Levéltári Szemle, 49. (1999)

Levéltári Szemle, 49. (1999) 3. szám - A VÁNDORGYŰLÉS ELŐADÁSAI - Szegőfi Anna: A levéltárak iratértékelési és selejtezési feladata / 13–28. o.

viszonylag rövid időhatárban, 15 évben, állapítottuk meg és rendeltük el törvényileg. Nem véletlen, hogy az 1969. évi levéltári törvény az irattári tervekről is intézkedik, amely irattári tervek nem más célt szolgálnak, mint a tematikus, tömeges, központi iratértékelést. Ez az iratértékelés elég sajátos, mert levéltári elméleti munka eredménye, aminek a végrehajtását azonban az iratképzőkre bíztuk, bár fenntartottuk a levéltári ellenőrzési jogkört és lehetőséget. A kettősségből következően ezeket az irattári terveket az ügyviteli szempont elsődlegessége határozta meg. Másik nagy probléma az volt, hogy az iratok tárgyi csoportosításához szükséges struktúrát felülről terveztük, az az elképzelés, hogy a mintaterveket az egyes szervek majd testreszabják, a gyakorlatban nem valósult meg, az egyedi irattári terv másológép segítségével készült. A jelenleg folyamatban lévő iratkezelési szabályzat és irattári terv készítési kényszer is ugyanezeket a problémákat veti fel. A levéltári elmélet és irattári végrehajtás kettősségét, a levéltárak jelenlegi és hosszú távú lehetőségeit figyelembe véve, a magyar levéltári gyakorlat nem tudja felszámolni. Az elmúlt években a kettősség feloldására egyre több levéltárosban fogalmazódott meg az átmeneti levéltárak szükségessége, amely levéltáraknak elsődleges feladata lenne az iratértékelés és a selejtezés. Az átmeneti levéltári hálózat megvalósításának akadályait mindannyian ismerjük, a tanácskozásnak nem feladata megoldást keresni a problémára, egyet azonban mégis tehetünk, gondolkozhatunk együtt egy elfogadható munkamódszeren. Egyes levéltárakban a lehetőségek szabta határok között ma is működtetnek olyan raktárakat, amelyek az átmeneti levéltár funkcióját töltik be, különösen a gazdasági anyag tárolására, ez azonban nem találkozik a szakma egyértelmű minősítésével - a pejoratív kicsengésű bérraktározás miatt - és problémákat okoz a levéltár kötelező nyilvántartási rendszerében a tisztázatlan fogalmak miatt. Az átmeneti levéltár házon belüli megvalósítása véleményem szerint is sok gondunkat megoldaná, s mindazokat akik egyetértenek velem, szeretném itt és most felkérni, hogy közösen dolgozzuk ki a központi nyilvántartási rendszer és az átmeneti nyilvántartás közös nevezőre hozásának lehetőségeit. Gondolok itt az állománygyarapodásra, az ideiglenesen állományba vett anyag nyilvántartására, az ügyviteli selejtezések lebonyolítására stb. Az iratértékelési gyakorlatunknak van egy alapvető elméleti meghatározottsága, nevezetesen a. fondképző szintű szemlélet. Ennek a szemléletnek iratértékelési szempontból az a problémája, hogy nem az iratokból kielemezhető információ értékét helyezi előtérbe, hanem a tényleges fizikális formájában megjelenő iratot, amely minden esetben egy fondképzőhöz köthető. A szemléletváltás szükségességét, azaz az információ megőrzésének előtérbe helyezését, a fejlett szakmai színvonalon működő holland kollégák ismerték fel először, s ennek megoldására dolgozták ki a sokak által ismert és tanulmányozott PIVOT elméletet. Én itt és most nem részletezem az elmélet lényegét, vannak hivatottabb kollégáim, akik ezt reményeink szerint még több ízben megteszik majd, mindannyiunk okulására. Véleményem szerint az elmélet és gyakorlat magyarországi alkalmazásának van egy nagy kerékkötője, az átmeneti, tömeges iratselejtezéssel foglalkozó levéltárak hiánya, amely hiány felszámolására aligha van reményünk a közeljövőben. Addig is amíg a holland gyakorlatot át tudjuk ültetni, saját iratértékelési és selejtezési gyakorlatunkat kell feleleveníteni, meggyorsítani, megkönnyíteni. Ha az iratértékelés és selejtezés kapcsolatát akarjuk vizsgálni, le kell szögeznünk, hogy az iratértékelés minden esetben levéltári szakmunka, míg a selejtezés egy részt az irattárakban zajlik, másrészt a ténylegesen levéltári őrizetben lévő iratanyagban. A munka fontosságát nem, de a minőségét megváltoztatja a helyszín és változnak a módszerek is. 15