Levéltári Szemle, 51. (2001)

Levéltári Szemle, 51. (2001) 4. szám - Koroknai Ákos: Elméleti felvetések a gazdasági iratok makroszintű levéltári értékelésének problematikájához 1989 után / 3–18. o.

A 20. és 21. század tömeges irattermelésének ismeretében tudomásul kell vennünk, hogy I. a gazdálkodó szervezeteknél sem őrizhető meg a teljes iratanyag, miként másutt sem, II. az iratok, irategyüttesek megőrzése nem függhet a változó kutatói igényektől, III. az iratértékelés nehézségei miatt még nem kell a mindent megőrzés veszélyes útjára lépni, IV. ésszerű kompromisszumok szükségesek az iratmegőrzési prioritások figyelembevételével. A rutinaktáknál kivétel nélkül megelégedhetünk a mintavételes iratmegőrzéssel, amely, ha elméletileg és módszertanilag jól megalapozott, tükrözi is a gazdálkodó szervezet működését, tevékenységét. Magyarországon a statisztikai és reprezentatív (illusztratív) levéltári mintavételezés alapelvei és módszerei ma még nem tisztázottak. Kidolgozásuk jelentősen segíthetné a levéltáros értékelő munkáját, mivel a mintavétel, főképpen a kombinált és komplex szempontokat érvényesítő mintavétel mindenkori célja, hogy valamely gazdálkodó szervezet teljes tevékenységét speciális szelekció révén — kevés iratanyag megőrzésével — úgy dokumentálja, hogy abban a különöset is illusztrálja. Természetesen, ha lesznek már alapelvek és módszerek, azok szintén nem értelmezhetők majd mereven és sablonszerűén, azokat mindig rugalmasan, a gazdálkodó szervezet sajátosságait figyelembe véve kell majd alkalmaznunk. A mintavételezési eljárás sosem lehet sémaszerű! 2/2. A gazdasági iratok információs értéke (a másodlagos érték) A levéltárak információs értékük miatt veszik át a gazdálkodó szervezetek iratait is. Az iratoknak másodlagos (de nem másodrendű!) értéke a bennük foglalt információtól függ. Az iratok információs — másként másodlagos — értékének helyes meghatározása eleve feltételezi elsődleges értékük előzetes meghatározását, minthogy elsődleges értékük információs értéküket alapvetően befolyásolja. Könnyű belátnunk, hogy valamely iratanyag információs értéke (szervre, személyre, tárgyra, jelenségre) az ügyintézési evidenciák ismerete nélkül szakszerűen nem állapítható meg. Az iratok másodlagos értéke felhasználói szempontból főként a későbbiekben nő meg, akkor, amikor az utókort már inkább érdekli maga az információ, mint annak keletkezése (elsődleges értéke), noha a kétféle érték csak egymás által (lenne) értelmezhető. A gazdaságban keletkező (ügy)iratok információs értékének meghatározása egyike az értékelés legingoványosabb területeinek, mivel bármely irat(együttes) jelentőségének tartalmi megítélése meglehetősen szubjektív. Mást tarthat fontosnak a korántsem egységes kutatás, mást a művelt nyilvánosság, mást a köz- és a magánigazgatás. A levéltáros képzettsége és tájékozottsága a kutatás eredményeit illetően döntő szerepet játszik abban, hogy valamely irat információs értékét a teljes iratanyag összefüggésrendszerének ismeretében mérvadó módon állapíthassa meg. Bármely gazdasági szerv irataiban foglalt információk összességét azért kell mindig átfogóan ismernünk, hogy megállapíthassuk, vajon indokolt-e az egyes dokumentum megőrzése az 6