Levéltári Szemle, 59. (2009)

Levéltári Szemle, 59. (2009) 2. szám - GYŰJTŐTERÜLET - SÓBER PÉTER: Gyűjtőterületi ellenőrzések és tapasztalatai Bács-Kiskun megyében

Sóber Péter Nagyon szép és jó dolog, hogy a levéltár munkatársai kidolgoztak egy több évre elnyúló szervellenőrzési tervet. Nagyon szép és jó, hogy elkészült egy adatbázis, amely pontosan mutatja,

9 hogy a helyi önkormányzatoknál milyen maradandó értékű iratfajták találhatók, és ezeknek mekkora a terjedelmük. Csakhogy itt kezdődik a dolog pikantériája. A szakfelügyelői jelentésből világosan kiderül,

1

0 hogy a Bács-Kiskun Megyei Levéltár raktárkapacitása a legrosszabbak között van a magyar közlevéltárak között, az iratkindévőség ugyanis meghaladja a 10 000 folyómétert. Ezen a ponton felmerül egy újabb és igen lényeges kérdés: befolyásolja-e a levéltár munkáját ez a hatalmas kint lévő iratanyag, de ami ennél is lényegesebb, befolyásolja-e az iratképzők munkáját és az iratok állapotát, milyenségét az, hogy levéltárunk nem tud eleget tenni jogszabályi kötelességének, és nem tudja azokat az irategyütteseket sem átvenni, amelyeknek már réges-régen a levéltárban lenne a helye? A válasz nyilvánvalóan igen. Gondoljunk csak az 1974 előtt keletkezett tanácsi iratokra. Ezeket már régen kutatható állapotban kellene minden levéltárnak őriznie,

1

1 és segédletekkel, repertóriumokkal ellátni a kutatók számára. Azt hiszem, ez lenne a levéltári munka egyik fontos eleme ahelyett, hog)' 35 évenként ellenőrzésre kerül egy-egy helyi önkormányzat vagy földhivatal azzal kapcsolatban, hogy nem történtek-e problémák azokkal az iratokkal, amiket már a levéltárnak kellene őriznie. Ezen a ponton térünk vissza a korábban már jelzett kérdésfelvetésre. Vagyis annak ellenére, hogy a jogszabályok előírják az iratkezelési követelményeket, amelyeket minden köziratot létrehozó szervnek oly módon kell végeznie, hogy az a levéltárak számára is elfogadható legyen, nos, ettől függedenül nap, mint nap harcot kell vívni ezek betartásáért. Ilyen pl. az, amikor nem akarják átadni esedeges iratátvételnél az irataikat, mondván „nekünk arra még szükségünk van", vag

у más esetben nem szedik vissza selejtezésnél azokat az iratokat, amiket a levéltáros kér és előír, amikor jogászoknak (jegyzőknek) kell magyarázni, hogy nem a hatályos irattári terv alapján kell az 1970-es években keletkezett iratokat kiselejtezni, hanem az akkor éppen hatályban lévő alapján stb. Gondolom ezek a problémák a gyűjtőterülettel foglalkozó kollégáknak nem sok újdonságot tartalmaznak. A Bács-Kiskun Megyei Önkormányzat Levéltárának 700 iratképzőt kell ellenőriznie, amely számban benne vannak az iskolák, kórházak, települési önkormányzatok, rendvédelmi szervek, a jogszolgáltatás szervei, de benne vannak a volt mezőgazdasági termelőszövetkezetek is, hiszen maradandó értékű iratanyag még mindig található az irattáraikban. A kintlévőség hatalmas, és olyan iratfajtákat tartalmaz, mint a községi tanácsoknál keletkezett iratok (1950-1990), a városi és községi iskolák régi anyakönyvei (1948 előttiek is szép számmal akadnak köztük!), az ipari és mezőgazdasági szövetkezeteknél, illetve a jogutódoknál tárolt iratok (vezetőségi ülések jegyzőkönyvei, költségvetések stb.), a jogszolgáltatás szerveinél tárolt iratok — mindezek a teljesség igénye nélkül. Tulajdonképpen az iratkindévőség csökkentésére két megoldást lehetne alkalmazni: egyrészt ha új és nag)' levéltárak épülnének (erre meglehetősen kevés esélyt látok), vag

у ha a levéltárak új és megfelelő minőségű raktárakat kapnának, amelyekben elhelyezhetnék a még kint lévő iratokat, illetve akkor, ha a forrásértékek pontos megállapításával növeljük az értékhatár alatti szervek számát. Ebben az esetben a gyűjtőterületi munka is hatékonyabb lehetne, hiszen kevesebb iratképzőt kellene ellenőriznie a levéltáraknak, amelyekben viszont 9 Tulajdonképpen olyan adatbázist nem lehet készíteni, amely pontosan mutatja, hog)' egy iratképzőnél mekkora mennyiséget tesznek ki a maradandó értékű iratok, és ezek mikor keletkeztek. Csak hozzávetőleges adatokkal lehet dolgozni. A pontos iratmennyiségek csak az irattár rendezésekor derülnek ki. A tanácsi iratok beszállítása előtt pedig fontos, hogy az önkormányzatok dolgozói megselejtezzék a közigazgatásban keletkezett, és már ügyviteli értéküket elveszett iratokat, hiszen ezzel jelentősen csökkenthető a beszállítandó iratok mennyisége. 1

0 LAKOS, 2007. 78. 1

1 Szerencsére nem mindegyik közlevéltár rendelkezik olyan rossz raktárkapacitással, mint a BKMOL. 22