Levéltári Szemle, 50. (2000)

Levéltári Szemle, 50. (2000) 3. szám - KILÁTÓ - Németh Ildikó–Szabó Csaba: A bajor levéltári rendszer: egy tanulmányút tapasztalatai / 24–41. o.

A 5 föcsoport: egészségügy és állatorvosi ügyek. A 5.6. alcsoport: állatorvosi ügyek. A két csoport alatti további alcsoportok kidolgozása az érintett hivatalokra van bízva és a helyi sajátosságoknak megfelelően „végtelen" számú lehet. A lényeg, hogy dolgozni tudjanak vele a későbbiekben. PL: A 5.6.5. alcsoport: marhavész. A 5.6.5.00. alcsoport: marhavészjog. A 5.6.5. 01. alcsoport: száj és körömfájás. A 5.6.5. 02. alcsoport: ... Az általunk megtekintett irattárak állapota minden szempontból megfelelő. A Legfelső Építészeti Hivatalnál galériás stabil polcrendszeren vannak elhelyezve az iratok egy földszinti raktárban, álló irattári dossziékban {Leitz Ordner). Az irattárosok korszerű Windows Ártámogatással futó iktatóprogramot használnak. Donauwörthben az irattár nem a legszerencsésebb módon, a tetőtérben került elhelyezésre. Az iratokat mobil polcokon, álló irattári dossziékban őrzik. Megállapítottuk, hogy az irattárak állapota, szervezettsége elsősorban nem az irattárfenntartó, hanem az irattárvezető hozzáállásán múlik. Bajorországban sincsen az irattári munka kellőképpen megbecsülve, a fenntartók gyakran amolyan „elfekvőnek" tartják az irattárat, ahova a „kevésbé értékes munkatársakat" át lehet helyezni. (Pl. azt az autósofört, aki tizennyolc év munkaviszony után egy balesetben úgy megsérült, hogy sofőrként nem lehetett tovább foglalkoztatni. El lehet képzelni az ő felkészültségét és hozzáállását az irattári munkához). Ennek ellenére azok az irattárvezetők, akik határozottan képesek fellépni a fenntartóval szemben, illetve kreatívak, jól szervezett irattárat képesek létrehozni és működtetni. (Pl. A donauwörthi irattárvezető fiatalember mindaddig visszaküldi a szakreferensnek az olyan aktákat, amelyeken nem megfelelő a tételszám, vagy bármi más rendellenesség miatt nem tudja irattározni, amíg az rendben vissza nem érkezik hozzá. Az ő szavaival élve, minden csak „nevelés kérdése"). A levéltárakban alapos szervdossziékat vezetnek az egyes hivatalokról. Ezeknek tartalma (irattári szabályzat, irattári terv, jogszabályok gyűjteménye, bár újabban csak a jogszabály számítógépes elérési útját tüntetik fel) lényegében megegyezik a magyarországi gyakorlattal. A dossziét minden esetben kiegészíti egy, a hivatal szervezeti felépítését tükröző séma (Organisationsübersicht/Organigram) is, amit a hivataltól kérnek be. Hasonló sémák összeállítására nálunk is történtek már kezdeményezések, ezek felújítása ismét indokolt lenne. A szervnyilvántartó dossziék többnyire ugyancsak tartalmazzák az adott hivatal szervtörténetét, illetve a történetére vonatkozó újságcikkek gyűjteményét. Nagyobb levéltárakban külön referensek foglalkoznak a szervekkel. Megállapítottuk, hogy a szervdossziék állapota, adatgazdagsága éppen ezekben a levéltárakban a legoptimálisabb. 30