Levéltári Szemle, 48. (1998)

Levéltári Szemle, 48. (1998) 3. szám - KILÁTÓ - Garadnai Zoltán: Beszámoló az V. Európai Levéltári Konferenciáról: Barcelona, 1997. május 27–30. / 55–59. o.

a) A „zárt", történeti levéltárakban dolgozókkal szemben - ahol az iratanyag további gyarapodása már nem várható - a jelenkori dokumentumokkal foglalkozó levéltárosoknak fel kell készülniük arra, hogy újabb és újabb iratok kerülnek ó'rizetükbe. Célszerű, ha ez utóbbi esetben a levéltárosok már az iratátadás folyamatába is bekapcsolódnak. b) A modern kor kívánalmainak megfelelően egyre többfajta dokumentum őrzését, kezelését kell megoldani. Ilyenek példul az audio-vizuális és informatikai adathordozók, ül. az ilyen technikával készült és tárolt anyagok. c) A kormányzati szervek, vállalatok, intézmények gyakorta változtatják szervezeti felépítésüket: régiek megszűnnek, újak keletkeznek. A változások ismerete, nyomon követése a levéltárosok alapvető feladata. d) A dokumentumok másolása technikailag jelentősen könnyebb lett, így előfordulhat, hogy egyes dokumentumokról akár több másolat is készül, ezek más intézményben történtő őrzésével párhuzamos levéltárak („archives paralleles") jöhetnek létre. e) Gyakran a dokumentumok beszállítása nem egyszerre, hanem több részletben történik, ami megnehezíti a preveniencia elv következetes érvényesítését a rendezés során. f) Alapvető gondot jelent, hogy egyes szervezetek, vállalatok iratai eltűnnek, ül. fúzió vagy egyesülés esetén az iratok is „beolvadnak" az új irattárba. Franciaroszágban egy fond akkor tekinthető zártnak, ha a létrehozója már beszüntette a tevékenységét. Más országokban viszont a szerv megszűnése után fennmaradó fond folyamatosságát nem szakítják meg, ha az iratokat egy létrejövő új szerv kezelésébe átveszi. g) Azokat az iratokat, amelyeket az egyes szervezeti egységek hoznak létre, másodlagos- vagy alfondnak tekintik („fond secondaires"), de a fő szervezet irataival együtt rendezik, így elkerülik azt, hogy ugyanazon dokumentumokat több példányban őrizzék meg. 2. Afondok egységének tiszteletben tartása a beszállítás folyamán. a) A beszállítás után a fond nyilvántartásba kerül, ahol pontosan rögzítik az iratképző adatait, és azt, hogy melyik szervezet végezte el az iratbeszállítást. (Ezt a nyilvántartó lapot nevezik „bordereau"-nak.) Ezen nyilvántartó lapok segítségével az iratok sorsa nyomon követhető. b) Abban az esetben, ha a dokumentumok több részletben kerülnek beszállításra, a fenti nyilvántartás segítségével könnyen megállapítható az iratok közötti összefüggés. c) Amennyiben egyszerre több szervezettől vagy szervezeti egységtől származó azonos típusú iratok érkeznek a levéltárba, akkor ugyancsak e nyilvántartás segítségével kerülik el, hogy egyes iratok másod- vagy harmadpéldányait is megőrizzék. Ha ezen utóbbiakban olyan információk találhatók, amelyek az első példányokban nincsenek, akkor lehetséges a dokumentumok összevonása és együttes megőrzése. 3. A selejtezés folyamán felmerülő kérdések. a) A selejtezés a dokumentumok rendezésének legérzékenyebb területe, mivel meg kell határozni az elsődleges történeti értékű („valeur primaire"), és a másodlagos történeti értékű iratokat („valeur secondaire"). Az iratok történeti értéke azok keletkezésétől, eredetétől nagymértékben függ, és nem egyszer több példány között kell rangsorolni. b) A több fondban is megtalálható iratok selejtezésére általánosan alkalmazható szabályokat kell felállítani, a fondegység elvének figyelembevételével. 57