Levéltári Szemle, 49. (1999)
Levéltári Szemle, 49. (1999) 3. szám - A VÁNDORGYŰLÉS ELŐADÁSAI - Szaniszló Ferenc: Alapelvek a tanácsi iratok levéltári selejtezéséhez / 28–32. o.
sen figyelnünk, s ennek a történelmi eseménynek a függvényében a korábban jelentéktelen helyszínek és iratképző szervek is jelentősekké válhatnak. 5.5.) Az irat eredetisége, mint selejtezhetőségi szempont, a másolatok másodlagos voltát jelentette, kivételt képezett az az eset, ha a másolat állagvédelmi szempontból jobban megfelelt a tartós megőrzés kívánalmainak. Az eredetiség elve alapján minősítettük a különböző szervezeti egységekhez, előadókhoz tudomásulvétel céljából érkezett átfutó iratokat selejtnek, a készítőnél maradó egy eredeti irattári példány kivételével. Az elv továbbra is a régi marad, bizonyos kiegészítésekkel. a.) Budapest Főváros Levéltárában 1998 folyamán mikrofilmezésre készítettük elő a tanácsi és vb. jegyzőkönyveket, s ennek során a duplum példányok felhasználásával elkészítettük a teljes jegyzőkönyv változatot, azt amely az előkészítő anyagokat is tartalmazza. A változat alapját az eredetiségtől függetlenül a legjobban olvasható példány képezte még abban az esetben is, ha nem az volt a kötött példány. b.) Az eredetiség kapcsán meg kell vizsgálnunk a nem papíralapú adathordozóra készült biztonsági másolatok és az eredeti irat viszonyát. A kérdést igen fontossá a mikrofilmezés elterjedése teszi, a regionális műhelyekről megfogalmazott tervek a döntést sürgőssé is teszik. Az irat eredetiségéről szóló alapelv értelmében a mikrofilm kiváltja az eredeti iratot, s így az kiselejtezhető. Az alapelvünk azonban eddig nem vette figyelembe a hitelesség kérdését. A tanácsi iratanyagban igen sok olyan irattári tétel található, amely állampolgári érdekek figyelembe vétele esetén nem selejtezhetőnek minősül, de megőrzése csak hiteles - bíróság előtti jogbiztosító - formában lehetséges. A gondot a levéltárak számára az jelenti, hogy nem készült el a másolatok hitelességéről szóló jogszabály, csak egy ideiglenesnek tekinthető bírósági határozat körvonalazza a hitelesítés mikéntjét. Budapest Főváros Levéltárának gyakorlatában - ahol másfél éve igen intenzíven folyik a tanácsi és a bírósági iratok tervszerű biztonsági filmezése - jelenleg azt a gyakorlatot követjük, hogy az érvényes bírósági határozat értelmében jegyzőkönyvben rögzítjük a felvétel készítésének és az ellenőrzésének a körülményeit, s eredeti irattári rendjében őrizzük az iratokat a törvényi szabályozás - remélhetőleg belátható időn belüli életbelépéséig. Az eredeti iratok kiselejtezésére akkor kerül sor, és abban a formában, ahogy a születő törvény a megsemmisítést szabályozza. A másolat joghiteléről szóló törvény megszületését követően a levéltári szakmai állásfoglalásunkat úgy kell megfogalmaznunk, hogy az valamennyi nem papíralapra készült másolatra vonatkoztatható legyen, különösen a már használt digitális másolási technikákra. 5.6.) A selejtezés során figyelembe vettük az ügyirat és az egyes iratdarabok jogbiztosító értékét, s az iratot akkor is nem selejtezhetőnek minősítettük, ha az nem az irattárat létrehozó szerv jogainak biztosítását szolgálta. Az alapelv fenntartása mellett bizonyos alkalmazási módosításokra azért van szükség, mert a rendszerváltozás időszakában elképzelhetetlenül nagy volt az iratpusztulás. Az iratpusztulás miatt olyan jogbiztosító iratok is elsődlegessé válhatnak, amelyek korábban más forrásból könnyebben beszerezhető jellegüknél fogva minősültek selejtnek. A gazdálkodó szervezetek által biztosított ún. szolgálati lakások jogos bérlőiről ilyen-olyan jelentéktelen okból született ügyirat a tanácsoknál, amely jelentéktelenségénél fogva selejtezhetőnek minősült. A gazdálkodó szervezetek átalakulása kapcsán elpusztult irattárakkal együtt elpusztultak az állampolgári jogokat biztosító elsődleges források is, így a jelentéktelen ügyirat jogbiztosító egyetlen forrássá lépett elő. Számtalan a hasonló példa, s bár elméletileg az ilyen egykor értéktelen ügyirat már nem került levéltárba, mégis célszerűnek látszik különös figyelmet fordítani a más 30
