Levéltári Szemle, 59. (2009)

Levéltári Szemle, 59. (2009) 2. szám - GYŰJTŐTERÜLET - NAGY SZABOLCS: A Veszprém Megyei Levéltár gyűjtőterületi tevékenysége

Nagy Szabolcs magunk építettünk MS Access alapon egy alkalmazást. Az adatbázis — a levéltári jelzet mint elsődleges kulcs segítségével — a jövőben összekapcsolható a levéltár egyéb elektronikus nyilvántartásaival. Az alkalmazás jelen pillanatban három modult tartalmaz. Az első a szervnyilvántartó könyv digitális változata, kibővítve a szervek olyan alapadataival, amelyeket a papír alapú nyilvántartás nem tartalmazott. E modul segítségével különböző összesítéseket, kimutatásokat készíthetünk szerveinkről, összetett kereséseket futtathatunk. Ez nagy segítséget jelent a szervek aktivitásának megállapítása során, a kiszállásaink megtervezésénél, valamint a különböző jelentések készítésénél. A következő modul az elektronikus iktatólap. Erre ma már tulajdonképpen nincs szükségünk, mivel intézményünk időközben bevezette az elektronikus iktatást, így a központi iktatóprogramban is lekérdezhetjük a szükséges információkat. Mégsem volt hiábavaló az elkészítése, mivel az ügyintézésben keletkezett hátralék ledolgozását ennek segítségével tudtuk megtervezni, az innen nyert adatok segítségével tudtuk a feladatokat szétosztani. A továbbiakban az elektronikusan keletkeztetett iratoknak (valamennyi iratunk ilyen) a virtuális szervdossziékba történő rendezésére használjuk. A harmadik rész a gyarapodási napló. Ezt főképp az intézménybe már bekerült és a szerveknél még kint lévő levéltárérett iratanyag nyilvántartása céljából hoztuk létre.

6 Ezen felül természetesen a papír alapú gyarapodási napló funkcióit is betölti. Az ügyintézési hátralék felszámolása A gyűjtőterületen felhalmozódott hátralék jelentős része amiatt keletkezett, hogy levéltárunk helyszíni, darabszinten végzett selejtezés-ellenőrzés nélkül szinte egyáltalán nem záradékolt jegyzőkönyvet. Mivel egy-egy nagy iratképző selejtanyagának helyszíni átvizsgálása több levéltáros több munkanapját vette igénybe, így egész egyszerűen nem tudtunk eleget tenni annak az elvárásnak, hogy a szervek selejtanyagának megsemmisítéséhez rövid időn belül hozzájáruljunk, mivel nem rendelkeztünk (s kijelenthető, egy megyei levéltár sem rendelkezik) a helyszíni ellenőrzések elvégzéséhez elegendő munkatárssal. A jogszabályokból következően ez egyébként a levéltáraknak nem is feladata. Abban a gyűjtőterület új munkatársai is egyetértettek elődeikkel (és valamennyi korábban megkérdezett, a témában jártas szakemberrel), hogy a szervek irattári terveit mechanikusan alkalmazva, csak a nem selejtezhető tételeket átvéve bizonyára maradandó értékű iratok is megsemmisülnének. Ezért első lépésben az irattári terveket vizsgáltuk meg, és segítségükkel szervtípusonként általunk minimum jegyzéknek nevezett segédleteket kezdtünk összeállítani, amelyekben felsoroltuk azokat a tételeket, irattípusokat, melyeket a nem selejtezhető iratokon kívül maradandó értékűnek gondoltunk.

7 Az jegyzékek összeállítása során meglehetősen nag}' biztonsági ráhagyással dolgoztunk, tehát igyekeztünk inkább maradandó értékűnek nyilvánítani egy érdektelen tételt, mint fordítva. Ezt indokolta a levéltárunk eddigi iratátvételei során alkalmazott meglehetősen „mély merítés", nem szerettük volna ugyanis sem 6 E modul segítségével összesíthetők az egyes szervektől bekerült iratanyagok, évkör, irattípus és terjedelem szempontjából. 7 Azért próbáltunk minél több munkafolyamatot, segédletet uniformizálni, hogy ha új munkatársakat kell alkalmaznunk a gyűjtőterületi munkában, akkor a szervek ne érezzék meg a változásokat, mindenki ugyanazt kérje tőlük, egységes elvárásokat fogalmazzunk meg, illetve a záradékolások során visszatartott iratanyag is minél homogénebb legyen. 28