Levéltári Szemle, 50. (2000)

Levéltári Szemle, 50. (2000) 4. szám - VITA - Körmendy Lajos: A levéltári leírás szabványosítása: nemzeti és regionális hagyományok / 41–51. o.

ehhez hozzá kell tennünk, hogy X vállalat, azaz esetünkben a három egység címe együtt érvényesül. A horizontális kapcsolatok általában gyengébbek („A jegyzőkönyvek mellett vannak jogi vonatkozású iratok is.") és esetlegesek („Az igazgatóság által tárgyalt ügyek jogi vonatkozású iratai a 'Jogi iratok' c. sorozatban találhatók."). Jelen tanulmányban a fondszint alatti kapcsolatokat a levéltári iratok mikrostruktúrájának nevezem. Minthogy a mikrostruktúrákat általában az iratképzők hozzák létre, azok igen különbözőek lehetnek. A levéltári anyag makrostruktúra]a Egy közlevéltár általában sok egyedi mikroszerkezetű fondot őriz, ezeket azonban egy nagy struktúrába kell integrálnia, különben nem tudja kiépíteni az információ-visszakeresö rendszerét. Jelen tanulmányban a fond fölötti szerkezetet makrostruktúrának nevezem. A fondokat szervezeti összetartozás, történeti korszak, ágazat, jogi státusz, irattípus (pl. térképek és tervrajzok) stb. szerint csoportosíthatjuk. A makrostruktúra annyiban hasonlít a mikrostruktúrához, hogy a különböző csoportok (irategyüttesek) szintekbe rendeződnek, és egyaránt vannak vertikális, ül. horizontális kapcsolatok a csoportok között. A szintek a következők lehetnek: fondcsoport/levéltár, fondfőcsoport/szekció, levéltári állomány.

9 A fond fölötti szint (fondcsoport/levéltár) egységei nem feltétlenül mesterséges alakzatok, azok szervesen is létrejöhetnek: pl. egy holdinghoz tartozó vállalatok fondjai alkotnak egy ilyen szerves csoportot. A levéltári állomány a levéltári intézmény által őrzött összes iratot jelenti, és mint ilyen a legmagasabb egységnek tekinthető, ezért a makrostruktúra csúcsán áll. A levéltári anyag rendszere A mikro- és a makrostruktúra együttesen alkotják egy intézmény levéltári anyagának rendszerét. Két olyan jellemzője van ennek a rendszernek, ami azt egyedivé teszi, amit nem találhatunk hasonló rendszerekben, pl. a könyvtáraknál. Az egyik a fentebb taglalt kapcsolatrendszer, ami a szisztéma hierarchikus jellegét adja, a másik a kontextusok léte. Föltehetjük a kérdést — és sok levéltáros meg is tette ezt -, hogy valóban szükséges-e a hierarchikus felépítés és a kontextusok alkalmazása, ami összességében rendkívül bonyolulttá teszi a levéltári anyag feldolgozását és az információ visszakeresését. A válasz igen, és a magyarázat a mikrostruktúrában rejlik, pontosabban szólva a fondban magában: • egy fond jellemzően komplikált, gyakran komplex adatokat és információt tartalmaz magáról az iratképzőről és környezetéről, tükrözve az érintett személyek és dolgok közötti kapcsolatokat; y Ezek a magyarországi elnevezések, másutt másképpen hívhatják őket, egyes szintek kimaradhatnak vagy többet is alkalmazhatnak. 43