Levéltári Szemle, 59. (2009)

Levéltári Szemle, 59. (2009) 2. szám - GYŰJTŐTERÜLET - NAGY SZABOLCS: A Veszprém Megyei Levéltár gyűjtőterületi tevékenysége

Л Veszprém Megyei Levéltár gyűjtőterületi tevékenysége mennyiségi, sem minőségi szempontból éles vonallal elválasztani az intézmény korábban és jelenleg folytatott gyakorlata alapján a raktárakba került iratok összetételét. A rendelkezésünkre álló szabad raktárkapacitás szerencsés módon lehetővé tette, hogy döntésünk meghozatalakor a szakmai szempontok kerüljenek előtérbe. A jegyzékek összeállításakor természetesen figyelembe vettük kollégáink tapasztalatait, felhasználtuk a társintézményekben már elkészített és rendelkezésünkre bocsátott hasonló munkákat,

8 és igyekeztünk szervtípusonként egy-egy tapasztalt irattárossal is eszmét cserélni. 2008 végére elkészült a bíróságok,

9 az ügyészségek és a rendőrségek jegyzéke, a gazdasági szervek jegyzékét pedig eg)

7 konferencián tartott előadás prezentációjából a szerző engedélyével alakítottuk át.

1

0 Folyamatban van, illetve tervezzük a települések és az iskolák hasonló segédleteinek elkészítését is. Természetesen a minimum)egyzékek nem helyettesíthetik teljes mértékben a levéltárost a maradandó értékű iratok visszatartása során, de nagyban segíthetik munkáját, illetve használatukkal egységesebbé válhat a különböző személyek által ellenőrzött jegyzőkönyvekből visszatartott iratanyag. A jegyzékek elkészítésénél különös figyelmet fordítottunk az egyes időszakokban nem, majd később selejtezhető tételekre,

1

1 a bizonyos szervtípusok esetében a különböző időszakokban érvényben lévő irattári tervek között megfigyelhető ellentmondások feloldására.

12 A minimumjegyzékek nem csak nem selejtezhető tételeket, hanem bizonyos időközönként, bizonyos mennyiségben mintavételezendő irattípusokat is tartalmaznak. A záradékolások során az irattári tervek alkalmazhatóságán kívül problémát jelentett a korábban beküldött selejtezési jegyzékekben történő eligazodás is. Sajnos sok olyan jegyzőkönyvet találtunk, amelyből leheteden volt megállapítani a bennük foglalt selejtanyag tartalmát. A legtöbb nem tétel-, hanem iktatószám szerint sorolta fel az iratokat (rendőri szervek és városi polgármesteri hivatalok esetében akár ötven oldalon keresztül), vag)

7 egyáltalán nem tartalmazott tételszámokat. A tárgyuk szerint jegyzőkönyvbe vett iratok pedig olyan meghatározásokat alkalmaztak, melyek alapján nem lehetett eldönteni milyen információkat tartalmaznak a felsorolt iratok. Mivel nem egy jegyzőkönyvet több mint tíz éve küldtek be levéltárunkba készítői, úgy éreztük, hogy nincs erkölcsi alapunk javításra visszaküldeni őket az érintett szerveknek. Ehelyett telefonon, e-mailben és személyesen informálódva próbáltuk a selejtanyagok összetételét meghatározni. Azt, hog)* a több éve, évtizede tárolt, nem egy esetben tetemes mennyiségű

1

3 selejtanyagot a levéltár hozzájárulása nélkül megsemmisítették volna, sehol sem tapasztaltuk. A jegyzőkönyvek záradékolása terén mutatkozó hátralékok ledolgozásával fél év alatt, 2009 februárjára gyakorlatilag végeztünk. Minden szervnek — ahonnan a jogszabályoknak és a szakmai alapelveknek ellentmondó módon készült, levéltári munkára alkalmadan jegyzékek érkeztek levéltárunkba —, jeleztük, hogy a jövőben az ilyen jegyzékeket záradékolás nélkül visszaküldjük hozzájuk. Természetesen ezzel párhuzamosan folyamatosan segítséget 8 Különösen sok elektronikus dokumentumot kaptunk Csóti Csabától, Fehér Csabától és Sipos Andrástól. 9 Ennek elkészítésekor figyelembe vettük az alábbi munkában ismertetetteket: KENYERES-SARUSI KlSS-SlPOS, 2001. 1

0 Kugyela Ákos országos jelentőségű gazdasági szervek iratai című előadásáról van szó, amely a Fiatal Levéltárosok Egyesületének A gyűjtőterületi munka aktuális problémái címmel 2008. október 16-án megtartott konferenciáján hangzott el. 1

1 Pl. a tanácsok 1985-től alkalmazott irattári tervének 25 E 4 (egyszerűsítve: építési engedélyek) tételére, amely mind korábban, mind később a nem selejtezhető tételek között szerepel. 1

2 Pl. a bíróságoknál a különböző időszakokban alkalmazott közpond irattári tervek, az egyes tételek tekintetében mind a levéltárba adás idejét, mind az őrzési időt illetően jelentős eltéréseket tartalmaznak. 1

3 A nemrég ellenőrzött Pápai Rendőrkapitányságnál pl. az 1994. és 2009. között készített, 21 darab jegyzőkönyvben foglalt mintegy 650 ifm-nyi selejtanyagot őriztek, igaz, nem polcon, hanem zsákokba csomagolva. 29