Levéltári Szemle, 49. (1999)
Levéltári Szemle, 49. (1999) 3. szám - A VÁNDORGYŰLÉS ELŐADÁSAI - Szegőfi Anna: A levéltárak iratértékelési és selejtezési feladata / 13–28. o.
elektronikus irat, és az elektronikus archiválás az ügyintézésben és a levéltáraknak, levéltárosoknak dönteni kell! A papíralapú iratokhoz való ragaszkodásunk nem megoldás, csak elodázása a problémáknak, időnk pedig nincs, a törlő gomb a klaviatúrák legszembetűnőbb helyén van és a legkönnyebben elérhető. Az elektronikusan keletkező irat esetében már a keletkezés előtt meg kell történnie az értékelésnek, nem várhatunk arra, hogy irattárba kerül, hiszen az elektronikus archiválás a legegyszerűbb selejtezési módszer lehet, maradéktalanul megsemmisül az információ. Úgy hiszem ez elegendő indok. Nem fér kétség hozzá, hogy korunk hagyományos adathordozóinak mennyisége is csökkenthető, csak azt nem tudjuk eldönteni, hogy mennyivel. A Nemzetközi Levéltári Tanács 3-5 % között határozza meg a véglegesen megőrzendő iratok arányát, ezzel szemben áll a nyugat európai gyakorlat a maga 20 % körüli arányával. Úgy gondolom nekünk is ezt kellene követnünk, bár félek, hogy messze vagyunk még a közelítéstől. A történeti forrás %-os meghatározásánál is fontosabb, hogy manapság úgy a hagyományos, mind az elektronikus irattermelés egyre növekvő arányai az iratértékelés és selejtezés jelenleginél sokkal gyorsabb és hatékonyabb módját igénylik. Az iratértékeléssel és selejtezéssel kapcsolatos mondanivalóm őt kérdés köré csoportosítható: Elsőként az iratértékelés és selejtezés helyzetéről szólok, az irattári és levéltári selejtezés különbözőségéről. Szeretném felkelteni a kollégák figyelmét, hogy az iratértékelési gyakorlatban szemléletváltásra lenne szükségünk: a fondképző szintű szemléletet az információ megőrzésének előtérbe helyezésével kellene felváltanunk. Másodikként elmondom gondolataimat az iratértékelés egyik elfogadott formájáról; az értékhatár alá sorolásról. Itt hívom fel a figyelmet az értékhatár vizsgálatok új szempontjaira: különös tekintettel az új típusú központi nyilvántartó rendszerekre. Az értékhatár vizsgálatok legsürgősebb teendőjeként szólok a magánszférában keletkező iratokról és az államigazgatási szakszervekről. A harmadik kérdéscsoport az egyes iratok selejtezhetőségének vizsgálata. Ebben a részben néhány irattípus selejtezéséről ismertetek példát. Hagyatéki iratokról, tanácsi jegyzökönyvekről, adó főkönyvekről, iskolai anyakönyvekről és iktatókönyvekről esik majd szó. A negyedik részben a levéltári selejtezések alapjául szolgáló mintajegyzékek készítéséről beszélek. Ismertetem a gazdasági szervek, a jogszolgáltatási szervek és a tanácsi szervek elkészült, vagy készülő mintajegyzékeinek munkamódszerét. A mintajegyzékek formájáról is felvetek néhány - remélem hasznos - gondolatot. Végezetül az iratértékelés és selejtezés jelenlegi gyakorlatának néhány problémáját említem meg, megtoldva a megoldásra vonatkozó szerény javaslatommal. I. Az iratértékelés és selejtezés helyzete Az iratértékelés és selejtezés kapcsolata mindannyiunk számára nyilvánvaló. Az iratértékelés a levéltáros teljes szakmai tudását feltételező tudományos munka és egyben lelkiismereti kérdés, amit az iratanyag selejtezése, azaz a szándékos megsemmisítés követ. A hangsúlynak ez esetben a szándékosságon kell lennie. Az iratértékelés persze nem mai keletű probléma, már Mezopotámiában is születtek az agyagtáblák megőrzésére és megsemmisítésére vonatkozó rendelkezések. Kis hazánkban az iratértékelés problémája akkor kezdett körvonalazódni, amikor az iratok levéltárba kerülésének időpontját 14
