Levéltári Szemle, 54. (2004)

Levéltári Szemle, 54. (2004) 1. szám - HÍREK - Szegőfi Anna: Az Önkormányzati Levéltárak Tanácsa 2003. évi közgyűlése / 84–91. o.

mint arról, hogy a működtetési költségekről csak a pályázaton győztes program paramétereinek ismeretében tudnak nyilatkozni. Lakos János vezető szakfelügyelő felhívta a jelenlévők figyelmét arra, hogy a szakfelügyeleti felmérések alapján a kötelező nyilvántartások terén igen kusza a helyzet, és ez a végrehajtásnál gondot fog okozni. Künstler Ferenc A levéltárak középtávú informatikai tervezésének kérdései címmel tartott előadásában felvázolta a szakma informatikai stratégiai középtávú tervének fontosságát, és körvonalazta az elkészítés lehetséges módját. Előadásában leszögezte, hogy a középtávú tervezés mind szakmai, mind pénzügyi megfontolásból elengedhetetlen. Hangsúlyozta, hogy a levéltárak számítástechnikai fejlesztésének mára szinte egyetlen lehetősége a pályázati úton szerzett támogatás. Az előadó értelmezésében a sikeres pályázatok alapvető feltétele az igényes, megalapozott szakmai középtávú terv elkészítése. A sürgető időre hivatkozással határidőként az év végét jelölte meg, a megvalósítást bizottsági formában, a levéltárak igényeinek figyelembe vételével tartotta célszerűnek. Előadásának további részében az informatika fejlesztések néhány fontos szempontjára hívta fel a figyelmet: • A szakmai informatikai stratégiai terv, az intézményi fejlesztési koncepció és a középtávú terv kidolgozása is a levéltárosok és nem az informatikusok feladata. • A kitűzött pályázati célok között egyre inkább háttérbe szorul az eszközbeszerzés, helyette a szolgáltatások, főként az internetes elérés bővítése kerül előtérbe. • A számítástechnikai fejlesztések ma a levéltárakban két téma köré csoportosíthatók: az adatbázis-építés és a digitalizálás. A levéltári szakma sajátosságaiból következik, hogy a kettő elválasztása nem szerencsés. • Az informatikai fejlesztést össze kell kapcsolni az állományvédelmi feladatokkal, a digitalizálásnak a közzététel mellett az iratvédelmet is kell szolgálnia. • Az iratok őrzése és kutathatóvá tétele mellett levéltári szakmai feladat az iratok gyűjtése is. A középtávú tervezésből nem maradhat ki az elektronikus iratok védelme, archiválása, levéltári fogadásának, őrzésének, feldolgozásának megoldása. Szegőfi Anna a levéltárak informatikai középtávú tervének kidolgozásához szerkesztett mintát. Elképzelése szerint a levéltári tervezés alapja, hogy a számítógép segítségével az örizetünkben lévő források feltárása és megjelentetése megsokszorozható, létrehozható a virtuális levéltár. A virtuális levéltár nemcsak rögzíti a forrásokat, hanem a forrásokhoz csatolja a levéltári munka teljes spektrumát a fondkialakítástól a forrásközlés jegyzetapparátusának megszerkesztéséig, miközben az őrzési és állományvédelmi gondokat is megoldja. A virtuális levéltár megvalósítása többévi munka. A munka egy része a kezelő technika létrehozása és fenntartása, másik része a források rögzítése és megjelenítése. A megvalósítás alapja az informatikai terv, amelynek fontosságát és pályázati kapcsolatait illetően egyetértett Künstler Ferenc véleményével. A terv elkészítésének első lépése, hogy a vezetés és a munkatársak átgondolják és megfogalmazzák intézményük számítástechnikai koncepcióját. Segítséget jelenthet ebben a munkában, ha megismerkedünk más levéltárak elképzeléseivel, és lehetőség adódik szakmai vitára is. A középtávú terv szerkezetének mintája ezt a célt szolgálja. A szerkezeti minta ismertetését a tartalmi követelményekre vonatkozó utalásokkal egészítette ki az előadó, az alábbiak szerint: 88