Levéltári Szemle, 49. (1999)

Levéltári Szemle, 49. (1999) 3. szám - HÍREK - Pintér Ilona: A Magyar Levéltárosok Egyesületének Országos Vándorgyűlése, Kecskemét, 1999. augusztus 23–26. / 60–69. o.

A tanácsok működése során többféle iratkezelési rendszer váltotta egymást, ezek mintegy szakaszolják a munkát. Más-más jellegű megközelítést kíván az 1950-1956, 19571961, 1961-1973 és 1974-1990 között keletkezett tanácsi iratanyag selejtezése. A tanácsi iratanyag levéltári használhatóságáról a kárpótlási és a hadigondozási ügyek intézésénél szerzett tapasztalatok alapján nem volt jó véleménnyel. Itt utalt arra, hogy az önmutatós átrendezés segítené a keresést. Arról, hogy mit ért önmutatós rendszeren - pl. családi név, tárgy vagy egyéb rendező elv szerinti átrendezést, és hogy ez milyen keretek között - fondon, állagon, sorozaton stb. belül - történne, arról nem ejtett szót. A selejtezés során a hagyományos elvek a meghatározók - pl. az éves jelentéseket őrizzük, tekintettel vagyunk az iratok jogbiztosító voltára és információtartalmára -, a rendszerváltás körüli időktől azonban felmerülnek új szempontok is. Ilyen az irat szerzőjének személye, ha szerepe volt a rendszerváltásban. A tükröződő iratok esetében az a mérvadó, hogy hol összpontosul az intézkedés lényege. A községek pl. felülről kapják az utasításokat, ezért a kiadónál célszerű őket megtartani. Ha az ügyben községi szinten intézkedés történik, mérlegelni kell az iratok selejtezhetöségét. Az 1960-as évektől nem utasítások, hanem tájékoztató körlevelek érkeznek a községi tanácsokhoz, ezekkel ugyanez a helyzet. Az építési engedélyeket 15 év után ki lehetne selejtezni, de a középületek, műemlékek, közművek és nagyobb formátumú magánépületek -pl. a panziók, szállodák, irodaházak stb.- építési engedélyei ennél tovább lennének őrzendők. A hagyatéki és közjegyzői iratok az illetékhivatal iratanyagában tükröződnek. Döntés kérdése, hogy hol maradjanak meg. Altalános tapasztalat, hogy a levéltárba adott tanácsi iratanyagban sok az ügyviteli értékű irat. Ezeket a rendezési és selejtezési feladatok végzése közben le kellene választani a levéltári őrizetet érdemlő iratokról és külön kellene kezelni, hogy az ügyviteli érték elévülése után kevés fáradsággal eltávolíthatók legyenek. Kalmár Ella /BFL/ korreferátuma a gazdasági szervek nyilvántartásaival foglalkozott. Az 1980-as évektől gazdasági téren is nagyon sok volt a változás. Óriási számban alakultak új cégek. Az expanzió 1995 körül lezárult, kialakult a piacgazdaság piramisa. Két meghatározó nyilvántartás létezik: a gazdasági szervek regisztere a KSH-nál és a cégbírósági nyilvántartás. A KSH-regiszter ősadatai az 1970-es évekből valók. Feladata a gazdasági szervek adatainak nyilvántartása. Minden adószámmal rendelkező szervre kiterjed. A regiszter a statisztikai megfigyelések szervezéséhez szükséges. A gazdasági szervek számának rohamos növekedése miatt a teljes körű helyett a reprezentatív adatgyűjtés lett a jellemző. A regiszterben a nyilvántartott cégről vannak állandó adatok /törzsszám, a megalakulás módja és dátuma, a működés kezdete/ és történeti tárolású adatok, amelyek nem módosíthatóan rögzítik a cég nevét, cégbírósági számát, a tevékenységre, a gazdálkodási formára, a létszámra, a jogelődökre, jogutódokra stb. vonatkozó adatokat és az azokban bekövetkezett változásokat. A cégbíróságok működése az 1980-as évektől élénkült meg. Az évtized végén új társasági és cégbírósági törvény született. A cégnyilvántartás 1995-től egységes az országban. A levéltári munkát mindkét nyilvántartás segítheti, a számítógépes adatok ugyanis a levéltárak számára is hozzáférhetők. 62