Levéltári Szemle, 55. (2005)

Levéltári Szemle, 55. (2005) 4. szám - Hírek - Szabó Csaba: Das Zwischenarchiv: az átmeneti levéltár / 90–92. o.

ügyirat selejtezhető vagy maradandó értéket képvisel és a levéltárnak átadható. Ugyancsak az adatbázisból gyorsan kinyerhetők a maradandó értékű iratokról a szükséges adatok, amelyeket azonnal átemelnek a levéltár fondjegyzékébe. A selejtezési jegyzék is könnyedén előállítható az adatbázisból. A szakszerű őrzésről a levéltárosok és a tapasztalt kezelők mellett az adatbázis garantálja az ügyiratok pontos — 24 órán belüli — kölcsönzését a keletkeztetőnek, az őrzési idők figyelését, majd a selejtezési eljárások idejét, vagy a szövetségi levéltár számára történő végleges átadást. A Zwischenarchivban az iratokat addig őrzik, amíg azt az átadó az egyes ügyiratokon feltüntetve kikötötte. Általában 10-20 év között kell megőrizni az iratokat, a 30 évnél további őrzési időt külön indokolni kell. Az őrzési idő azzal az évvel kezdődik, amikor az ügyiratot lezárták. Abból indulnak ki, hogy ebben az időszakban az ügyiratot az átadó bármikor kikérheti, ezért a selejtezésre vagy végleges levéltári átadásra csakis az őrzési idő lejártával kerülhet sor. Egy minisztérium vagy hivatal által keletkeztetett iratot csakis ennek engedélyével lehet másik minisztérium vagy hivatal számára kiadni. A Zwischenarchivban őrzött iratokat az általános, a szövetségi levéltári törvényben rögzített 30 éves kutatási korlátozáson belül, a keletkeztető engedélyével lehet kutatni. Szabó Csaba 92