Levéltári Szemle, 59. (2009)

Levéltári Szemle, 59. (2009) 2. szám - GYŰJTŐTERÜLET - NAGY SZABOLCS: A Veszprém Megyei Levéltár gyűjtőterületi tevékenysége

Nagy Szabolcs is nyújtunk ezen jegyzékek elkészítésében. Arra kérjük a szerveket, hogy a papíralapon történő postázást megelőzően e-mailben is jutassák el hozzánk jegyzőkönyveiket, így az esetleges hibákat időben korrigálni tudjuk, másrészt az elektronikus dokumentumokban sokkal könnyebben kereshetünk, mint a papíralapon beküldöttekben. Levéltárunk vállalja, hogy a beküldött és szabályszerűen elkészített jegyzőkönyveket a harmincnapos ügyintézési határidő betartásával záradékolja, amely vállalásnak az érintett szerveknél rendkívül pozitív visszhangja volt. Az esedegesen visszatartandó tételeket a feljebb ismertetett minimumjegyzékek segítségével a gyűjtőterületi csoport munkatársai választják ki, ők záradékolják a jegyzőkönyveket. A záradékolást három bélyegző segítségével végezzük, melyek a korábban már említett, 10/2002. NKÖM rendeletben alkalmazott megfogalmazásokat tartalmazzák.

1

4 Szervlátogatások előkészítése Levéltárunk korábban külön szervellenőrzést nem végzett, arra a selejtezés-ellenőrzéssel és iratbeszállítással egyidejűleg került sor. így annak ellenére, hogy folyamatosan több kollégánk dolgozott a „terepen", mégsem tudtunk eleget tenni a már többször említett 10/2002. NKÖM rendeletben foglalt öt (illetve három) évenként esedékes szervellenőrzési kötelezettségünknek.

1

5 A korábban említett, illetékességi körbe tartozó szervekre vonatkozó felmérés eredményeként mintegy háromszázötven szervet tekintünk az illetékességi körünkbe tartozónak. Ha ezt a mennyiséget öt évre elosztjuk úgy, hogy figyelembe vesszük a néhány esetben fennálló három éves látogatási kötelezettséget, azt kapjuk eredményül, hogy évente hetvennél is több szervnél kell megjelennünk. Levéltárunk szerencsés helyzetben van mind anyagi, mind emberi erőforrásait tekintve, tehát a kiszállásokhoz az autó és a levéltáros rendelkezésre áll. El kellett viszont döntenünk, hogy mely munkatársainkkal számolunk a kiszállások során. Intézményünkben vegyes munkaszervezet van, megtalálható a referensi és a csoportrendszer is. A referensek egy-egy fondképző- és fondtípussal kapcsolatos valamennyi munkafolyamatban érintettek, mi a szervellenőrzések során mégsem számoltunk velük. Ennek oka részben az volt, hogy jóval több egyeztetést igényelt volna a munkatársak munkaidejének ütemezése, másrészt szerettük volna, ha a gyűjtőterületi csoport minél következetesebben, egységesebben lépne fel a szerveknél, ezt pedig csak egy szűkebb munkatársi kör alkalmazásával láttuk biztosítottnak. Az érintett munkatársak kiválasztásánál figyelembe vett másik sajátosság az, hogy levéltárunknak két, részben önálló szervezeti egysége van, működik Pápán egy fiókintézményünk is. Mindenképpen szerettük volna, hogy a Pápai Levéltár munkatársai közül valaki részt vegyen a fiókhoz terüled alapon sorolt szervek ellenőrzésében. A Pápa-környéki szerveket az öt éves ellenőrzési ciklusunk első két évében kívántuk meglátogatni, mivel az újonnan felállt pápai részlegünk egyéb munkáinak is részben előfeltétele volt a gyűjtőterületi hátralékok ledolgozása.

1

6 A fent vázolt elképzelések alapján kialakított és 1

4 Valamennyi, a jegyzőkönyvben foglalt irat megsemmisíthető, a jegyzőkönyvben szereplő iratok az egy csillaggal jelölt tételek kivételével (azokat a levéltár visszatartja) megsemmisíthetők, illetve a két csillaggal jelölt tételek kivételével (azoknak az újra selejtezését kérjük) megsemmisíthetők. A bélyegzők használatának gyakorlatát a Zala Megyei Levéltárban láttuk. 1

5 A gyakorlat a következő volt: a levéltár kollégái elmentek egy-egy szervhez, darabszinten átnézték a selejtet, a visszatartott iratokról jegyzéket készítettek, kötegelték őket, majd beszállították a levéltárba. Ez eg}' kisebb város esetében is négy-öt kolléga nyolc-tíz munkanapját vette igénybe, könnyen belátható hogy ezek mellett a feltételek mellett öt évente nem lehetett minden szervet végiglátogatni. lf

i Főként a levéltárérett iratok átvétele a rendezési munkák tervezhetősége miatt. 30