Levéltári Szemle, 51. (2001)

Levéltári Szemle, 51. (2001) 4. szám - Koroknai Ákos: Elméleti felvetések a gazdasági iratok makroszintű levéltári értékelésének problematikájához 1989 után / 3–18. o.

viszonya más gazdálkodó szervezetekhez, amíg nem ismeretes feladatköre, működési területe, szervezetének differenciálódása, amíg nem tisztázottak a szervezetén belüli szervezeti egységek közötti alá-, fölé- és mellérendeltségi kapcsolatok, a munkafolyamatok és módszerek, a döntési mechanizmusok sajátságai stb., azaz, amíg nem feltárt iratképző struktúrája, addig a keletkező, ül. keletkezett iratanyag értéke sem határozható meg közelebbről, mert nem adható válasz arra a kérdésre, hogy hol, miért, milyen minőségű és értékű iratanyag keletkezik. Csak jól strukturált iratanyag értékelhető, ül. kutatható a későbbiekben. Minden gazdasági iratképzőnek megvan a maga szervezeti-működési rendje, amely keretek között tartja szervi működését, amelynek nyomán — gyakran változó — tevékenységét híven tükröző strukturált iratanyag jöhet létre. Ha ez nem így lenne, akkor sem maguk a gazdálkodó szervezetek, azokon belül is a gazdasági szervek, sem pedig a különféle felhasználók (így a későbbi kutatók) a keletkezett strukturálatlan irattömeget, ül. a bennük lévő információt nem hasznosíthatnák. A strukturált iratanyag viszont nem csupán valamely gazdasági iratképző iratképzését teszi áttekinthetővé, hanem lényegesen megkönnyíti a maradandó értékű iratok elválasztását az ilyen értékekkel nem rendelkezőktől. A gazdaság szférájában keletkező ún. gazdasági iratok értékelése konkrét, de a részletekben sosem elvesző gyakorlati munka. Mögötte jól megalapozott és átgondolt értékelési szempontrendszernek kell(ene) meghúzódnia. Minél több szempontból vizsgálható ugyanis valamely gazdálkodó szervezet feladatköre, működése és ezáltal képződött iratanyaga, annál biztosabb alapokon nyugszik a levéltári értékítélet. A sokrétű értékelés megalapozottsága a gazdálkodó szervezetek, szervezeti egységeik és (ügy)irataik szintjén azon áll vagy bukik, hogy mily mértékben vagyunk tisztában a szervezeti struktúrákkal, a hatáskörökkel és a funkcionálisan hierarchizált feladatokkal, amelyek teljesítése érdekében létrejöttek azok a szervezeti egységek, amelyek funkcionális (működési) rendeltetésükből eredően funkcionális tárgyú iratokat keletkeztetnek. Ezek az iratok csak annyi és csakis olyan információkat hordoznak, amennyire és amilyenekre a gazdálkodó szervezeteknek, ül. szervezeti egységeiknek —feladataik ellátásához — az ügyintézésben szükségük van.

3 2. Néhány általános alapelv a gazdasági (ügy)iratok értékeléséhez 2/1. A gazdasági iratok ügyintézési értéke (az elsődleges érték) Az ügyviteli, azon belül is az ügyintézési folyamatban különféle ügyintézési érdekből különböző szinteken „folyamatszabályozottan" keletkező (ügy)iratok „munkaeszközként" szolgálnak, amint arra Theodore R. Schellenberg már 1956-ban Business Archives. Studies on international practices. Ed. Committee on Business Archives of the International Council on Archives. München, New York, London, Paris 1983. 167. — A mű a gazdasági levéltárügy nemzetközi kézikönyve. Az iratértékelés hagyományos szempontrendszerére Id. PAPRITZ, JOHANNES: Archivwissenschaft. Bánd 3. Marburg, 1976. 4