Levéltári Szemle, 49. (1999)

Levéltári Szemle, 49. (1999) 1. szám - Körmendy Lajos: Egy nyitott és rugalmas információs rendszer koncepciója / 3–13. o.

Nemcsak az előbbiekben ismertetett, a kutatószolgálatban használatos táblák csatlakoztathatók a központihoz. A rendszer úgy lett kialakítva, hogy minden rekord kap egy, a számítógép által generált állandó azonosító számot. Ez lehetővé teszi, hogy rendszeren kívüli adatbázisokkal is összeköthetők legyenek a rekordok (például kutatói kérések, örjegyek nyilvántartása). Egyszerűség és hosszú távú adatbiztonság A számítógépes szabványok gyors változása - különösen a szoftvereknél - világszerte komoly gondot jelent. Időről időre minden levéltárnak követnie kell a változásokat, ami többféle problémát okoz: pénzügyit, technikait és adatbiztonságit. Ezek közül az utolsó a legkomolyabb. Az adatok konvertálása az egyik szabványról (formátumból) a másikra rendkívül nehéz és kényes feladat. Ha egy 5000 rekordot tartalmazó adatbázis adatainak 5 százaléka elveszik egy konvertálás során, az nem tragédia. De ha ugyanilyen arányban tűnik el vagy sérül adat egy 250 ezres adatbázisból, az már óriási veszteséget jelent. Valószínűleg sohasem tudjuk kizárni az adatveszteséget a konvertálásoknál, de minimalizálhatjuk azt, ha a rendszer tervezésekor feltétlen előnyben részesítjük az adatbázist a szoftverrel és a hardverrel szemben. (Gyakran nehéz meggyőzni a számítógépes programokban gondolkozó kollégákat, szakembereket, akik mindig a legújabb és legtöbbet tudó szoftvereket szeretnék bevezetni és alkalmazni.) A prioritásokat mindjárt a legelején - amikor az egész adatbázisrendszer típusáról és struktúrájáról döntünk - meg kell határozni. Az egyszerű adatbázis-struktúra megkönnyíti az adatok konvertálását. A fix mezőkkel rendelkező adatbázisok egyszerűeknek tekinthetők. Az igazat megvallva a rugalmas mezők jobban megfelelnének levéltári célra, mert a levéltári információ általában szöveges. Ezért egy ésszerű kompromisszumot próbáltunk kötni: a központi adatbázis egy rugalmas mezőt tartalmaz, ahová a nagyobb szöveges információt lehet írni (például fondleírást). Ami a csatlakozó táblákat illeti, itt sem zárhatók ki a rugalmas mezők, mindenesetre arra törekszünk, hogy a lehető legkevesebb forduljon elő belőlük. Az adatbázist kezelő szoftver Paradox fájlokat generál, de az export-import funkciók dBase formátummal is működnek, tehát ilyen fájlok is készíthetők, illetve ilyenekből is az adatbázisba emelhetők adatok. Ez szintén az adatbiztonságot szolgálja. Egy átfogó levéltári információs rendszer megtervezése óriási felelősséggel jár több ok miatt is. Hajói működik, akkor a levéltárosi munka egy fontos szegmensét hosszú ideig meghatározott mederben tartja. Ha olyan rendszert vezetünk be, ami a levéltárosnak sok szabadságot ad, ez bizonyos kockázatot jelent, mert lehetetlen előre látni az összes lehetséges alkalmazást, de ezt a kockázatot vállalni kell. Ha a rendszer nem működik jól, akkor a revízió elkerülhetetlen - minél később kerül erre sor, annál több pénzbe és fáradtságba kerül a korrekció. Tulajdonképpen egyetlen biztos pontunk lehet a jövőt illetően: ha a rendszer kialakításánál és a megvalósításnál következetesen szem előtt tartjuk a levéltári alapelveket, akkor nagy csalódás nem érhet bennünket. 12