Levéltári Szemle, 51. (2001)
Levéltári Szemle, 51. (2001) 4. szám - Koroknai Ákos: Elméleti felvetések a gazdasági iratok makroszintű levéltári értékelésének problematikájához 1989 után / 3–18. o.
rámutatott. 4 Ezek az iratok egyfelől visszatükrözik az ügyintézés teljes folyamatát, de annak részfázisait is, és attól függően, hogy az ügyintézés mely szintjén keletkeztek, „ügyintézési helyértékkel" rendelkeznek, azaz ügyintézési helyértéküket az ügyintézés szintje határozza meg. Hangsúlyozzuk azonban, hogy a gazdasági és más iratok ügyintézési „helyértéke" nem szükségszerűen esik egybe maradandó értékükkel. Az iratkeletkeztetési hierarchia felsőbb csúcsain is keletkeznek selejtezhető iratok, mint ahogyan az alsóbb iratképző szinteken is fordulhatnak elő maradandó értékű iratok. A gazdasági iratoknak — más iratokhoz hasonlóan — van tehát egy ügyintézési hasznosságukból, ill. ügyintézési helyükből eredő elsődleges értékük. A levéltárosnak ezt már az értékelés első szakaszában szükséges meghatároznia, minthogy az iratok ügyiraton belüli egymásutánisága, a rajtuk tett különféle ügyviteli feljegyzések a végleges tisztázat megszületéséig máshonnan nem megtudható ügyintézési összefüggések feltárását teszik lehetővé. Az iratoknak ez az elsődleges értéke igen nagy jelentőségű a gazdálkodó szervezetek számára, mivel az iratok (valójában az ügyek) nyomon követése elsőrendű érdekük. Az ügyintézés során keletkező ügyiratok közötti összefüggésekből következik, ha nem ismerjük valamely (ügy)irat keletkezési körülményeit és ügyintézésbeli helyét, akkor annak identitása sem határozható meg, és így dokumentációs értéke sem lehet egyértelmű. Az iratok elsődleges értéke természetesen csak akkor határozható meg helyesen, ha a gazdálkodó szervezet valamennyi képződő, de főképpen maradandó értékű iratanyagáról átfogó ismeretekkel rendelkezünk. Csupán részleges ismeretek birtokában nem születhetnek megalapozott iratértékelések. Mindig tisztában kell lennünk azzal, hogy a gazdálkodó szervezeteknek melyek a legfontosabb feladatai, mely aktacsoportok dokumentálják ezt legteljeskörűbben, melyek jelenítik meg leginkább a munkafolyamatokat, melyek tartalmazzák az elvi ügyeket és melyek a rutinügyeket, amelyekből elég csak mintát vennünk stb. Valamely szerv létezésére, szervezetére, funkcióira, ügyintézési mechanizmusára vonatkozó ügyiratok megőrzése közismert levéltári követelmény. Ezeknek az iratoknak megőrzése a gazdálkodó szervezeteknél szintén minimális követelmény, mivel a szervi működés kontinuitását ezek dokumentálják, mint ahogyan ezek az iratok szolgálnak gyakran mintául a jelen és jövőbeli feladatok megoldásához is. Hangsúlyozzuk azonban, hogy a szervezetet, a működést, a hatáskört, az ügyintézési eljárásokat stb. érintő maradandó értékű iratok szintenkénti megőrzésénél érvényesíteni szükséges azt az elvet, miszerint minél alsóbb szintű az iratképzés, annál inkább csak a szintenként specifikus (ügy)iratokat kell megtartani, míg a felsőbb szintekről érkező hasonló tárgyúakat nem. SCHELLENBERG, THEODORE R.: Modern Archives, Principles and Techniques. A mü eredeti címe: The Appraisal of Modern Records. Bulletin ofthe National Archives. Number 8. National Archives Publikation No. 57-5. Washington, 1956. Schellenberg munkáját ANGELIKA MENNE-HARITZ, a marburgi levéltártudományi iskola igazgatónője adta ki 1990-ben új német fordításban Die Bewertung modernen Verwaltungsschriftguts címen a Veröjfentlichungen der Archivschule Marburg-lnstitut für Archivwissenschaft; Nr. 17. sorozatban. Schellenberg müvének első német kiadása 1963-ban jelent meg Münchenben Akten-und Archivwesen in der Gegenwart. Theorie und Praxis címen. Tanulmányunkban Schellenberg alapvető munkájának 1990. évi német kiadására többször is hivatkozunk, mégpedig komparatisztikus szándékkal, de lapszám-hivatkozások nélkül, minthogy az általa megfogalmazott gondolatok nem részleteikben, hanem összefüggésrendszerükben alkotnak szerves egységet a levéltáros iratértékelő tevékenységéről. 5
