Levéltári Szemle, 50. (2000)

Levéltári Szemle, 50. (2000) 3. szám - KILÁTÓ - Németh Ildikó–Szabó Csaba: A bajor levéltári rendszer: egy tanulmányút tapasztalatai / 24–41. o.

Beszállítás Mint már fentebb is utaltunk rá, a bajor levéltárak kevesebb befolyással bírnak az egyes hivatalokra, mint a magyar levéltárak. Erre a legjellemzőbb példát a beszállítás adja. Sem a levéltár, sem a bajor levéltári törvény nem kötelezi, nem kötelezheti a hivatalt a beszállításra, iratainak átadására. Ha a hivatal mégis az átadás mellett dönt, a beszállítás költségein kívül más nem terheli (nem kell az iratokat fertőtleníteni, nem kell a levéltári dobozokat megvásárolnia stb.). A beszállítás történhet az eredeti irattároló dossziékban, vagy akármilyen kartonban. A hivatal elkészít egy listát az általa átadásra felkínált iratokról (Anbietungsliste). A levéltár megjelöli azokat az anyagokat, amelyeket át kíván venni. A hivatal ennek értelmében elkészíti a végleges átadás-átvételi jegyzéket (Aussonderungsverzeichnis). A levéltár a számítógépes adathordozón (floppy) is megküldött listát többnyire felhasználja később a saját adatbázisában. Rendezés Az egyes levéltárak gyakorlata teljesen változó arra nézve, hogy átveszik-e a hivataloktól az eredeti irattári segédleteket. A jövőben nem is lesz lehetőség a segédletek átvételére, mivel ezek különböző iktatóprogramokon futnak (erre már a jelenlegi gyakorlatban is van példa). Egységes iktatóprogramok nem állnak rendelkezésre, a levéltár képtelen valamennyi programot tárolni. Ezért némelyik levéltárban elvetve a korábbi irattári rendet, évente újrakezdődő számmal újrarendezik az iratanyagot. A Bajor Állami Főlevéltárban bekapcsolódtunk a Gestapo fürstenfeldi rendőriskolája iratainak (1937-1944; kb. 7 ifm) rendezésébe. A korabeli segédletek a Belügyminisztériumból be sem kerültek a levéltárba, így mindenképpen újra kellett rendezni az iratokat. A rendezés teljesen mechanikus munkával kezdődött. Az aktákat ki kellett szedni a Leitz dossziékból és minden fémet, idegen anyagot (gémkapcsok, tűzőkapcsok, madzagok stb.) el kellett távolítani. Ez után lehetett hozzálátni egy, az elektronikus adatfeldolgozás kritériumainak megfelelő lista készítéséhez, melyen fel kellett tüntetni az iratok korabeli iktatószámát, az iratok tárgyát, néhány címszót, az akta időkörét, valamint az egyéb információkat: tartalmaz-e az akta személyes adatokat, helyneveket, különleges mellékleteket (pl. térkép, grafikon, táblázat stb.). Miután a levéltár számítógépes adatbázisának {Faust 3) feltöltése is megtörtént, az akták savmentes dobozokba kerültek. Ebben az esetben az iratok nem kerültek fizikailag is átrendezésre, de nagyobb fondok esetében az anyagot fizikailag is átrendezik. A Bajorországban használt levéltári dobozok nagyon egyszerűek, de mindenképpen praktikusak. A 17 x 32 x 45 cm méretű, téglalap alapú levéltári dobozok két külön részből (tető és alj) állnak. Az alsó résznek csak három oldala (a két rövidebb és az egyik hosszabb oldal) rögzített. Az egyik hosszabb oldal lehajtható. Amikor a dobozra rákerül a tető, az fogja össze a doboz minden oldalát oly módon, hogy a nem rögzített hosszabb oldal felhajtásánál a két rövid oldal mentén vékony rés marad, ami a doboz belső klímáját tartja egyenletesen. 31