Levéltári Szemle, 50. (2000)

Levéltári Szemle, 50. (2000) 3. szám - KILÁTÓ - Németh Ildikó–Szabó Csaba: A bajor levéltári rendszer: egy tanulmányút tapasztalatai / 24–41. o.

projektnek, amelyet állami pénzből finanszíroznak. Évente kb. 600 000 felvételt készítenek három példányban a bajor levéltári kulturális örökségről (tehát nem csak az állami levéltárak anyagáról). Az úgynevezett biztonsági felvételek bármilyen katasztrófa, háború esetére készülnek. Egy példányt a filmtekercsekből egy freiburgi bunkerben őriznek, egy példányt az illetékes levéltár kap, egy példány pedig a fólevéltárban marad. A levéltárban százöt fő dolgozik. A hatvankét hivatalnok közül huszonegy a legmagasabb képesítéssel rendelkezik (PhD, szakképzett levéltárosok), de további huszonkét levéltárosnak is van egyetemi diplomája. Huszonöt alkalmazott és tizenhárom munkás mellett öt kisegítő is dolgozik a levéltárban. A Bajor Állami Fólevéltárban eltöltött tíz nap során nem csak az egyes osztályokkal és részlegekkel ismerkedtünk meg részletesen, hanem az új anyagok beszállításától, azok rendezésén keresztül egészen a számítógépes adatfeldolgozásig több levéltári munkafolyamatba be is kapcsolódtunk. Beszámolónkban az egyes munkafolyamatok kapcsán csakis az érdekességekre, a magyar gyakorlattól való jelentősebb eltérésekre szorítkozunk. Gyűjtőterületi munka, iratkezelés Münchenben egy alkalommal voltunk kint egy szervnél, a Legfelsőbb Építészeti Hivatalnál (Oberste Baubehörde). Az augsburgi levéltárból pedig a donauwörthi „Járási Hivatalt" (Landratsamt — Donauwörth) látogattuk meg.

2 A két szervnél szerzett tapasztalatainkat együtt foglaljuk össze. Bajorországban a levéltáraknak kevés beleszólásuk van az egyes hivatalok iratkezelésébe. Néhány (!) minisztérium és a Bajor Állami Levéltárak Főigazgatósága között megállapodás készül, amiben lefektetik a minisztérium hatáskörébe tartozó hivatalokban követendő irattározási rendet. A megállapodás alapján elkészített iratkezelési szabályzat legtöbb esetben csak ajánlás, bár a készen kapott szabályzatokat maradéktalanul el szokták fogadni. Az iratkezelési szabályzatok általánosságban hasonlítanak a magyarországi gyakorlatban alkalmazottakra. Az irattári tervet többnyire a hivatal készíti el. Néhány esetben a minisztérium részletesebb irattári tervet is készít az alárendelt hivatalok számára, de ezekben a tervekben is pl. csak két szintig dolgozza ki a minisztérium a tervet és az alsóbb szintek elkészítésében szabad kezet ad a hivatalnak. A kész tervet ugyan megküldik a levéltárnak, de nem azért, hogy az jóváhagyja, engedélyezze azt, hanem csak azért, hogy az esedékes beszállításoknál alapul szolgáljon. (Természetesen számos olyan hivatal is van, amelyik a levéltárral nem veszi fel a kapcsolatot. Ha ezt a levéltár sem teszi meg, az iratok sorsa bizonytalan.) A legfontosabb minisztériumokkal aláírta a Főigazgatóság a megállapodást. Mindkét általunk meglátogatott szerv a Bajor Belügyminisztérium alá tartozik, és a belügyminisztériummal kötött is a Főigazgatóság megállapodást. Tapasztalataink ezért talán egyoldalúak. A továbbiakban részletesen bemutatunk egy több lépcsős irattári tervet. A Bajor Belügyminisztérium elkészített egy minden bajorországi település és járási hivatal számára érvényes irattári terv-tervezetet. A tervezetet a Bajor Állami Levéltárak Főigazgatóságán levéltárosok és a több ezer érintett irattárból választott irattárosok vitatják meg, véglegesítik. A kész irattári terv két lépcsőt kötelezően elő fog írni. PL: Vö. RÓZSA GYÖRGY GYULA: Egy községi irattár 20. századi hányattatása. Levéltári Szemle, 50. (2000) 1. sz. 47^9. 29