Levéltári Szemle, 49. (1999)

Levéltári Szemle, 49. (1999) 1. szám - Körmendy Lajos: Egy nyitott és rugalmas információs rendszer koncepciója / 3–13. o.

index csak egy-két irategyüttesre és adatszintre (például állag, sorozat) korlátozódik, mert homogénebb anyagról lévén szó - könnyebb a tipizálás. Az Országos Levéltár központi adatbázisának kialakításakor alapvető követelményként fogalmazódott meg, hogy annak lehetővé kell tennie a vertikális és a horizontális kapcsolatok szoftveres kezelését. A kérdés már "csak" az volt, hogy hogyan? Másképpen feltéve a kérdést: lehetséges lefordítani a proveniencia-elvet számítógépes nyelvre? Számítástechnikai szakértők szerint a probléma megoldása egyszerű: olyan jelzetrendszert kell kialakítani, amely önmagában is mutatja az egyes irategyüttesek pozícióját a hierarchián belül. Ezt a javaslatot végül elvetettük, főleg azért, mert a régóta érvényes jelzetek mélyen beleivódtak a tudományos életbe főleg a könyvekben, cikkekben történt hivatkozások által. A vitának volt egy filozófiai aspektusa is. A számítástechnikusok számára a jelzet ideális eszköznek tűnt a kontextusok megjelenítésére, tehát ők azt elsődleges információhordozónak tekintették. Véleményem szerint azonban a jelzet fő funkciója csak a gyors azonosítás. Ha ezen túl információt ad az irategyüttes pozíciójáról, az nagyon praktikus, de nincs nagy jelentősége. Az elsődleges információhordozó ugyanis nem a jelzet, hanem a cím, ráadásul ez sokkal stabilabb is. Régi iratokkal dolgozó levéltárosok rengeteg hiányos vagy érvénytelen - tehát az idők során megváltozott - jelzetű irattal találkoznak, de az szinte sohasem fordul elő, hogy egy iratnak vagy irategyüttesnek a címe módosult volna. A kontextusok problémáját az ún. szintrendszer kialakításával sikerült megoldani.

14 Röviden vázolva, ennek lényege az, hogy minden rekord kap egy szintszámot, például az állagok 7-est, a fondok 6-ost, a fondcsoportok 5-öst stb. A szintszám jelzi a vertikális (hierarchikus) pozíciót, az azonos szintszámmal bíró, egymást követő rekordok pedig a horizontálisát. (Lásd az 1. sz. illusztrációt.) 1. sz. illusztráció: a központi adatbázis böngésző táblája. A 7-es szintű rekordok (állagok) részei a fölöttük álló 6-osnak (fond), a 6-osok a fölöttük álló 5-ősnek (fondcsoport) stb. 6