Levéltári Szemle, 50. (2000)

Levéltári Szemle, 50. (2000) 4. szám - VITA - Körmendy Lajos: A levéltári leírás szabványosítása: nemzeti és regionális hagyományok / 41–51. o.

milyen kapcsolata van más egységekkel). A harmadik a kontextus, azaz adatok, információ az iratképzőről (kompetencia, funkciók, szervezeti felépítés stb.), valamint az irattal-irategyüttessel kapcsolatos jogi, politikai, társadalmi vonatkozások.

6 A levéltári anyag mikrostruktúra}a Több mint egy évszázada a proveniencia-elv a legelfogadottabb levéltári elmélet, ami a fond koncepcióján alapszik (a fond: egy természetes vagy jogi személy rendeltetésszerű működése során létrejött iratok együttese). A proveniencia-elv két alapelven nyugszik: • a fondok tisztelete elvén, ami azt jelenti, hogy egy fond iratai nem keveredhetnek egy másik fond irataival, • az eredeti rend tisztelete elvén, ami azt jelenti, hogy levéltári feldolgozáskor az iratképzö által kialakított iratstruktúrát a lehetőség szerint respektálni kell.

7 Egy fond több, egymással kapcsolatban lévő információs egységből áll. A fentebb említett információs részek irattá strukturálódnak (az ISADg-ben: egyes irat), ez a legkisebb információs egység. Iratok ügyiratot alkotnak, ügyiratok csoportja tételként je-lentkezik az irattári tervben, tételek sorozatot formálnak, több sorozat alkot egy állagot, az állagok csoportja pedig egy fondot. Ez alapján megkülönböztethetünk fondszintet, állagszintet, sorozatszintet stb. Az egységek közötti kapcsolatok általában megfelelnek az eredeti irattári rendnek, ez pedig — többé-kevésbé — tükrözi az iratképző szervezeti rendjét.

8 Az információs egységek/irategyüttesek közötti kapcsolatok iránya kétféle lehet: vertikális, ül. horizontális. A vertikális kapcsolatok fontosabbak, mert az irategyüttesek legfontosabb jellemzője, hogy egymásra épülnek. Nézzünk egy példát: egy vállalat iratainak összessége alkot egy fondot, a vállalat igazgatósága által létrehozott iratok ezen belül egy állagot, ami sorozatokra bomlik, mint pl. jegyzőkönyvek, jogi iratok stb. Az a cím, hogy Jegyzőkönyvek nem mond semmit, ezt ki kell egészíteni azzal, hogy milyen testületnek a jegyzőkönyvei (Igazgatóság), de hogy valóban adekvát információt adjunk 6 Jelen cikkben eltérő jelentéssel használom a kontextus szót, mint a korábban megjelent hasonló tárgyú tanulmányaimban (A levéltári irat értéke és az iratértékelés. Levéltári Szemle, 44, (1994) 4. sz., Egy nyitott és rugalmas információs rendszer koncepciója. Levéltári Szemle, 49. (1999) 1. sz.), Egyrészt ezek publikálása óta a szemléletem árnyaltabbá vált, másrészt a nemzetközi szakirodalom tanulmányozása során világos lett számomra, hogy ez a fogalom foglalt. A zavart elkerülendő alkalmazkodom a nemzetközi gyakorlathoz. 7 Országonként változó, hogy szervek esetében hogyan fedi az iratok struktúrája az iratképzö szervezeti felépítését, ez elsősorban az adott ország adminisztrációs és irattári gyakorlatától, ill. hagyományaitól függ. Magyarországon, ahol többnyire a német eredetű ún. regisztratúra rendszer hagyománya érvényesül, a megfelelés eléggé általános, de pl. MICHEL DUCHEIN francia levéltáros a cikkeiben (Le respect des fonds en archivistique: principes théoriques et problemes pratiques; La Gazette des archives, 1977. 90-91., Le principe de provenance et la pratique du tri, du classement et de la description en archivistique contemporaine. Janus, 1998. 1. sz. 96-97.) ellentétes tapasztatotokról számol be hazájából. TERRY COOK. kanadai levéltáros szerint „Sok médium és iroda irattári rendszere már nem tükrözi pontosan a létrehozó egység belső szervezeti felépítését és többszörös funkcióját." (Archives in the Post-custodial World: Interaction of Archivál Theory and Practice since the Publication of the Dutch Manuál in 1898; Archívum, 43. () 194.). Ilyen esetekben a levéltárosnak több morális joga van arra, hogy a létező (vagy nem létező) rendet megváltoztassa. 8 L. az előbbi lábjegyzetet. 42