Levéltári Szemle, 49. (1999)

Levéltári Szemle, 49. (1999) 1. szám - Körmendy Lajos: Egy nyitott és rugalmas információs rendszer koncepciója / 3–13. o.

A levéltári információ tartalmi részét általában a vertikális kapcsolatok révén éri el a kutató: a keresett iratot lépésről lépésre, egyre szűkebb körben lokalizálva közelíti meg, tehát az általánostól jut el a specifikusig. A levéltári szakirodalom ezt az eljárást néha hierarchikus, néha közvetett (indirekt) megközelítésnek nevezi, mindenesetre szöges ellentétben áll a könyvtári információmegközelítéssel, amit közvetlennek (direktnek) nevezhetünk. De lássunk egy konkrét (igaz, fiktív) példát az indirekt, azaz a kontextusokon keresztül történő levéltári információ-megközelítésre. A kutató szeretné megkapni X város önkéntes tűzoltóegyletének alapító oklevelét, amiről úgy tudja, hogy a múlt század végén keletkezett. A levéltáros jól tudja, hogy ilyen irat kiadása vagy jóváhagyása az adott korban központi szerv feladata volt. A központi szervek iratait a Magyar Országos Levéltár őrzi (1. lépés), ott pedig a polgári kori szervek iratai külön fondfőcsoportot alkotnak (K szekció, 2. lépés). Az illetékes szerv a Belügyminisztérium volt, tehát az irat ennek a levéltárában kell hogy legyen (Belügyminisztériumi levéltár, 3. lépés). A Belügyminisztériumnak természetesen megvan a saját fondja (4. lépés). A század végén volt egy Tűzoltósági Ügyosztály, mely külön állagot alkot (5. lépés); az állagon belül van egy "Önkéntes egyletek" c. sorozat (6. lépés), ahol települések ABC rendjében találhatók az iratok; ezen belül meg kell keresni X város dossziéját, ahol rábukkanunk a keresett okiratra (7. lépés).

11 A vertikális kapcsolatok "ellenkező irányban" is működnek és szintén fontosak: az a cím, hogy "Acta generalia" nem mond semmit, de a Magyar Királyi Kancellária regisztratúrája c. fond Acta generalia c. állaga már megfelelő azonosítás. Vannak horizontális kapcsolatok is az iratok-irategyüttesek között minden szinten. Egy elő- és utóiratokból álló ügyirat darabjai között ilyen összefüggés van, magasabb szinteken pedig ez úgy jelentkezik, hogy az állagok fondot alkotnak, több fond egy fondcsoportot (levéltárat) stb.

12 A levéltári segédleteknek - legyenek azok hagyományosak vagy számítógépesítettek - tükrözniük kell mind a vertikális, mind a horizontális kapcsolatokat, és segédlettípustól függ, hogy mennyire hangsúlyosan. A fond- és állagjegyzékeknél a hierarchia megjelenítése alapvetően fontos, de például egy sorozathoz készült lajstromnál, amely az egymás mellé rendelt iratok (horizontális kapcsolat) jelzetét, évkorét és tartalmi összefoglalóját adja; már kevésbé fontos.

13 A levéltári információnak, pontosabban annak tartalmi részének direkt vagy nem hierarchikus elérési módjának hagyományos eszköze az index, de a számítógépek szekvenciális keresési módja is ugyanebbe a kategóriába tartozik. A mutatók - eltekintve attól, hogy azoknak is lehet egy belső hierarchikus struktúrájuk - nem operálnak sem vertikális, sem horizontális kapcsolatokkal, azoktól függetlenek, és nagyon jól illik rájuk a számítógépes nyelvben elterjedt "random access" kifejezés, amit véletlenszerű vagy szabálytalan elérési módnak fordíthatunk. A hierarchikus és a nem hierarchikus megközelítés valamint a segédletek, melyek az ilyen kapcsolatokat megjelenítik, egymás mellett léteznek, egymást kiegészítik a levéltárakban. Általánosságban elmondható, hogy az irategyüttesek magasabb szintjén (sorozat fölött) a hierarchikus megközelítésnek nagyobb szerepe van, de ahogy lejjebb megyünk, annak az esélye, hogy "horizontális segédletet" használjunk, egyre inkább nő. A mutatók - véletlenszerű jellegüknél fogva - bármilyen szinten alkalmazhatók, és gyakran több szintet is átfognak. Van egy érdekes összefüggés a szintek száma és az indexált szavak-kifejezések jellege között. A több szintet átfogó mutatók általában csak személy- és helynevekre korlátozódnak. A tárgyszavak használata - hacsak nem túlságosan általánosak - sokkal komplikáltabb, mert rendkívül nehéz szabványosítani azokat. Ez a probléma kisebb gondot okoz, ha az 5