Levéltári Szemle, 56. (2006)

Levéltári Szemle, 56. (2006) 1. szám - JELENTÉSEK, BESZÁMOLÓK - Pintér Mariann: Beszámoló a nemzetközi levéltári gyakorlatról: Párizs, 2005. április 6.–június 15. / 58–67. o.

szintén a DAF koordinál. Lehetőségem volt bepillantani a francia Külügyminisztériumban és a Kulturális és Kommunikációs Minisztériumban (Ministére de la Culture et de la Communication) folyó munkába, amelyeket személyesen is meglátogattam. Mindkét minisztérium esete speciálisnak mondható. A Külügyminisztérium saját Külügyi Levéltárat (Archives du ministére des Affaires étrangéres) tart fenn, amely két részre oszlik, az egyik az ún. Történeti Levéltár, amely klasszikus levéltárként működik, saját — meglehetősen nagy forgalmú — kutató teremmel, a másik iratkezelési feladatokat — pl. iktatás — lát el (a magyar fogalmak szerint tehát inkább irattárnak felel meg). A Külügyminisztérium Levéltára — vagyis a tulajdonképpeni irattár a Levéltári Dokumentációs Osztály (Département des archives courantes et intermédiaires) saját részére gyűjti és kezeli az iratokat. Megjegyzendő, hogy a követségek iratanyaga nem Párizsban, hanem Nantes-ban, a Diplomáciai Iratok Levéltáriban (Archives Diplomatiques de Nantes) található, a párizsi központ csak a minisztériumban keletkezett iratokat őrzi.

139 A Külügyminisztérium saját fejlesztésű iktató- és nyilvántartó rendszert használ, amelyhez csak azok a levéltáros kollégák férhetnek hozzá, akik vagy a központi iktatóban, vagy a különböző minisztériumi osztályokon dolgoznak. A Kulturális és Kommunikációs Minisztériumban egy ún. Levéltári Misszió (Mission des Archives) működik, amelyet a DAF által kihelyezett levéltáros vezet, és amely utólagos iratrendezést végez, valamint a minisztérium alá tartózó országos hatáskörű szervek iratkezelését is ellenőrzi. Az utólagos iratrendezés azért különösen fontos, mert meglepetéssel tapasztaltam, hogy a minisztériumban nincs iktatás (sem centralizált, sem decentralizált), amely valószínűleg az eltérő közigazgatási hagyományok eredménye. Az összetartozó dokumentumok egy dossziéba kerülnek, azokat utólag, a levéltáros vagy az irattáros rendezi. Csoportosan látogattuk meg a Fontainebleau-ban működő Jelenkori Levéltári Központot (Centre des Archives Contemporaines) amelyet 1969-ben eredetileg a szelektálni kívánt iratok számára, úgynevezett átmeneti levéltárként hoztak létre. Az azóta eltelt évek gyakorlata megmutatta, hogy az iratok helyi rendezése és szelekciója túl nagy feladatot ró a levéltárosokra, és a raktárak mennyisége sem elegendő ezen feladat ellátásához. így a CAC lassan „végleges" levéltárrá alakult át és az 1952 óta keletkezett miniszteriális iratok őrzője lett, mindamellett folyamatos kapcsolatban áll a különböző minisztériumokkal és folyamatosan kölcsönöz nekik dokumentumokat, ha arra szükség van (a gyakorlatban ez naponta szükséges). Látható, hogy a CAC segítséget nyújt a közigazgatás napi feladataihoz, annak aktív része. Összességében elmondható, hogy ez a Levéltár eredetileg sokkal inkább közigazgatási funkciót látott el (részben még ma is), mint történelmit, még ha nem is a minisztériumokon belül működik, mint a külügyi levéltár vagy a kulturális tárcán belül működő levéltári misszió. A gyakorlati munkán túl vitát folytattunk a válogatás és selejtezés módszereiről, valamint e modul keretében számoltam be a Magyar Országos Levéltár Kormányzati Gyűjtőterületi Osztályának munkájáról, amellyel kapcsolatban számos kérdést kaptam. A modul vezetője Christine Petiilat, a CAC igazgatónője volt. A modul második hetében Dél-Franciaországban számos megyei és városi levéltárat látogattunk meg, többek között a Toulouse-i Városi Levéltárat (Archives de Toulouse) az A minisztérium Colmarban is üzemeltet egy levéltárat 1986 óta, amelyben a franciaországi német megszállás iratai találhatóak. 62