Levéltári Szemle, 49. (1999)

Levéltári Szemle, 49. (1999) 3. szám - HÍREK - Pintér Ilona: A Magyar Levéltárosok Egyesületének Országos Vándorgyűlése, Kecskemét, 1999. augusztus 23–26. / 60–69. o.

A hozzászólások sorát Sarusi Kiss Béla /BFL/ nyitotta meg. Azokat a tapasztalatokat ismertette, amelyekre a budapesti jogszolgáltatási szerveknél tettek szert egy selejtezési mintajegyzék készítése során. A munkát a Nemzeti Kulturális Alap támogatásával végezték, vizsgálódásuk a Fővárosi Bíróság és a Budapesti Központi Kerületi Bíróság polgári peres irataira terjedt ki. A fővárosban évente kb. 600 ifm ilyen irat termelődik. A mostani gyakorlat szerint ennek kb. 1 %-a van levéltári őrizetre szánva. A mintajegyzék készítésével kapcsolatban végzett selejtezés során ugyanakkor arra jutottak, hogy ennél jóval nagyobb, kb. 10 % az anyagban a levéltári érték. Szem előtt kell tartani, hogy a bírósági iratanyag jogbiztosító értéke igen jelentős. Éppen emiatt sokszor nem elegendő csak az ítéleteket és a végzéseket megőrizni. Jenéi Andrásné /KSHL/ arra hívta fel a figyelmet, hogy foglalkozni kellene az elektronikus úton előállított iratok őrzésének kérdésével. A mostani állapot kaotikus. A levéltárakban még nem napi gond a velük való foglalkozás, egyelőre az ügyintézők kezelik és tárolják őket. Előbb vagy utóbb azonban levéltárba fognak kerülni, fel kell készülni a szakszerű tárolásukra és őrzésükre. A levéltári intézmények kettős célját - a biztonságos őrzést és az anyag kutatók számára való használhatóvá tételét - az elektronikus iratok esetében is teljesítenünk kell. Véleményéhez később többen is kapcsolódtak, így: A. Varga László /BFL/ szerint a KSH mellett a minisztériumokban is jelentkezik ez a gond, a levéltáros számára legalábbis. Azok, akik dolgoznak velük, általában aggályoskodásnak veszik a dolog levéltárosi megközelítését. Mielőbb megoldást kell pedig találni, hogy a jövő kutatói elől ne vesszenek el a források. Rostás Zoltán /SzSzBMÖL/ hozzátette, hogy a törvény nem rendelkezik a hordozóeszköz átadásáról. Nagy kérdés, hogy így hogyan fogjuk kutathatóvá tenni az elektronikus adathordozókat. Az elhangzottakra reagálva Szegőfi Anna megjegyezte, hogy a kérdés napirenden van, de várják a másolatok hitelesítéséről szóló törvényt. A szakma el szeretné érni, hogy a levéltári anyagot a használhatóságát biztosító tartozékokkal együtt kelljen levéltárba adni. Szaniszló Ferenc a számítógépes iktatással kapcsolatban megjegyezte, hogy nem elég megadni a szoftvert, meg kell tanulni kezelni is. Az alkalmazott rendszerek lényegesen különböznek egymástól, sokszor egy cégen belül is. A dolog jelentőségét azonban nem kell eltúlozni, mivel a levéltárba kerülő anyag kezeléséhez nem szükséges az iktatás ismerete, feltéve persze, hogy az iratanyag papíron van. Breinich Gábor /BFL/ arról szólt, hogy óriási a fejlődés, háromévenként avulnak el a rendszerek. Ezt a levéltárban nem lehet követni. A megoldásnak két lehetséges útja mutatkozik. Az egyik az, hogy azok az intézmények, amelyek elektronikus adathordozókkal dolgoznak, kötelesek legyenek biztosítani az adatok fennmaradását. A levéltár ebben az esetben diszpécserközpontként működne, az adatok elérhetőségét biztosítaná. A másik megoldás szerint olyan adatformátumok létrehozását kellene előírni, amelyek az átjárhatóságot biztosítják. A levéltárban lenne leírás arról a szoftverről, programról és adathordozóról, amit használnak. Alföldy Vilma /Eü. Min./ szerint nagyon kevés szó esett a kormányzati szféráról, ahol jelentős fejlődés indult el. Jan. l-jétől a Miniszterelnöki Hivatal és öt minisztérium elektronikus adatkezelési rendszert vezet be. Az iratkezelés elektronikus úton és egységesen 63