Levéltári Szemle, 49. (1999)

Levéltári Szemle, 49. (1999) 1. szám - Körmendy Lajos: Egy nyitott és rugalmas információs rendszer koncepciója / 3–13. o.

JEGYZETEK 1 Jelen tanulmány a Miscellanea in honorem Caroli Kecskeméti (Brüsszel 1998) c. kötetben megjelent The Concept of an Open and Flexible Archivál Information System c. cikk (273-287. old.) némileg kiegészített magyar változata. 2 A számítástechnikában nem jártasak is könnyen megérthetik az adatbázis, a mező és a rekord fogalmát, ha megnézik az 1. sz. illusztrációt. Itt az adatbázis maga a tábla, az oszlopok a mezők, a sorok a rekordok. 3 Az adatbázist kezelő szoftver neve FOND-X és már hosszú ideje működik az Országos Levéltárban. A program demo-válozata letölthető az Internetről (

http://www.geocities.com/SiliconValley/Lab/3707/index.html

). 4 A levéltári karakter a keresést van hivatott meggyorsítani - felkészülvén arra az időre, amikor több mint 100 ezer rekordot fog tartalmazni a teljes adatbázis. Egy mező lehet "személynév", "helynév", "vegyes" vagy "egyéb' karakterű, és a számítógép ahelyett, hogy az összes mezőt végigkeresné (fölöslegesen), csak a megfelelőket vizsgálja személynév, helynév stb. keresésekor. 5 A központi adatbázist és a csatlakozó táblákat együtt kezelő program (a neve FOND-SX) tesztelése folyamatban van, és várhatóan az év végéig befejeződik. 6 Az "informatikai rendszer" kifejezést azonos értelemben használom a számítógépes adatbázisrendszerrel. 7 Ennek több módja van, az időtálló segédletkészítéstől kezdve az ún. történész-levéltáros tevékenységéig bezárólag. Más országokban a szakmai közfelfogás teljesen eltérő lehet, például az Egyesült Államokban vagy Hollandiában az ún. records management-tet részesítik előnyben (ez többé-kevésbé megfelel annak, amit mi területi munkának nevezünk), és ezt a szemléletet az informatikai rendszerük is tükrözi. 8 A kutatószolgálatban a szoftver ún. olvasóváltozata használatos, amely nem jeleníti meg a szóbanforgó mezőt. 9 Az első ilyen részrendszer (szoftver + tábla) tesztelése folyamatban van. 10 A szerző nézeteit a levéltári információról és a kontextusokról lásd: A levéltári irat értéke és az iratértékelés (Levéltári Szemle, 1994/4, 34-35. old.) c. cikkben. 11 A valóságban a Belügyminisztérium fondjának más a szerkezete, az említett állag és sorozat nem létezik, a példával csak a hierarchikus megközelítést kívántam szemléltetni. 12 Létezik egy másfajta horizontális kapcsolat is, amikor például egy irat vagy irategyüttesben hivatkozás történik egy másikra, ami egy másik fondban vagy állagban található. Ezek a kapcsolatok azonban már kevésbé tartoznak a levéltáros hatáskörébe, annál inkább a kutatóéba, akinek az egyik eminens feladata az, hogy a rejtett összefüggéseket megtalálja. A kérdés részletes kifejtését lásd: A levéltári irat értéke és az iratértékelés (Levéltári Szemle, 1994/4,35. old.) c. cikkben. 13 Tisztában vagyok vele, hogy a vertikális-horizontális besorolás - mint minden tipizálás - leegyszerűsítő, és az iratok közötti kapcsolatok ennél bonyolultabbak. Talán lehetne tovább finomítani az összefüggések kategorizálást, de kérdéses, hogy érdemes-e. 14 Ez hasonlít a nemzetközi leírási szabvány rendszeréhez (ISADfg]), de a két dolog párhuzamosan lett kifejlesztve. A szóbanforgó adatbázis-szintrendszer már 1988-ban elkészült. 15 A továbbiakban is gyakran fordul majd elő a "magas szint" nagy az "alacsony szint" kifejezés. Rendszerünkben a szintek "magassága" és azok numerikus értéke fordítottan arányos. Tehát a legmagasabb szint az l-es, ennél alacsonyabb a 2-es, a 2-esnél alacsonyabb a 3-as stb. 16 Nem kötelező a hierarchia alkalmazása, a tábla akár egy szinttel is működőképes. 17 Nem az előbb említett nevek, fogalmak stb. szabványosításáról van szó, hanem a levéltári adatok struktúrájának standardizálásáról. 18 A görög mondabeli rabló, Prokrusztész, áldozatait az ágyába fektette, és aki nem fért bele mert túl hosszú volt, annak levágott a lábából, aki túl rövid volt, annak megnyújtotta a lábát. ,9

. Magyarul megjelent a Levéltári Szemle 1995/2. számában az 53-74. oldalon. 20 Az általam ismert esetekben nem az ISAD[g] szerint csinálták ezt, de sok tekintetben nagy a hasonlóság. 13