Levéltári Szemle, 55. (2005)

Levéltári Szemle, 55. (2005) 4. szám - Viszket Zoltán–Zentai Katalin: A hungarikakutatás és a Magyar Országos Levéltárban őrzött hungarikajelentés-gyűjtemény / 41–57. o.

országonként 1-től kezdve időrendben haladva növekvő számozással. Az előrendezés során került sor a jelentések dobozolására is. A dobozolt hungarikajelentések az Országos Levéltár óbudai épületében találhatók és kutatásuk is itt történik. A jelentések nagyon eltérő színvonala miatt sajnos nem lehetett egységes feldolgozási szisztémát használni, mert — mint már fent említettük — a néhány soros említésektől, a vaskos, kiválóan jegyzékeit jelentésekig minden előfordult. Gondot okozott a feltárt anyag beazonosításánál, hogy előfordult olyan eset is, amikor ugyanazt a fondot több alkalommal, más kutatók tárták fel, de különböző néven illették. Mivel egyes feltárások óta több mint ötven év telt el, ami rengeteg változást hozott magával, néha az is kérdésessé vált, hogy egyáltalán ugyanarról a fondról van-e szó. A jelentésekben szereplő levéltári anyagok különböző volta miatt az eltérő esetekben más módszerek szükségeltettek az iratok beazonosításához. A legegyszerűbb eset, amikor a feltárt hungarikát már mikro fiimeztette a Magyar Országos Levéltár, így azok szerepelnek az adatbázis „Mikrofilmtár" részében. Mivel a „Mikrofilmtár" és a „Hungarika" rész egymást kiegészíti, ezért a „Hungariká"-ba nem vettük fel a jelentést, mert a feltárt anyag már megtalálható a levéltár Filmtárában. A következő eset, amikor a feltárt iratoknak csak egy része került mikrofilmezésre. Ekkor felvettük a jelentést a hungarika-adatbázisba utalva arra, hogy az anyag egy része már kutatható a levéltárban. Ebben az esetben nehézséget okozott, hogy a Magyar Országos Levéltár adatbázisába csak kötött úton lehet bevinni az adatokat (hetes tagolódás, amiben a 3.(levéltár) és a 6. (fond) szint kihagyhatatlan) , ugyanakkor a külföldi levéltárak felépítései — amelyek országonként különbözőek — természetesen nem azonosak az adatbázisunk által megadott struktúrával. Ilyenkor próbáltuk meghatározni, hogy az eredeti iratok milyen rendszerben találhatók (ország, város, levéltár, levéltáron belüli szintek) és ezt igyekeztünk összhangba hozni a hazai struktúrával. A külföldi levéltári rendszerek megismerésében és a levéltári szintek megállapításában elsősorban az interneten elérhető levéltárak web-oldalaira tudtunk támaszkodni, amelyeken — sajnos nem minden esetben — lehetőség van arra, hogy kiderítsük azt, hogy abban a rendszerben milyen helyet foglal el a kérdéses levéltári anyag. Több ország esetében (Szlovákia, Vatikán, Románia stb.) rendelkezésünkre álltak levéltári ismertetők és fondjegyzékek, amelyek segítségével szintén meg lehet állapítani az eredeti irat levéltárban történő elhelyezkedését. A legtöbb feltárt hungarikáról nem készült mikrofilm. Ebben az esetben a feldolgozás során hasonló eljárást követtünk, mint az előző esetben. A különbség az volt, hogy ezeknél a jelentéseknél nem volt a filmtári adatbázis által nyújtott kiindulási segítség. Ez azoknál a hungarikajelentéseknél okozott különösen nagy problémát, ahol a jelentésből nem derült ki, hogy konkrétan hol kutatott a feltáró. 17 PL: Horváth Zoltán romániai anyagot feltárt hungarikajelentése 1965-ből R I jelzetet kapott. I!! A Magyar Országos Levéltár számítógépes adatbázisa három fö részből áll. A MOL-ban őrzött erdeti iratok (Ol-Fond), a Mikrofilmtár állománya (Film-Fond) és a Hungarikajelentés-gyűjtemény (Hungarika). Ezek a FOND-X nevű adatbázis-kezelő szoftver segítségével elérhetőek és fejleszlhetöek. A levéltáros köztudatban a FOND-X kifejezés már egybeforrt magával az adatbázis megnevezésével. 19 Az adatbázis szintrendszere a következő: 1. intézmények nagy csoportja (pl. ország), 2. intézmények kisebb csoportja (pl. tartományi levéltárak), 3. levéltár, 4. fondföcsoport (szekció), 5. fondcsoport (levéltár), 6. fond, 7. állag. 52