Levéltári Szemle, 55. (2005)

Levéltári Szemle, 55. (2005) 3. szám - A második nemzetközi szabvány: az ISAAR (CPF) / 32–70. o.

4.9. Az ISAAR (CPF) szerint létrehozott azonosító leírásban szerepelő elemek többsége felhasználható hozzáférési pontként. A szabványosított hozzáférési pontokra vonatkozó szabályozásokat vagy gyakorlatot országonként, vagy nyelvenként érdemes kidolgozni. Ugyanezen keretek között kellene létrehozni a használatos fogalomtárakat/tezauruszokat vagy olyan egyezményeket, melyek meghatározzák az elemek tartalmának kiválasztását és létrehozását. Az alábbi ISO szabványok használhatók ellenőrzött fogalomtárak/tezauruszok kidolgozásához és továbbfejlesztéséhez: ISO 5963 Documentation — Methods far examining documents, determining their subjects, and se/ecting indexing terms, ISO 2788 Documentation — Guidelines far the establishement and development of monolingual thesauri, ISO 5964 Documentation - - Guidelines for the establishement and development of multilingual thesauri, ISO 999 Information and documentation — Guidelines for the content, organization and presentation of indexes. A leírás bármely elemében a (publikált) forrásra/müre történő (bibliográfiai) hivatkozás esetén a szabvány utolsó változatát javasoljuk felhasználni. ISO 690 Documentation — Bih/iographic references — Content, farm and structure. 4.10. A szabványban szereplő példák csak minták, nem kötelező érvényű előírások. Az egyes szabályoknál szereplő példák csak megvilágítják azok alkalmazását, de nem jelentik a szabályok kibővítését. Nem szabad tehát ezeket a példákat, vagy azok megjelenési formáit előírásnak/utasításnak tekinteni. " 4.11. Jelen szabvány úgy került kidolgozásra, hogy az ISAD (G) — A levéltári leírás általános nemzetközi szabványa — második kiadásával és a nemzeti leírási szabványokkal együttesen alkalmazható legyen. Ha ezeket a szabványokat egy levéltári leírási rendszerben vagy hálózatban együttesen használjuk, az azonosító leírások kapcsolódni fognak az iratok leírásaival és vica versa. Ezen kapcsolatok létrehozására lásd a hatodik fejezet útmutatását. A levéltári anyag/iratok ISAD (G)-nek megfelelő leírásait a levéltári azonosító leírásokhoz az „iratképző(k)/fondképző(k) neve" (ISAD (G) 3.2.1 elem) és az „igazgatástöi-ténet/életrajz" (ISAD (G) 3.2.2 elem) elemekkel lehet összekapcsolni. 4.12. Jelen szabvány célja, hogy a nemzeti szabványokkal és egyezményekkel együttesen lehessen alkalmazni. A levéltárosok a saját nemzeti szabványaik alapján dönthetik el, hogy mely leírási elemeket lehetnek többszörözhetők, és melyek nem. Számos országban a levéltári leírási rendszerek egy adott entitás vonatkozásában megkövetelik az adott entitás nevének egyetlen kitüntetett alakját, míg más országokban egy névhez több szabványos alak is tartozhat. 4.13. Jelen szabván) a levéltári információ-cseréhez szükséges feltételeknek csupán egy részét tartalmazza. A számítógépes hálózatokon történő automatikus információcsere sikere a megfelelő kommunikációs formátumnak az érintett levéltár által történő elfogadásától függ. Az Encoded Archivál Context (EAC)

j3 egy ilyen formátum. Lehetővé teszi az ISAAR (CPF) szabványnak megfelelő levéltári besorolási adatok vveb-en történő cseréjét. Az EAC-ot DTD (Document Type Definition) formában fejlesztették ki XML ((Extensible Markup Language)) és SGML (Standard Generalized Markup Language) formátumban. 2 A szabvány itt utal a szövegközi pékiák használatára és azok megjelenítésére. A fordítás során elhagytuk a szövegközi példákat, amelyek egyébként egységesített formában megtalálhatóak az eredeti kiadás függelékeiben Mi ezek közül egy-egy jellemző példát közlünk a függelékben. Az HAC a különböző formátumban lévő levéltári azonosító/leírási adatok/rekordok harmonizálására kidolgozott formátum. 45