Levéltári Szemle, 59. (2009)

Levéltári Szemle, 59. (2009) 2. szám - GYŰJTŐTERÜLET - SÓBER PÉTER: Gyűjtőterületi ellenőrzések és tapasztalatai Bács-Kiskun megyében

Gyűjtőterületi ellenőrzések és tapasztalatai Bács-Kiskun megyében komolyabb forrásértékű iratanyag található. Igaz, hogy ebben az estben bizonyos maradandó típusú iratok valószínűleg elvesznének (ami a jelenlegi helyzetben is fennálló lehetőség, pl. a kistelepülési iskolák bezárásával az anyakönyvek megsemmisülhetnek). Természetesen az iratképzők számára is nehézség, hogy a rendkívül mostoha feltételek mellett még azt az iratanyagot is őrizniük kell, amit az illetékes megyei levéltárnak már át kellett volna vennie,

1

2 és aminek kezeléséhez sem a hely, sem pedig a szükséges szakmai tudás sincs meg sok esetben. A kistelepülések irattárait kiszuperált garázsok, jobb esetben a hivatal épületén belül található kisebb-nagyobb sufnik alkotják, amelyek még erős jóindulattal sem nevezhetők irattáraknak. Nem kivételek ez alól a városi önkormányzatok irattárai sem, bár egy-két település irattára már valóban megfelel a modern kor követelményeinek.

13 Igaz, a közfeladatot ellátó szervek joggal panaszkodhatnak arra, hogy a jogszabályi követelmény előírja ugyan, hogy milyen típusú irattárat kell(ene) fenntartani — ezt szabályozza az intézmények iratkezelési szabályzata is — de ennek kialakításához semmilyen plusz forrás sem áll rendelkezésre. Fentebb már említettem azt a problémát, hogy a levéltári ellenőrzések célja az, hogy az iratképzők által termelt köziratok nyilvántartásba vétele a jogszabályi kereteknek megfelelően történjen. Ez talán viccesen hangzik, pedig e sorok írója tapasztalt már egészen meglepő dolgokat. Ilyen, amikor az iratképzők dolgozói összekeverik a gyűjtőszámokat a főszámok alszámaival, amikor nem vezetik a mutatókönyvet, vagy amikor nem nyomtatják ki elektronikus iktatás esetén az iktatókönyvet mondván: „a gépen úgyis rajta van." Igen, valóban megtalálhatók az iktatás adatai a gépen, de azon viszonylag kevesen gondolkodtak el, hogy a ma használatos adathordozókat 10-15 év múlva hogyan és mivel fogják, fogjuk használni? Az egyik legfontosabb feladat véleményem szerint, hogy az iratképzőket rá kell venni arra, hogy kiselejtezzék az ügyviteli értékkel már nem rendelkező iratokat. Ezzel csökkenthető lenne az irattárak zsúfoltsága, illetve levéltári átadáskor az átveendő iratok mennyisége is. Itt egyetlen probléma merül fel levéltári oldalról, mégpedig az, hogy sok kolléga nem szívesen látja, ha valahol selejtezés történik, arra hivatkozva, hogy rosszak az irattári jelek, vagy legalábbis rosszul alkalmazták azokat (önkormányzatok, illetve tanácsi iratok esetében), ezáltal sok történed értékű irat is selejtezésre kerülhet. Az iratátvételt szintén szabályozza a levéltári törvény.

1

4 Ez alapján a nem selejtezhető köziratokat a keletkezés naptári évétől számított 15. év végéig kell az illetékes közlevéltárnak átadni, illetve annak átvenni. Bizonyos esetekben lehetőség van ezt meghosszabbítani, példának okáért — a legtöbb levéltár esetében fennálló — kapacitáshiány esetén. Ugyanakkor vita tárgya lehet(ne), hogy bizonyos iratfajtáknak, mint pl. az adófőkönyveknek levéltárban van-e a helyük. Kétségtelen, hogy a szűkös raktárkapacitások mellett a közlevéltárak nem törekednek ezek átvételére, hiszen történeti kutatás nagyon kevés alkalommal fordul elő ezen segédkönyvekből, de az is kétségtelen, hogy a jogszabályok nem teszik lehetővé a selejtezésüket. Ez nemcsak az említett adófőkönyvekre, hanem általában a segédkönyvekre is vonatkozik. Ennél is eklatánsabb példa a marhalevél-iktatók ügye, hiszen a marhalevelek már 2 év után selejtezhetők,

1

5 a semmilyen maradandó értéket sem képviselő marhalevél-iktatók viszont nem selejtezhetők. A levéltárak nem veszik át, de akkor miért őrizzék az önkormányzatok az amúgy is túlzsúfolt irattáraikban? A kérdés nem akadémikus, 1

2 Ezt világosan szabályozza a levéltári törvény (1995. LXVI. tv.) 12.§. 1

3 Jó példa erre Lajosmizse város irattára, amelyben olyan mobil fémállványok találhatók, amikkel még a BKMOL, és sok más közlevéltár sem rendelkezik. 1

4 1995. LXVI. törvény 12.§. 1

5 Irattári jele jelenleg: 715M1. 23