Levéltári Szemle, 59. (2009)

Levéltári Szemle, 59. (2009) 2. szám - GYŰJTŐTERÜLET - SÓBER PÉTER: Gyűjtőterületi ellenőrzések és tapasztalatai Bács-Kiskun megyében

Gyűjtőterületi ellenőrzések és tapasztalatai Bács-Kiskun megyében minőségű legyen, és az, hogy a levéltáraknak — elméletileg — megfelelő „fegyver" van a kezükben ahhoz, hogy kikényszerítsék azt, amit a jogszabályok tartalmaznak. Ez elég furcsán hangzik, hiszen ha valami egy jogszabályban le van írva, akkor azt mindenkinek be kell tartama azok közül, akikre a törvény vonatkozik. Jelen esetben a közfeladatot ellátó szerveknek. Csakhogy ez nem minden esetben van így (erre a kérdésre még visszatérek). A másik nagyon fontos jogszabály konkrétan a levéltárak szakmai követelményeit szabályozza. A már említett Rendelet 8.§-a határozza meg az általános levéltárak ún. szervellenőrzési tevékenységét, vagyis a köziratot termelő iratképzők iratkezelésének és irattárának ellenőrzését. Ennek értelmében „... az országos és megyei szintű államigazgatási, bírósági, ügyészségi és rendvédelmi szervek, továbbá a megyei és városi képviselő-testület hivatala iratkezelésének ellenőrzésére lehetőleg háromévenként, a többi — működése során maradandó értékű iratokat létrehozó — szerv iratkezelésnek ellenőrzésére pedig ötévenként legalább egyszer kerüljön sor. '

n Mint látható, a jogszabály alkotói — talán ismerve a levéltárak jelenlegi anyagi és technikai feltételeit — hagytak egy kiskaput a levéltárak számára, hiszen a „lehetőleg" szó kis mozgásteret ad a levéltárak számára az iratkezelés ellenőrzésének gyakoriságát tekintve. Az öt évet azonban tartani kell, vagyis egy ötéves periódusban minden iratképzőt ellenőrizni kell. Ez nem kevés, ha meggondoljuk, hogy P-L- Bács-Kiskun megyében majdnem 700 (!) ellenőrizendő iratképző található! A Bács-Kiskun megyei tapasztalatok A Bács-Kiskun Megyei Önkormányzat Levéltára 2003 nyarán kezdte el újra ellenőrzési tevékenységét, miután személyi—technikai feltételei ezt lehetővé tették. Az gyűjtőterületi terv szerint először a legfontosabb köziratot termelő iratképzők, vagyis a helyi önkormányzatok, a bírósági—ügyészségi szervek, valamint a földhivatalok kerültek górcső alá. A hatalmas lemaradás miatt 3 év alatt sikerült a fentebb említett összes maradandó iratokat termelő szerveket ellenőrizni. Az ellenőrzési program teljesítette az elvárásokat, a lemaradás nagy része bepódásra került. Ez után eg)

7 új szervellenőrzési szisztémát dolgoztak ki a levéltár gyűjtőterülettel foglalkozó munkatársai, amely évenként 40 iratképző vizsgálatát határozta meg. A következő 5 évben ezen szisztéma alapján kerülnek elosztásra a megyében található maradandó iratokat termelő szervek. A vizsgálat célja — ahogy a jogszabály is megfogalmazza — az, hog}

7 „...a maradandó értékű irattári anyag épségben és használható állapotbanmaradjon fenn. Sajnálatos módon az utóbbi évek permanens gazdasági problémái, és az ebből fakadó megszorítások a levéltárakat sem kerülték el. Ennek következtében — majd mindenhol — csökkent a személyi állomány, és folyamatosan csökken a dologi kiadásokra fordítható pénz mennyisége is. A Bács-Kiskun Megyei Levéltárban is ez a helyzet. Jelenleg már csak egyeden fő végzi a gyűjtőterületi munkát annak minden elemével együtt (korábban 3 fő végezte). A gyűjtőterületi munka nemcsak a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének és irattárának ellenőrzését jelenti, hanem a selejtezési jegyzőkönyvek átnézését és záradékolását, az irattár-ellenőrzésekről készült adatok számítógépre vitelét és lehetőség szerint adatbázisok és statisztikák készítését a még kint található iratfajtákról, évkörükről, mennyiségükről, az iratkezelési szabályzatok véleményezését stb. 7 Rendelet, 8. § (2) bekezdés 8 Rendelet, 8.§ (4) с pont. 21