Levéltári Szemle, 49. (1999)

Levéltári Szemle, 49. (1999) 1. szám - Körmendy Lajos: Egy nyitott és rugalmas információs rendszer koncepciója / 3–13. o.

A szintszámok 1-től 7-ig lettek kiosztva az alábbi módon: 7-es = állag 6-os = fond 5-ös = fondcsoport vagy levéltár 4-es = fondfőcsoport vagy szekció 3-as = levéltári intézmény 2-es = levéltári intézmények csoportja (például önkormányzati levéltárak) l-es = levéltári intézmények magasabb csoportja (például ország)

15 Az olvasó joggal kérdezheti, hogy miért vannak levéltári intézmény fölötti szintek? Az adatbázis először az Országos Levéltár filmtárában lett alkalmazva, ahol 35 ország több száz levéltári intézményének anyagáról készült filmeket őrzünk, és ezek nyilvántartására szükségesek voltak a magas szintek. Egyébként a felhasználó szabadon oszthatja ki a szinteket, például ha a fondok kapják a 3-ast, akkor a 7-es szint már ügyiratokat jelent. Az Országos Levéltárban a központi adatbázis tehát állagszintig jutott el, itt azonban nem lehet megállni, mert a kutatók - joggal - sokkal részletesebb adatokra is igényt tartanak. Ezért dolgozunk azon, hogy a korábban említett csatlakozó táblák segítségével kiterjesszük a rendszert kisebb irategyüttesekre is: a csatlakozó táblában a rekordok egy-egy 8-11 közé eső szintszámot fognak kapni, így a rendszer akár az iratállomány egyes ügy iratdarabjait is leírhatja. A központi adatbázis szigorúan hierarchizált nyilvántartást tesz lehetővé: az évkorokét és az iratok terjedelmét a számítógép minden szinten automatikusan kiszámítja (kivéve a legalsó szintet, ahol - értelemszerűen - ezeket az adatokat manuálisan kell betáplálni, hogy a gép tudjon mit összesíteni). Kereséskor-listázáskor a talált rekordok előtt mindig megjelennek az oda tartozó magasabb szintű rekordok is. Például ha a talált rekord egy állag, akkor előtte kiíródik az őrző levéltárának, a fondfőcsoportjának, a fondcsoportjának valamint a fondjának a neve-címe is. A csatlakozó táblák kevésbé hierarchizáltak, mert erre levéltártanilag kevésbé van szükség: a négy szint közötti összetartozás megjelenik, de nincs évkörszámítás és halmozott terjedelemkalkuláció sem.

16 A korábban többször említett vertikális és horizontális kapcsolatok a számítógépes nyelvben és gyakorlatban jól ismert fa-struktúrában is megjeleníthetők. De a levéltári fastruktúra hiányos lehet, például nem minden fond van besorolva fondcsoportba. (Lásd a 2. sz. illusztrációt.) Az adatbázisrendszer követi ezt a gyakorlatot: csak a 6-os (fond) és a 3-as (levéltári intézmény) szint használata kötelező, a többi hiányozhat. Ez is visszavezethető egy levéltártani szabályra: minden iratnak tartoznia kell egy fondhoz (legyen az regisztratúra vagy gyűjteményes jellegű), és mindet valamilyen intézményben őrzik (ami lehet magángyűjtemény is). A csatlakozó táblákban egy szint, a 10-es (ügyirat vagy irat) használata kötelező. A fentebb vázolt szintrendszer meglepően hatékonynak bizonyult. A különböző irategységek adatait szigorú levéltári rendben rögzítettük az adatbázisban, és a számítógép képes volt a kapcsolatok kezelésére minden szinten, egyszerűen a szintszámok és a rekordok rendje alapján. 7