Levéltári Szemle, 55. (2005)

Levéltári Szemle, 55. (2005) 4. szám - Hírek - Szabó Csaba: Das Zwischenarchiv: az átmeneti levéltár / 90–92. o.

kezdte meg működését a Zwischenarchiv. Az iratok elhelyezésére a 16 millió márka tervezett költség helyett 14 millió márkából egy új négyszintes raktárt (66 000 ifm befogadóképességgel) és egy korábbi épületből átalakított kétszintes raktárt (20 000 ifm kapacitással) építettek. Tekintettel voltak az iratok optimális tárolási követelményeire, de alapvetően abból indultak ki, hogy az iratok mintegy 20%-ának átmeneti, maximum harminc évig, csak ritkán tovább tartó raktározását kell megoldani. Az akták jelentős részének őrzési ideje hamarabb lejár, selejtezhetővé válnak. Ezen a helyen kell megemlíteni, hogy az átmeneti levéltár nem egyedülálló német „képződmény". A francia Dépot de Préarchivage Fontainebleauban 280 000 ifm elhelyezésére alkalmas, az angol Records Centre Hayesben 300 000 ifm irat befogadására képes. A Zwischenarchivok megítélése Németországban pozitív. Jelentős pénzmegtakarítást is eredményezett az átmeneti levéltárak kialakítása a kormányzat számára. A szövetségi minisztériumok irattáraiban azonnal jelentkezett a hatás az irattárak fenntartási költségeinek csökkenésével. A minisztériumok, legfőbb állami hivatalok általában a belvárosokban találhatók, ahol a négyzetméterárak amúgy is magasak. A központokban a minisztériumi épületek zsúfolt irattárai luxuskiadásnak minősülnek, ha pedig az iratok tárolásra alkalmatlan pincékbe kerülnek, az felelőtlenség. Az átmeneti irattárak a város peremén, az olcsóbb négyzetméterárakkal bíró, de jól megközelíthető elő- vagy külvárosi részeken épültek fel. Itt a levegő sem olyan szennyezett, mint a közlekedéstől terhelt belvárosokban és az iratok átmeneti őrzésére teljesen alkalmas modern raktárak is jobb megoldásnak számítanak, mint a víz-, szennyvízcsövekkel behálózott pincehelyiségek, ahol az iratok állandó veszélynek vannak kitéve. A raktárak modern, gyors építészeti technológiával, rendkívül költségkímélő megoldásokkal készültek, ugyanakkor kedvezőbb tárolási feltételeket kínálnak, mint a legtöbb irattár. Az irattárak személyi állományának némi leépítése is jelentős megtakarítást eredményezett. Mindez megfelel a takarékos állam politikai célkitűzésének. A Zwischenarchivok olyan szolgáltatást nyújtanak, amely az iratok keletkeztetőjét éppen úgy kielégíti, mint a Bundesarchivot, ahova az iratok maradandó értékűnek minősített része idővel végső elhelyezésre kerül. Tulajdonképpen úgy is fel lehet fogni az átmeneti levéltárak működését, mint egy régi irattárat, ahonnan csak szükség esetén kell a lezárt aktákat az ügymenet számára ismételten kikérni. Napjainkban az iratok átadását a Zwischenarchiv részére, a Szövetségi Belügyminisztérium által kidolgozott, a kormány által 2001. július 11-én jóváhagyott irattári iránymutatás (Richtlinie fúr die Schriftgutverwaltung = Registraturrichtlinie [RegRJ) szabályozza. Általában néhány évvel az irat keletkezése, illetve feldolgozása után az átmeneti levéltárba kerül. Az iratok átadása egységes elektronikus és papíralapú átadási jegyzékkel történik. Az irattárakban összeállított elektronikus jegyzéket a Zwischenarchivban azonnal migrálják egy adatbázisba, ami átjárható kapcsolatban áll a Bundesarchiv Basys S nevű adatbázisával. Már a programban megkapják az iratok a levéltári jelzetet, az egyes minisztériumokra és hivatalokra érvényes jelzetet, valamint egy folyamatos számsort. Pl. B 106 154111 vagy B 141 23124 (azaz Bundesministerium für Innern = Szövetségi Belügyminisztérium 154111 számú ügyirat vagy Bundesministerium fúr Justiz = Szövetségi Igazságügy minisztérium 23124 számú ügyirat). Később a levéltárosok a program segítségével, az adatbázisba bevitt adatok alapján döntik el, hogy az őrzési idő lejártával az 91