Levéltári Szemle, 53. (2003)

Levéltári Szemle, 53. (2003) 4. szám - HÍREK - Nagy Róbert: Beszámoló az MLE Nyugat-Dunántúli Szekciójának zalaegerszegi üléséről / 70–72. o.

BESZÁMOLÓ AZ MLE NYUGAT-DUNÁNTÚLI SZEKCIÓJÁNAK ZALAEGERSZEGI ÜLÉSÉRŐL A Zala, Vas és Győr-Moson-Sopron megyék levéltárosait tömörítő MLE NyugatDunántúli Szekciójának ez évi soros ülésére a Zala Megyei Levéltár (ZML) szervezésében, Zalaegerszegen, a Megyeház dísztermében került sor 2003. május 2Ö-án. A tanácskozás azt tűzte ki célul, hogy ismertesse, összehasonlítsa a régió levéltárainak kutatószolgálattal, iratkezeléssel, irattár- és iratkezelés-ellenőrzéssel kapcsolatos tapasztalatait és problémáit. Az ülésen elhangzott előadások valójában a 10/2002. (IV. 13.) sz. NKÖM-rendeletbe foglalt szakmai követelményrendszer cseppet sem problémamentes végrehajtásának és az intézmények napi működésének differenciált bemutatását, elemzését eredményezték. Az első előadó, Óriné Bükéi Irén, a Zala Megyei Levéltár c. igazgatója, főlevéltárosa a fenti, 10/2002. sz. NKÖM-rendelet végrehajtásának tapasztalatai alapján az iratkezelés és szervellenőrzés megyei tapasztalatairól adott tájékoztatást. Ismertette, hogy a ZML 2000 óta szisztematikus szervellenörzéseket végez. Ezek célja: az iktatás, irattározás, tárolás körülményeinek vizsgálata, az iratképzőknél kint lévő ún. levéltárérett iratanyag mennyiségének, évkörének, állapotának a felmérése. Már e munka során több nehézség merült fel, így pl. az egységes szervnyilvántartáshoz szükséges számítógépes program hiánya, ami miatt a régi nyilvántartásokat használják, frissítik. A többszöri egyeztetéseknek köszönhetően 2002 őszére érték el, hogy az iratkezelési szabályzatok és irattári tervek a megye valamennyi önkormányzatánál elfogadhatóak legyenek. A ZML a szervellenőrzésekhez saját adatlapot készített, amely tartalmát tekintve harmonizál a majdani egységes szervnyilvántartás rendeletben megfogalmazott irányelveivel. Az előadásból azonban az is kiderült, hogy a rendeletben megszabott ellenőrzési gyakoriság a képzett szakemberek és a végrehajtáshoz szükséges anyagi háttér hiányában nem tartható be. Jelenleg Zala megyében 526 iratképző szerv van, amelyből 106 önkormányzat. A szerv látogatásokhoz négy képzett levéltáros és négy levéltári kezelő áll rendelkezésre. Fentiekből következően hasonlóképpen tarthatatlan a rendelet 8. § (6) bekezdésben előírt feltétel is, ugyanis a térség egy közlevéltára sem rendelkezik a végrehajtáshoz kellő számú levéltárossal. A szervellenőrzések során szerzett tapasztalatok alapján megállapítható, hogy az iratképző szervek nem ismerik megfelelően a munkájukhoz szükséges törvényi előírásokat, sőt előfordult olyan is, hogy azokat figyelembe sem vették. Külön probléma, hogy az új önkormányzatiság létrejötte óta nem várt nagyságrendben következtek be szervezeti változások, amiket a szervek az iratkezelésben gyakran nem követtek (pl. a megszűnt önkormányzati szervek iratanyagának kérdésköre). Hasonlóképpen súlyos problémaként jelentkezett egyes szerveknél az iratkezelésért felelős személyek szakképesítése, illetőleg ennek hiánya, miképpen az iratképzők iktatási rendszerével kapcsolatban is adódtak hiányosságok. Sok helyen még mindig manuális iktatás van, de ahol már áttértek a számítógépes iktatásra, ott is számos hiányosság figyelhető meg. Nagy gondot jelent az egységes szoftver hiánya; az egyes iratképzők egyénileg szerzik be az iktatáshoz szükséges szoftvereket, ezek egy része ellenőrizetlen és olyannyira különböznek egymástól, hogy e téren rövid időn belül súlyos zavarok támadtak. 70