Levéltári Szemle, 49. (1999)

Levéltári Szemle, 49. (1999) 1. szám - Körmendy Lajos: Egy nyitott és rugalmas információs rendszer koncepciója / 3–13. o.

FondX Míigyar Országos Levéltár Braewi orszácios kormainftiatósáni levéltárad - F szekció 5 A Gyulafehérvári Kaptafán országos levéltára 6 ErdéM fejedelmk kancellária 7 übrí reyíi 6 Gyulafehérvári Káptalan 7 iCerrturlae 7 Clsía comrtatuum 7 Císta drufersoTum cwr 7 Gen»atogtei 7 Arrttates 7'MBtalW 7 MiscBHanaa / cistaa^pandlcts 7 Articutt diactaíes 7iLvmbus 7 Az 181WZ0.I úrbéri összeírás másocípéW tirgyíF 7 SGftíJfiküíWöK ^ |F 5 ÍA Kolozsmonostorl Konvent országos levéltára jF eKoiozsmonostori Konvent jf 7 Protocolla, Sbri rcrjil et styllonaria \ __^__ 2. ÍZ. illusztráció: a központi adatbázis fa-struktúrája. A képen látható, hogy az l-es és a 2es szint üres, és az Erdélyi országos kormányhatósági levéltárak c. szekció (4-es szint) van kinyitva, azaz a hozzá tartozó levéltárak, fondok állagok vannak kilistázva. A hagyományos levéltári munka integrálása Az adatbáziskezelő szoftver kialakításánál arra törekedtünk, hogy annak működése ne csak hasonlítson a hagyományos levéltári munkára, hanem meg is feleljen annak. Például amikor új rekordot veszünk fel az adatbázisba, a kitöltendő elektronikus űrlap formája nagyon hasonlít az Országos Levéltárban használatos fondtörzslaphoz (lásd a 3. sz. illusztrációt). Listázásnál számos forma közül választhatunk, ezek a nyomtatott segédleteknél megszokott formákat idézik. A hasonlóság megkönnyíti a hagyományos levéltári munka integrálását az adatbázisrendszerbe. Ha egy levéltáros segédlet (pl. lajstrom) készítéséhez fog, akkor ezt úgy is csinálhatja, hogy az adatbázis megfelelő mezőt tölti ki, ezáltal a bevitt adatok az informatikai rendszer részeivé válnak. Nyomtatott segédletek szerkesztése az adatbázis révén könnyen megvalósítható: gombnyomásra megfelelő formátumú szövegfájl készül, ami szövegszerkesztővel nyomdakésszé tehető. Az integráció retrospektív módon, azaz visszamenőlegesen is megvalósítható. Az Országos Levéltár munkatársai az elmúlt öt évtizedben több mint 100 kötet segédletet jelentettek meg. Mivel ezek többsége magas színvonalú - mind a mai napig használjuk azokat-, integrálásuk az adatbázisrendszerbe elsőleges fontosságú. Ez nem azt jelenti, hogy záros határidőn belül minden publikált adat szkennelendő és importálandó az adatbázisba. 8