Levéltári Szemle, 59. (2009)

Levéltári Szemle, 59. (2009) 2. szám - GYŰJTŐTERÜLET - NAGY SZABOLCS: A Veszprém Megyei Levéltár gyűjtőterületi tevékenysége

Л Veszprém Megyei Levéltár gyűjtőterületi tevékenysége Itt rögtön szembesültünk a levéltári értékhatár fogalom intézményi szintjének eltérő értelmezéséből adódó problémákkal. Az általunk megkérdezett társintézmények a szerveknek jóval szűkebb körét tekintették értékhatáron felülinek, mint levéltárunk. Az eltérés a közfeladatot ellátó szervek esetében is megmutatkozott (pl. óvodák, bölcsődék, művelődési házak esetében), de igazán hangsúlyos a gazdasági szervek, szövetkezetek esetében volt. Végezetül a több mint ezer nyilvántartott szervből, mintegy háromszázötvenet nyilvánítottunk élő, értékhatár feletti szervnek.

3 Sokkal nehezebb volt a szervekkel kapcsolatos ügyintézési hátralék feltárása, illetve a lemaradás megszüntetésére irányuló terv kialakítása. Több mint száz szerv esetében volt legalább egy éve befejezetlen ügyünk, ezek közül nem egy aktát nem is ebben az évtizedben nyitottunk, de volt a rendszerváltás előtt érkezett megválaszolatlan levelünk, záradékoladan selejtezési jegyzőkönyvünk is. Az érintett szerveknek egy — nem elhanyagolható — részénél ez több, vagy akár tucatnyi elintézetlen ügyet is jelentett. Itt szeretnénk hangsúlyozni, hogy ez a hátralék nem a levéltár volt kollégáinak lustasága, nemtörődömsége miatt halmozódott fel, hanem pont fordítva, azért mert a jogszabályi előírásokon és szakmai alapelveken túlmenően, az azokban foglaltaknál „alaposabban" szerettek volna eljárni. Mindeközben nem mérték fel, hogy az általuk kívánatosnak tartott gyakorlat folytatásához a levéltár nem rendelkezik (nem is kell, hogy rendelkezzék) elegendő erőforrással, így ez az alaposság oda vezetett, hogy napjainkra a levéltár gyűjtőterületi tevékenysége szinte csak az akut problémák (legjelentősebb lemaradásaink) felszámolására irányult, idő és munkaerő hiányában az idült problémákat nem érinthette, így az akut feladatok száma is egyre nőtt. A tervezési folyamat során három csoportba soroltuk az elintézeden ügyiratokat, az elintézést „elévülés"

4 miatt már nem igénylőkre (ezeket irattárba helyeztük), a könnyen elintézhetőkre, valamint az összetettebb ügyekre. Az első (legkisebb) csoport irattárba helyezése után foglalkoztunk a másodikkal, ide főleg rutin válaszokat igénylő ügyek, pl. maradandó értékű ügyiratokat biztosan nem tartalmazó selejtezési jegyzőkönyvek záradékolásai, általános jellegű kérdések megválaszolásai tartoztak. A harmadik csoportba tartozó ügyiratokkal kapcsolatos munka már mélyebb szakmai tevékenységet is igényelt, ezekkel bővebben jelen munka későbbi részeiben foglalkozunk. 2008 októberére tehát feltártuk a levéltár gyűjtőterületi részlege előtt álló feladatok minőségét és mennyiségét, tájékozódtunk más levéltárak vonatkozó szakmai munkájáról, elkezdhettük az új rendszer kialakítását. A gyűjtőterületi adatbázis Levéltárunkban vannak hagyományai az adatbázis-építéseknek, a gyűjtőterülettel kapcsolatosan azonban még nem készült ilyen alkalmazás. A gyűjtőterületi csoport munkájához viszont szükséges egy olyan információs rendszer, aminek a használatával különböző statisztikákat, kimutatásokat készíthetünk, nyomon követhetjük a szervek állapotát, elvégzett és elvégzendő feladatainkat.

5 Mivel rendszergazdánk egyéb adatbázisok építésével volt elfoglalva, így 3 Ezt a különbözetet jóval nagyobb mértékben okozta a szervek megszűnése, mint az értékhatár alattinak nyilvánításuk. Az értékhatár vizsgálatokat intézményi szinten, az illetékes referensek bevonásával végeztük. 4 Pl. volt olyan felszámolótól érkezett levél, akit időközben szintén felszámoltak. 5 Bár az e-Archivumba szinte minden szükséges adatot fel kell vinnünk, a kívánatosnak tartott lekérdezéseket ott nem tudjuk elvégezni. Ezért döntöttünk úgy, hog)' az e-Archívum mellet egy saját alkalmazást is bevezetünk. 27