Levéltári Szemle, 49. (1999)
Levéltári Szemle, 49. (1999) 1. szám - Körmendy Lajos: Egy nyitott és rugalmas információs rendszer koncepciója / 3–13. o.
A filozófia szó esetünkben nem bonyolult, elvont teóriát jelent, hanem prioritások, alapelvek és stratégiai célkitűzések együttesét, melyeket a levéltár tiszteletben tart, illetve elérni szándékozik a rendszer alkalmazásával. A filozófiánk roppant egyszerűen felvázolható az alábbiak szerint: • a kutatói felhasználás elsőbbsége, • a levéltári alapelvek tiszteletben tartása, • a hagyományos levéltári munka integrálása, • rugalmasság és nyitottság, • egyszerűség és hosszú távú adatbiztonság. A kutatói felhasználás elsőbbsége Egy levéltár vezetése több prioritás közül választhat, amikor arról dönt, hogy milyen irányt részesít előnyben. Az informatikai rendszer 6 lehet például irattár-orientált, amikor a területi munkával kapcsolatos adatok kerülnek az adatbázisba. (Ezeknek az információknak egy része természetesen levéltári adattá alakul, amikor a maradandó értékű iratok a levéltárba kerülnek, más részük az iratokkal együtt selejteződnek.) A vezetés előnyben részesítheti a levéltárigazgatást, amikor a rendszer nyilvántartja a kutatókat, az iratok használatát az olvasótermekben, a kölcsönzéseket, és számítógép állítja ki a látogatójegyet, az örjegyeket stb. Az Országos Levéltár informatikai rendszere kutatásorientált lesz, azaz a legfőbb célkitűzés az, hogy a kutatók információt kapjanak. Ebben történelmi hagyományok bizonyára szerepet játszanak, hiszen a magyar levéltárosok fő törekvése sok-sok évtizede változatlanul az, hogy az iratok történeti értékét minél jobban kiaknázzák. 7 Nyilvánvaló, hogy az informatikai rendszer prioritása meghatározza az adatbázisba felveendő adatokat és azok struktúráját, így a rendszerünk olyan adatokat fog elsősorban tartalmazni, amelyek a referenciaszolgálatban szükségesek: a fondok/állagok alapvető adatait (lásd fentebb) és rövid leírásukat, illetve egyes fondok/állagok részletes adatait. A referenciaszolgálathoz való kapcsolódás megnyilvánul az adatok megjelenítésében is. Például egy rekord ún. teljes képe (lásd a 3. sz. illusztrációt) nagyon hasonlít a több levéltárban használatos fond-/állagkartonhoz, és a számítógép által megjelenített/nyomtatott listák is hasonlatosak a hagyományos levéltári segédletekhez. A kutatási prioritás az adatokhoz való hozzáférést is meghatározza. Jelenleg az adatbázis szinte teljesen publikus, egy mező kivételével (az iratok raktári helye) mindent látnak a kutatók. 8 Később, amikor az adatbázisrendszer levéltárigazgatást szolgáló táblákkal (például kutatói nyilvántartással) egészül ki, a helyzet bizonyára változni fog. 9 A levéltári alapelvek tiszteletben tartása Közismert dolog, hogy a levéltári információnak kiemelten fontos komponense az összefüggés, más néven kontextus. A tartalom és a kontextus együttesen alkotják a levéltári információt. Különböző szerzők többféle kontextust különböztetnek meg 10 , a témánk szempontjából a vertikális összefüggések a legfontosabbak. A "vertikális" jelző az összefüggés irányára utal, mert ha lerajzoljuk egy levéltár irategyüttesei (állag, fond, fondcsoport stb.) közötti kapcsolatokat, akkor a közöttük lévő hierarchikus kapcsolatokat függőleges vonalakkal tudjuk érzékeltetni. 4
