Levéltári Szemle, 51. (2001)

Levéltári Szemle, 51. (2001) 4. szám - Koroknai Ákos: Elméleti felvetések a gazdasági iratok makroszintű levéltári értékelésének problematikájához 1989 után / 3–18. o.

ország, az általános folyamatok, a társadalom, a gazdaság, a gazdasági ágazat, a földrajzi hely történéseinek mikénti alakulása szempontjából, vajon nyújt-e új ismereteket vagy sem? Az iratokban rejlő információs érték meghatározásához -— miként az elsődleges érték megállapításához is — több szempont egyidejű figyelembevétele szükséges. Az egyik leglényegesebb értékelési szempont az információ egyediségének mérlegelése, hogy ti. az másutt más forrásban nem fordul-e elő publikált formában vagy publikálatlanul? Ezt a fajta értékelést egyre inkább nehezíti a információ-áradat, amelyből szinte reménytelen a gazdálkodó szervezeten belüli, ill. azon kívüli irattöbbszöröződéseket kiszűrni, amíg nem végzünk irattípusra bontható tevékenységelemzést. Valamely irat(anyag) információs értékének elbírálásánál az információ koncentráltságának megállapítása alapvető szempont. Schellenberg szerint extenzív az információ, ha kevés adatot tartalmaz, de sok személyt, tárgyat, jelenséget és eseményt érint (ilyen pl. egy társasági közgyűlési jegyzőkönyv); intenzív az információ, ha sok adatot közöl kevés személyről, tárgyról, jelenségről és eseményről (ilyen pl. egy laboratóriumi mérési jelentés); míg diverzifikált az információ, ha sok adatot hordoz különféle ügyekről (ilyenek pl. a piackutató kereskedelmi jelentések). Bármely típusú információt ott és abban az (ügy)iratban szükséges megőriznünk, ahol az a legkoncentráltabb formában fordul elő (az összefoglaló gazdálkodási adatokat pl. a mérlegekben). Leginformatívabbak azok az iratok, amelyek az extenzív, intenzív és diverzifikált adatokat egyszerre és sűrítve tartalmazzák (ilyenek pl. a kutatási zárójelentések). A statisztikák megőrzési gondjaihoz hasonlatos azoknak a terjedelmes műszaki és természettudományos dokumentumoknak az értékelése (kísérleti, fejlesztési, technológiai laboratóriumi mérési eredményekről stb.), amelyek egyedi, nyers adatok tömegét rögzítik, s amelyek értékelemzése külön tanulmány tárgya lehetne. Ezeknél úgyszintén a végösszegző koncentrált adatok, ill. információk megőrzése szükséges, minthogy a tudományos mérések, kísérletek stb. alapadatai — természetükből eredően — bármikor újra előállíthatók, s mert nem feltételezhető, hogy a gazdálkodó szervezetek ezeket — funkcionális működésük során — ne aknázták volna ki. A túl sok vagy a túl kevés megőrzése egyaránt hiba, azt jelzi, hogy az értékelés mélysége és minősége nem megfelelő. Az ilyen veszélyek a személyzeti, munkaügyi, pénzügyi, műszaki stb. tömeges iratok értékelésénél rendkívül nagyok. Előfordulhat ezért, hogy az értékelésbe külső szakértő(ke)t is be kell vonnunk, mint pl. a műszaki irategyütteseknél, mivel nincs levéltáros, aki valamennyi műszaki, gazdasági stb. tevékenységi területen és tudományágban oly mértékben jártas lenne, hogy az ezekben képződött (ügy)iratok értékelését képzettsége alapján megnyugtatóan elvégezhetné. A különféle korok különféle provenienciájú gazdálkodó szervezeteinél keletkező (ügy)iratok értékelése mindig rugalmasan, „testreszabott" értékelési szempontok szerint történhet. Abszolutizálható (egzakt) értékelési szabályok hiányában Schellenberg az arisztotelészi mérték betartását ajánlotta a közigazgatási iratok vonatkozásában. Megállapítása a gazdasági iratokra is érvényes. Már a schellenbergi proveniencia alapú és ügyintézés-centrikus, részben formális értékelési szempontok is hangsúlyozták az iratkeletkezés körülményei beható 7