Levéltári Szemle, 59. (2009)

Levéltári Szemle, 59. (2009) 2. szám - GYŰJTŐTERÜLET - NAGY SZABOLCS: A Veszprém Megyei Levéltár gyűjtőterületi tevékenysége

Л Veszprém Megyei Levéltár gyűjtőterületi tevékenysége jelen pillanatban működő rendszer szerint a szervlátogatásokat két veszprémi levéltáros és egy segédlevéltáros, valamint rajtuk kívül — a pápai fiók területén található szervek esetében — egy pápai levéltáros végzi.

1

7 A kiszállásokat úgy ütemeztük, hogy a kollégák egymáshoz közeli szerveket látogatnak meg, így eg}' autóval, az egy szervre vetített üzemanyag fogyasztást figyelembe véve nagyobb hatékonysággal tudunk dolgozni. A hivatali munkaidő beosztás sajátosságait figyelembe véve tavasszal és ősszel, keddi, szerdai és csütörtöki napokra terveztünk be szervellenőrzéseket. A 2009. évi kiszállások menetrendjét 2008 novemberében elkészítettük. A tervezés fázisában eg}

r körlevélben tájékoztattuk az illetékességi körünkbe tartozó szerveket a gyűjtőterületet érintő változásokról (a rendszeres szervellenőrzések beindításáról, a selejtezés-ellenőrzés módjának megváltozásáról, illetve arról, hog}' a továbbiakban nem vállaljuk át a szervektől az iratbeszállítást). Ezután egy részletesebb levélben tájékoztattunk a 2009. évi tervbe bekerült szerveket az ellenőrzés technikai lebonyolításáról. Látogatásunk pontos időpontjáról eg}' hónappal tervezett érkezésünk előtt értesítjük ki a meglátogatandó szerveket. A szervlátogatások egységesítésére — több társintézmény hasonló adadapját felhasználva — elkészítettünk egy űrlapot, melyet a szervlátogatások során kitöltünk. Ez az űrlap valamennyi, a nyilvántartásainkban kötelezően szereplő adatra rákérdez, így egyfajta segítségként is szolgál az ellenőrzések során. Az első szervlátogatások tapasztalatai A meglátogatandó szervek rendelkezésünkre álló adatait (elsősorban a szerv és a levéltár korábbi kapcsolatára, selejtezéseire, iratátadásaira, vonatkozó információkat és a szerv előtörténetével kapcsolatos adatokat) a látogatás előtt összegyűjtjük és egy erre a célra kialakított dokumentum formátumba szerkesztve magunkkal visszük. így nem kell nálunk lenniük a teljes szervdossziéknak, viszont a fontos információk kigyűjtve, rendszerezve az ellenőrzés helyszínén is rendelkezésünkre állnak. Jelen munka megírásáig kevesebb, mint egy tucat szerv ellenőrzésének tapasztalatai állnak rendelkezésünkre, ezek között viszont az önkormányzatoktól kezdve, az ügyészségen és rendőrségen keresztül az iskolákig minden szervtípus előfordult. A kezdeti benyomásaink pozitívak, ügy látjuk, hogy az út, melyen elindultunk jó irányba vezet. Valamennyi meglátogatott szerv elfogadta, hogy a jogszabályokban rájuk rótt kötelezettségeinek eleget kell tennie, örültek annak, hogy a selejtet a jövőben nem kell huzamosabb ideig tárolniuk. Kivétel nélkül szívesen működtek együtt kollégáinkkal, az előzetesen kiküldött leveleinkben kért, az adadapunk kitöltéséhez szükséges dokumentumokat előkészítették. A látogatások során először igyekszünk a szerv iratkezeléséért felelős személlyel találkozni. Röviden tájékoztatjuk jövetelünk céljáról, válaszolunk az iratkezeléssel kapcsolatos kérdéseire. A bemutatkozó beszélgetés után a vezetővel csak eg}' estleges probléma esetén lépünk kapcsolatba. Ezután felvesszük a szerv alapadatait (pontos neve, címe, iratkezelésért felelős személyek neve, elérhetősége, a szerv jogelődeinek neve), majd ellenőrizzük az iktatást, az iktatókönyvbe betekintve, illetve néhány, szúrópróba szerűen kiválasztott irat vizsgálata által. Egyesével felmérjük az irattárakat, rögzítjük a bennük található iratanyag mennyiségét, típusát, évkorét. Az irattárak fizikai állapotát, maximális tárolókapacitását is feljegyez1

7 Veszprémből Karika Tímea segédlevéltáros, Szűts István Gergely és Nagy Szabolcs levéltárosok, illetve a pápai Petrik Iván levéltáros. 31