Levéltári Szemle, 48. (1998)

Levéltári Szemle, 48. (1998) 2. szám - G. Vass István–Sárközi János–Tilcsik György: Az önkormányzati levéltárak 1992–1996 közötti tevékenységéről készült szakfelügyelői jelentések összegző értékelése / 29–40. o.

delkezésre. A naplók közül a gyarapodási-, a fogyatéki- és a kölcsönzési naplót általában vezetik és folyamatosan karbantartják. Jóval esetlegesebb azonban a letéti-, ill. az átmeneti napló felfektetése, vezetése. A belső' fonddossziék néhány levéltártól eltekintve rendszeresítették, de vezetése, karbantartása szintén esetleges, nem igazán tükrözi a fond történetét. A belső fonddosszié használata, folyamatos karbantartása elengedhetetlen hagyományos, papíralapú formában. Alapvető követelmény vele szemben, hogy tükrözze a fond történetét, tartalmazza az erre vonatkozó adatokat, feljegyzéseket, a régi és az aktuális raktári jegyzékeket. Szerv, nyilv. lap Fondtörzslap Külső szervdosszié Védett lev. any törzsk. Vezetik 6 2 19 6 Van, de nem vezetik 11 10 Nincs 7 12 5 18 Fondtörzsk. Tervstat. Fond- és állagjegyz. Belső fonddosszié Vezetik 13 20 (általában nem naprakész) 18 Van, de nem vezetik 13 8 2 Nincs 11 3 2 6 Gyarap. napló Fogyatéki napló Letéti napló Átmeneti napló Kölcsönzési napló Vezetik 24 12 9 10 23 Nincs 12 15 14 1 A belső nyilvántartások közül a fondtörzskönyv, a tervezési statisztika, a MOLSTAT, a fond- és állagjegyzék, a raktári jegyzék egyaránt sokszorosan átfedő adatokat tartalmaz - természetesen sajátosságuknak megfelelően különbözőeket is -, ebből következik az a gyakorlat, hogy adatok módosulása esetén általában csak egy helyen, a napi használatban forgatott nyilvántartáson vezetik át a változásokat, a többi vezetése viszont gyakran elmarad. Ezt kiküszöbölendő a levéltárak közös fejlesztésében létre kell hozni egy olyan számítógépes adatbázist, amely a fentebb felsorolt nyilvántartások adatait tartalmazza - esetleg olyan kiegészítésekkel, mint a fond/állag kutathatósága, állományvédelmi megjegyzések, mikrofilmezettség, az adatok változásának oka, stb. -, lehetővé teszi a többszempontú lekérdezést, adatcsoportosítást, viszont változás-karbantartás esetén az adatot csak egy helyen szükséges javítani. A javítás-változás okát természetesen a programnak naplózr 37