Levéltári Szemle, 55. (2005)

Levéltári Szemle, 55. (2005) 3. szám - A második nemzetközi szabvány: az ISAAR (CPF) / 32–70. o.

ós elemek tartalmát az alkalmazás során az adott intézmény áltai használt szabályok és/vagy szabályzatok, az általuk követett gyakorlat szabják meg. 4.2. Jelen szabvány olyan információs elemeket foglal össze, melyek mindegyike tartalmazza: a) a leírási elem nevét, b) az elem leírásba való felvételének célját, c) az adott elem esetében alkalmazható szabályt, vagy általános szabályokat, d) és, amennyiben ez lehetséges, a szabály vagy szabályok alkalmazását bemutató példákat. 4.3. A bekezdések számozása csak a hivatkozások megkönnyítésére szolgál. Ezen számozás felhasználása a leírási elemek megjelölésére, a leírások szerkezetének, vagy rendjének megállapítására nem javasolt. 4.4. Egy levéltári azonosító leírás leírási elemei négy adatcsoportba tagozódnak: 1. Azonosítási adatcsoport (identity area): azon információk összessége, melyek kizárólagos módon azonosítják a leírandó entitást és meghatározzák a rekord egységesített hozzáférési pontját (standardized access point). 2. Leírási adatcsoport (description area): az entitás jellegére, kontextusára és tevékenységére vonatkozó lényeges információk összessége. 3. Kapcsolatok adatcsoportja (relationships area): más szervezetek/testületekkel, személyekkel, vagy családokkal fenntartott kapcsolatok

7 leírása és rögzítése. 4. Kontroll adatcsoport (control area): a levéltári azonosító leírás kizárólagos azonosítása és azon adatok összessége, melyek meghatározzák hogyan, mikor és mely intézmény hozta létre és tartja karban az adott rekordot. 4.5. Jelen szabvány hatodik fejezete útmutató a levéltári azonosító leírások és az entitások által képzett iratok, és/vagy a róluk szóló vagy általuk létrehozott egyéb információs források leírásainak összekapcsolására. A hatodik fejezet tartalmaz továbbá egy adatmodellt, mely megjeleníti az iratképzőket leíró azonosító leírások és az ezen iratképzőktől származó iratanyagok leírásai közti kapcsolatokat. 4.6. Az A függelék táblázatában minden leírási elemnél nyomon követhetők a szabvány első és második változatának azonosságai és különbségei. A B függelék jelen szabvány alapján létrehozott levéltári azonosító leírásra vonatkozó teljes példákat tartalmaz. 4.7. Minden, a jelen szabványba foglalt elem felhasználható azonosító leírás kialakításához, de közülük az alábbi négy elengedhetetlen. Ezek: a) az entitás típusa (5.1.1 elem), b) kitüntetett névalak (5.1.2 elem), c) működési idő (5.2.1 elem), d) az azonosító leírás azonosítási kódja (5.4.1 elem). 4.8. A leírt entitás jellegzetessége/sajátossága és azon rendszer vagy hálózat tulajdonságai/követelményei, melyben az azonosító leírás készítője dolgozik, határozzák meg hogy a leírás mely opcionális elemei használhatóak az adott levéltári azonosító leírásban és azt, hogy az egyes elemeket szöveges/narratív vagy strukturált formában mutatják be. 44