó értékű iratait, melyeket használatra bocsátanak, illetve belőlük adatot szolgáltatnak, ezzel segítve a közigazgatás jogszerű és folyamatos működését, a jogbiztonság érvényesülését. A maradandó értékű iratok fennmaradásának szempontjai szerint a levéltárak hagyják jóvá az iratselejtezési jegyzőkönyveket. A vonatkozó szabályoknak megfelelve, helyszíni ellenőrzéseik egy kisebb részét a kormányhivatalok munkatársaival közösen végzik. Hangsúlyoznunk kell, hogy a közlevéltárak szerepe kettős: egyrészt a történeti múlt megismeréséhez nélkülözheteden, az ezredéves magyar államiság felbecsülhetetlen értékű dokumentumait őrzik, dolgozzák fel és teszik hozzáférhetővé, ezzel alapvetően járulnak hozzá a nemzeti identitás, és a helyi kötődések erősítéséhez. Másrészt a közigazgatás hatékony partnereként részt vesznek a maradandó értékű — ideértve az állampolgári jogokat biztosító, illetve a közfeladatok folyamatos ellátásához nélkülözhetetlen — iratok időkorlát nélküli megőrzésének biztosításában, ennek érdekében folyamatosan ellenőrzik a közfeladatot ellátó szervek iratkezelését, hagyják jóvá a nem maradandó értékű iratok selejte15