Levéltári Szemle, 49. (1999)

Levéltári Szemle, 49. (1999) 3. szám - A VÁNDORGYŰLÉS ELŐADÁSAI - Szaniszló Ferenc: Alapelvek a tanácsi iratok levéltári selejtezéséhez / 28–32. o.

szervek és személyek jogait biztosító iratok mentésére. A levéltárak szempontjából a legjobb megoldás az lenne, ha ezeket az iratokat bizonyíthatóan átadjuk a jogos tulajdonosnak. Tekintve, hogy az ilyen átadás a korábbi levéltári gyakorlatban nem volt szokásban, célszerű lenne ezt szakmailag elfogadható eljárásnak minősíteni. 6.) Megvizsgálandó azon iratok sorsa, amelyeknek az információ tartalmát valamilyen kötelezően vezetett nyilvántartás tartalmazza. A selejtezési alapelv azt állapíthatja meg, hogy amennyiben a nyilvántartás tartalmazza az iratban lévő valamennyi - maradandó értéknek minősülő információt - a nyilvántartás alapjául szolgáló iratokat ki lehet selejtezni. A levéltári döntésnél azonban a selejtezhetőség kimondásakor több szempontot kell figyelembe venni: a.) melyik szerv vezeti a nyilvántartást, milyen a szerv iratkezelési fegyelme, b.) a szerv a levéltár gyűjtőkörébe tartozik-e, biztosított-e a nyilvántartás levéltárba kerülése, c.) a nyilvántartás már a levéltárban van, vagy más levéltárban esetleg más közgyűjteményben, esetleg országos hatáskörű hatósági feladatokat ellátó szervnél. 7.) Külön részleteiben kell vizsgálni a tükröződő iratok problémáját: a.) Általános elveket határozhatunk meg arra vonatkozóan, hogy melyik tanácsi szinten kell megmaradnia a tükröződő iratoknak. Ez azonban csak alapelv, a maradó szintet a levéltáros próbaselejtezés alapján tudja megállapítani, egyéb helyi sajátosságok figyelembe vételével. A feltétlen figyelembe veendő helyi sajátosságok: aa.) a létrehozó szerv iratkezelési fegyelme, bb.) a kintlévőség kizáró szempont, cc.) állományvédelmi szempontok, dd.) irathiányok stb. b.) A tükröződő iratok esetében el kell dönteni, hogy a tükröződés tanácsi szinten, vagy más szervek, esetleg országos szervek szintjén történik-e. Más elveket kell meghatároznunk a tükröztető szerv jellegétől függően. c.) Eldöntendő az a kérdés is, hogy bizonyos tükröződések ellenőrzésére fordított idő arányban áll-e az így felszabaduló férőhellyel. Budapest Főváros Levéltárában próbaselejtezést végeztünk az építési engedélyek selejtezhetőségének eldöntésére. Az iratanyag történeti értékének kétes voltát az is jelzi, hogy 1986-ban az addig nem selejtezhető iratokat selejtezhetőnek átminősítette az ügykörjegyzék. A történeti érték vizsgálata előreláthatóan nagy szakmai vitákat kiváltó hosszadalmas felülvizsgálatot igényelt. A munka elvégzését a BFL gyűjtőkörébe tartozó kerületeknél keletkezett nagy mennyiségű iratanyag indokolta. Első lépésként az építési engedélyek legértékesebb darabjainak, a tervrajzoknak a tükröződését vizsgáltuk. A vizsgálat során - a speciális iratanyag miatt - külső szakértőt is igénybe vettünk, aki a tervrajzok elsődleges őrzési helyének, az ún. közületi tervtárnak az iratanyagáról készített szakvéleményt. A levéltári őrizetbe került iratok próbaselejtezése és a kerületi irattárak célvizsgálata alapján szeretnénk elkészíteni az építési iratok selejtezési tervét. A jelenlegi vizsgálataink alapján az iratcsoport részleges selejtezését tartjuk megfelelőnek, három iratcsoport kialakításával: 1.) Nem selejtezhetőnek minősülnek a középületekre, saját beruházásra vonatkozó iratok. 2.) A nagyobb jelentőségű magánépítkezések és átalakítások iratanyaga nem selejtezhető. A „nagyobb jelentőségű,, építkezések és átalakítások fogalomkör meghatározását, az előfordulható építkezések és átalakítások felsorolását, az iratanyag darabszintü átnézése után mérnök szakértővel közösen lehet elkészíteni. 3.) Selejtezhetőnek minősülnek - mintavételi kötelezettség terhe mellett - a ki31