Levéltári Szemle, 48. (1998)

Levéltári Szemle, 48. (1998) 3. szám - KILÁTÓ - Garadnai Zoltán: Beszámoló az V. Európai Levéltári Konferenciáról: Barcelona, 1997. május 27–30. / 55–59. o.

c) Afondok egységének megőrzése céljából célszerű a nyilvántartási lapokat a kutatási segédletekhez csatolni. 4. A fondok egységének tiszteletben tartása az iratok rendezése és jelzetelése folyamán. a) Ajelenkori iratok jelzetelése mintegy húsz-harminc éves múltra tekint vissza. Figyelembe lehet venni a Nemzetközi Levéltári Tanács erre vonatkozó ajánlásait, az ún. ISAD(G) normákat. b) A levéltári rendezésnél a számítógép lehetővé teszi, hogy számos jegyzéket akár több példányban is elkészítsünk, illetve azt, hogy a segédleteket pl. kronológiai vagy geográfiai mutatóval lássuk el. c) A jelenkori levéltári dokumentumok rendezésénél, tekintettel arra, hogy az iratok túlnyomó többségben nem egyszerre kerülnek be a levéltárakba, az eredeti szerkezet elvét („principe de structure") célszerű alkalmazni. d) A levéltári segédletnek elvben tartalmaznia kell az összes, az adott fondhoz tartozó irat leírását. Ugyanakkor számolni kell azzal is, hogy egyes fondok a történelem folyamán megkárosodtak, szétszóródtak, sőt előfordulhat az is, hogy az iratok nemcsak egy ország területén találhatók. Joaquim Borras, a Spanyol Közigazgatási Levéltár vezetője a levéltárak és a közigazgatási szervek kapcsolatát mutatta be az állami adminisztráció és az iratmegőrzés, iratkezelés kapcsolatán keresztül. Elisa C. de Santos Canalejo, a Spanyol Oktatási és Művelődési Minisztérium Levéltárának helyettes vezetője a levéltári dokumentumok nyilvántartásának spanyolországi és nemzetközi tapasztalatairól számolt be. Hugó L. P. Stibbe kanadai levéltáros az 1994-ben a Nemzetközi Levéltári Tanács által publikált ISAD(G) (General International Standard Archivál Description), és az 1996-ban publikált ISAAR (CRF) (Registre d'Autorité en Norme International des Archives, pour les Personnes Morales, Physiques et les Familles) iratrendezési és jelzetelési rendszerekről tartott előadást. Véleménye szerint a kanadai eredmények azt mutatják, hogy ez a két rendszer egymástól függetlenül is alkalmazható, mégis célszerű egymás kiegészítőjeként alkalmazni azokat. A Nemzetközi Levéltári Tanács szándéka szerint az egész világon bevezethető rendszert hoztak létre, ami megkönnyítheti az iratok rendezését és kutatását. A szerző szerint három év tapasztalata még nem elégséges ahhoz, hogy a rendszer hasznosságát és gyakorlati alkalmazhatóságát bizonyítani lehessen. Hans Hofman holland levéltáros az elektronikai úton keletkeztetett dokumentumok kezeléséről és archiválásáról tartott előadást. Jelenleg az Egyesült Államokban, Németországban és a skandináv államokban folyik magas szintű kutatási és fejlesztési tevékenység ezen adathordozók kezelésének ügyében. A szerző megítélése szerint a levéltáros szakma már felkészült rá, hogy ezeket a kérdéseket nemzetközi szinten is tárgyalja. A XIII. Nemzetközi Levéltári Kongresszuson, Pekingben publikáltak egy tájékoztatót, amely első alkalommal ad segítséget az informatikai vonatkozású adathordozók kezeléséről. Végső következtetésként megállapította, hogy az elektronikus adathordozók kezelése a jövő évszázad levéltárosai számára a legfontosabb kihívást jelenti. A szükséges ismereteket már az iskolai oktatásban meg kell szerezni ahhoz, hogy a levéltárosok az informatikai társadalom igényeinek megfelelően oldhassák meg feladataikat. Gilbert Coutaz Vaudoises, Kanton Levéltárának igazgatója a svájci tapasztalatok alapján mutatta be a levéltárosok feladatait és lehetőségeit a titkos iratok kezelésének tárgyában. Előadásában vázolta a levéltáros helyzetét az 58