Levéltári Szemle, 48. (1998)

Levéltári Szemle, 48. (1998) 2. szám - G. Vass István–Sárközi János–Tilcsik György: Az önkormányzati levéltárak 1992–1996 közötti tevékenységéről készült szakfelügyelői jelentések összegző értékelése / 29–40. o.

iratkezelési tevékenység figyelemmel kísérése és lehetőség szerinti befolyásolása, ill. az átgondolt és tervszerű gyarapítás elképzelhetetlen. A külső fonddossziék sorozata mellett szükség van egy - lehetőség szerint számítógépen vezetett - szervjegyzékre

I'szervnyilvántartásra is, mégpedig megkülönböztetve az illetékességi körbe és a gyűjtőkörbe tartozó szerveket. Nyilván kell tartani azokat a megszűnt szerveket is, amelyek a levéltár illetékességi és gyűjtőkörébe tartoznak, s amelyek iratanyaga még nem került teljes terjedelmében a levéltárba. A számítógépes nyilvántartással szemben követelményként állítandó, hogy ne csupán a pillanatnyi helyzetet tükrözze (tehát ne csak az utolsó bejegyzést őrizze), hanem a bejegyzéseket mintegy naplózva, a változások folyamatát is megmutassa. A fentieknek megfelelően a hagyományos formában vezetett külső fonddosszié jó néhány dokumentuma a számítógépes szervnyilvántartásból „állítható elő", amivel egyrészt munkát lehet megtakarítani, másrészt csökkenteni lehet a tévedések lehetőségét. A védett levéltári anyag törzskönyvét általában nem fektették fel, pedig használata - természetesen szükség esetén - elengedhetetlen. 2. Levéltári belső nyilvántartások A belső nyilvántartások állapotát nagy mértékben meghatározza az a feltűnő bizonytalanság, amellyel az egyes levéltárak vezetői és munkatársai (de néha még a szakfelügyelők is) az alapvető fogalmakat használják. Több levéltárban nem minősül evidenciának, hogy a megyei közgyűlési jegyzőkönyvek bekötött sorozatai darabszinten rendezettnek minősülnek; hogy mutatóval ellátott az az iratanyag is, amelyhez egykorú irattári segédlet (mutató) áll rendelkezésre, nem csupán az, amihez a levéltárosok készítettek mutatót; hogy nem „rendezetlen" az az iratanyag, amely legalább az iratképzők szerint tagolva van, még akkor sem, ha az egyes fondok további rendezésre szorulnak; hogy az átvett iratanyagot raktári egységenként felsoroló átadás-átvételi jegyzék ideiglenes raktári jegyzékként funkcionálhat, tehát ezek az iratanyagok rendelkeznek segédlettel; hogy a belső fonddosszié nem azonos az aktuális raktári jegyzék tárolására szolgáló dossziéval, hanem egy olyan iratgyűjtemény, amely a fond legfontosabb adatai mellett, annak egész „élettörténetét" tükrözi stb. Mindaddig, amíg a fogalomhasználat egységesítésében nem jutunk előbbre, addig a jelenleginél sokkalta lelkiismeretesebb statisztikai jelentések sem tükrözhetik a tényleges valóságot, ill. nem teszik összemérhetővé az egyes levéltárak munkáját, irtanyagának állapotát. A fond- és állagjegyzék adatainak legalább évenként egyszer történő ellenőrzése és aktualizálása mind a levéltári anyag biztonságos nyilvántartása és őrzése, mind a kutatók korrekt tájékoztatása szempontjából elengedhetetlen. A szakfelügy élői jelentéseken alapuló táblázatos kimutatás szerint 20 levéltárban vezetik a fondés állagjegyzéket, ha nem is naprakészen. Komolytalannak kell azonban minősíteni azt a jó néhány levéltárban tapasztalt gyakorlatot (s a 20 között ezek is ott vannak), hogy az egy-két évtizeddel ezelőtt - vagy még régebben — publikált fondjegyzéket kézírásos kiegészítéssel vezetik tovább. Ezek a bejegyzések általában hiányosak, pontatlanok, illetve sok esetben azt tükrözik, hogy az utóbb átvett iratokat még fond- és állag szinten sem sikerült megnyugtatóan elhelyezni a rendszerben. Fondtörzskönyvet a levéltárak általában nem vezetnek, ill. egyes helyeken nincs is. A tervezési statisztikában nem viszik át következetesen a változásokat. A MOLSAT-ot vezetik, adatai a fentiek tükrében megkérdőjelezhetők. Naprakész fond- és állagjegyzék a levéltárak többségében nincs, néhány helyen próbálkoznak számítógépre vitelével, általában belső segédletként áll ren36