Levéltári Szemle, 58. (2008)

Levéltári Szemle, 58. (2008) 2. szám - LEVÉLTÁRI TAPASZTALATOK - FEHÉR CSABA: A Budapesti Rendőr-főkapitányság szerveinek ellenőrzése során szerzett tapasztalatok (2005-2006)

veknek mekkora az elmaradása, illetve milyen rendszertelen ez a folyamat. Mellesleg a minősítés feloldásával korábban operatívnak minősülő anyag a nyílt selejtezési jegyzőkönyveken keresztül könnyen kicsúszhatott a rostán, főleg ha nem jelölték azok korábbi TÜK-ös besorolását. Az 1990 előtt egészen bizonyosan vezetett bűnügyi nyilvántartások (prostituáltak stb.) sem kerültek látóterünkbe, bár igaz, hogy az 1994. évi XXXIV. számú rendőrségi törvény elfogadásával ezek vezetése alkotmányellenessé vált, így azokat szóbeli információ szerint megsemmisítették, ezzel eltüntetve az ezirányú történeti kutatások egyik lehetséges, fontos forrását.

1

5 Az iratanyag kezelése Az iratkezelési feladatok folytatásával kapcsolatban megállapíthatjuk, hogy a megbízott alkalmazottak az iratkezelési szabályzatokban meghatározottak szerint járnak el munkájuk ellátása során. Az iktatókönyveket a kilencvenes évek végéig manuálisan vezették, majd az évezredfordulóval bevezetésre került a ROBOTZSARU elnevezésű számítógépes iktató program. Az így elektronikusan vezetett iktatókönyveket általában nem nyomtatják ki. Kivételt képez pl. a IV. kerület Rendőrkapitányság, ahol megmutatták a kinyomtatott segédleteket. A program működésével kapcsolatban a felhasználók ambivalens nyilatkozatokat tettek. Magunk is tapasztaltuk, hogy a szoftver kezelése nem zökkenőmentes. Napjaink problémája, hogy a selejtezési jegyzőkönyvek készítésekor (a programból történő kinyomtatásakor) az egyes személyek neveit nem lehet monogramra rövidíteni, amely a kapott tájékoztatás szerint rendőrségi, belső előírás, ezért egyenként manuálisan festik ki azokat, illetve begépelik a jegyzéket.

1

6 Előfordult viszont az is, hogy anonimizálás nélkül küldték be a jegyzőkönyvet.

1

7 További fogyatékossága a programnak, hogy a rendszer az ügy keletkeztetésekor (nem lezárt ügyirat esetében az utolsó ügymozgást véve figyelembe) nem az irat keletkezésének megfelelő, akkor hatályos irattári terv szerinti őrzési időt rögzíti, továbbá módosítja az iktatószámokat is. A fentiekből természetesen a selejtezési jegyzőkönyv elbírálásakor is adódnak problémák. Felvetettük, hogy a keletkezési évet követően irattári jellel ellátott iratok esetében, főképp, ha időközben változott az irattári terv és ezzel összefüggésben az őrzési idő is, ezt jelezzék a jegyzőkönyvben. Az új iratkezelési szabályzat alapján ugyanis (amelyet utasítás formájában az Országos Rendőrfőkapitány ad ki) a tételszámot csak az irattárba helyezéskor kapja meg az ügy. Ez részben indokolt, hiszen előfordulhat, hogy szabálysértésnek indul az ügy, ám a nyomozás során feltárt információk alapján az végül bűncselekménnyé „fejlődik", amelyre persze már más tételszám, illetve őrzési idő vonatkozik. A szoftver a selejtezési jegyzőkönyv listázásakor továbbá hibákat is vét, úgymint még nem selejtezhető tételeket illeszt a jegyzékbe, s kérdőjeleket tesz iktatószámok és 1

5 2007 februárjában a főkapitány úrnak írott levelünkben már kértük az 1990 előtt keletkezett operatív iratok, valamint nyilvántartások hollétének meghatározását, illetve megsemmisítésük igazolását, amelyre választ nem kaptunk. Az új főkapitánnyal októberben folytatott megbeszélésen újból felvetettük a kérdést. ígéretet kaptunk arra, hogy megvizsgálja a problémát, bár leszögezte, hogy az elődök tevékenységéért felelősséget nem tud vállalni. 1

6 Egy abszurd példa a követendő gyakorlatra: „II. J....P... pápa látogatása". 1

7 A főkapitány úrnak írott levelünkben jeleztük, hogy a továbbiakban anonimizálás nélkül kérjük a jegyzőkönyveket. 68