Levéltári Szemle, 59. (2009)

Levéltári Szemle, 59. (2009) 2. szám - GYŰJTŐTERÜLET - NAGY SZABOLCS: A Veszprém Megyei Levéltár gyűjtőterületi tevékenysége

Nagy Szabolcs zük. Tájékozódunk a szerveknél előforduló egyes irattípusok felől azért, hogy a selejtezési jegyzőkönyv elbírálásánál, a minimumjegyzékek elkészítésénél minél pontosabb információink legyenek a különböző iratfajták tartalmáról. Ha a szervnél látogatásunkkor éppen selejteznek, akkor a szúrópróbaszerűen a selejtanyagba is betekintünk. A látogatás végén — lehetőleg ismét az illetékes vezető jelenlétében — ismertetjük az általunk talált hiányosságokat, javaslatokat teszünk ezek felszámolására, ezeket — már a levéltárban — írásba is foglaljuk és a szervnek megküldjük. A hiányosságok felszámolására — a szervekkel egyeztetve — határidőket állapítunk meg, amelyek betartását ellenőrizzük. Az iratátvételekkel kapcsolatban — az iratmentések kivételével — tartjuk magunkat a jogszabályokban előírtakhoz: iratot csak savmentes dobozban, dobozszintű jegyzékkel ellátva, levéltárunkba beszállítva veszünk át.

1

8 Mivel jelentős hátralékaink vannak e téren, már az előzetesen kiküldött levelekben is, valamint a szervellenőrzésekkor is ösztönözzük a szerveket, hogy minél előbb szállítsák be a levéltárba a levéltárérett irataikat. Ha egy szervnek van ilyen hátraléka, akkor a szervellenőrzésről készített feljegyzésben határidőt (általában fél/egy évet) állapítunk meg a beszállításra. Zárszó Jelen pillanatban még nem nyilatkozhatunk az új rendszer működéséről, bár a kezdeti jelek biztatóak. Annyit tudunk, hogy a korábbi módszer nem volt működőképes, mind a selejtezés-ellenőrzés, mind az iratátvétel terén évtizedes lemaradások halmozódtak fel általa. Mint feljebb írtuk, azért is mertünk ilyen gyökeres átalakításba belevágni, mivel tájékozódásunk során azt tapasztaltuk, hogy több (az általunk megkérdezett valamennyi) társintézmény hasonló elvek szerint jár el a gyűj tő területén és ezek az elvek működnek. Az első évek tapasztalatit elemezve a szükséges helyeken megváltoztatjuk majd a gyűj tő területi munka folyamatát. A jövőben törekszünk arra, hogy a szervekkel az ellenőrzéseken túl is minél gyakoribb, közvedenebb kapcsolatban legyünk. Ennek érdekében folyamatosan felhívjuk a figyelmüket, hogy az iratkezeléssel kapcsolatos problémáikkal keressenek minket, amit telefonon illetve e-mailben sokan meg is tesznek. Levéltárunk honlapján kialakítottunk egy gyűjtőterülettel kapcsolatos részt, ahová különböző tájékoztatókat, iratmintákat helyezünk el. Az illetékességi körünkbe tartozó szervek e-mail címeit levelező listákba szervezzük, hogy körlevelek segítségével is kapcsolatba tudjunk lépni velük. Hosszú távú céljaink között szerepel egy rendszeres, évenként ismédődő irattáros szakmai nap — ebből kinőve akár szervezett továbbképzés — megtartása. Rövidítések és irodalomjegyzék 1. Szakirodalom KENYERES-SARUSI KISS-SIPOS 2001 KENYERES ISTVÁN-SARUSI KISS BÉLA-SÍPOS ANDRÁS: Jelenkori polgári peres iratok értékelése és selejtezése. Levéltári Szemle, 51. (2001) 3. sz. 11—40. 1

8 Természetesen azokat az iratokat, amelyeket méretüknél fogva nem lehet szabvány levéltári dobozokban elhelyezni, egyéb módon csomagolva is fogadjuk. A levéltári dobozok beszerzésében intézményünk segít a szerveknek, közvetlenül tőlünk (külön árrés nélkül) is meg tudják vásárolni a dobozokat. 32